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Afficher l'avancement

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Jugez astucieusement du formatage conditionnel pour afficher l'avancement des tâches de façon visuelle dans les barres. Vous allez vous inspirer de Microsoft Project.
05:21

Transcription

Nous poursuivons toujours avec notre diagramme à barres pour maintenant passer à quelque chose qui est plus challenging. Il va s’agir d’afficher l’avancement des tâches dans le diagramme à barres. Effectivement, si je vous montre Microsoft Project, regardez, par exemple ici la tâche 3.1.2, si je double-clique dessus pour l’éditer et que je la mets, par exemple, à 50 %, on voit que l’avancement est visible dans la barre elle-même, ce qui est très pratique visuellement. Et donc, ça m’arrive constamment, dans les formations Excel "Création de planification", qu’on me dise : « On aimerait s’approcher de ça ». Alors, oui, je peux m’approcher. Je ne peux pas faire la petite barre qui est au milieu, mais, par contre, je peux faire que la cellule devienne noire au fur et à mesure que l’on avance. Alors, comment est-ce qu’on va procéder ? Eh bien, on va resélectionner toute la plage de notre diagramme à barres et, comme vous le savez, j’aime bien me repositionner toujours au début de la zone du diagramme à barres pour des raisons de confort intellectuel. Ensuite, on va dans Accueil Mise en forme conditionnelle Gérer les règles, et là, déjà on peut se dire une chose, c’est que les barres qui ont un pourcentage d’avancement, c’est clair que déjà, le pourcentage d’avancement va se mettre parfois là où il y a le bleu. Donc, on sait qu’une partie de la formule sera parfaitement identique à celle qu’il nous affichait, ici, du bleu. Donc, là, je vais modifier la règle qui affichait le bleu pour copier la formule. Et je fais Annuler et je crée une nouvelle règle de type formule où on colle cette même formule et on va déjà formater en noir ; oui, j’aime bien montrer l’avancement en noir personnellement. Une fois qu’on a fait ceci, maintenant on se dit : « On ne peut pas quand même mettre en noir seulement sur la condition d’avant puisque, sinon, on va simplement perdre tout le bleu et toutes les barres seront en noir, même celles qui n’ont pas avancé ». Alors, oui, déjà on va ajouter ici un critère, c’est de dire : « Oui, OK, la tâche peut être en noir, mais à condition que, 1. M6 soit entre la date de début et de fin -- » Et n’oubliez pas que, comme on a sélectionné toute la plage, ce n’est pas que M6 qui va s’adapter, mais également, si la cellule qui contient le pourcentage d’avancement, donc la cellule correspondante qui est ici, elle est différente de zéro. Donc, là, dans le cas présent, on aimerait dire : « Oui, E7 doit être différent de zéro pour qu’il y ait du noir ». Donc, on ne va pas oublier d’enlever le dollar devant le sept puisque ça doit s’adapter pour chaque tâche. Maintenant, si on réfléchit, on se dit : « OK, mais, pour le coup, c’est quand même toute la zone bleue qui va passer en noir ». Mais au moins seront en noir que les tâches dans l’entièreté de leur longueur qui ont un pourcent achevé différent de zéro, mais, sur le fond, ça reste idiot. Le truc, c’est que, au fait, ça doit dessiner, non pas jusqu’à G7, qui est la date de fin planifiée, mais jusqu’à F7 plus la fraction du travail déjà effectué. Donc, là, au fait, ce G7 qui est là, on va l’enlever pour dire : « Attention, tu dois dessiner jusqu’à F7, plus une certaine fraction, » donc, là, voyez, je fais une parenthèse qui s’ouvre et qui se ferme. Et c’est quoi, cette fraction ? Eh bien, c’est la différence entre la date de début et la date de fin multipliée par le pourcentage achevé, bien évidemment, dont on enlève le dollar devant le sept. Et la durée qui est ici, moi, ce que j’aime bien faire, c’est de ne pas prendre la colonne "Durée calendaire", mais c’est de reprendre la différence entre la date de début et de fin. Donc, je vais prendre ici G7, moins ici F7. Et on enlève le dollar devant les sept. Si maintenant on valide par OK et OK, on peut constater que le système fonctionne parfaitement bien. Une autre manière de le vérifier, c’est, par exemple, ici, cette tâche qui est là, de la mettre à 50 % et de voir effectivement que le pourcentage de cette tâche avance en conformité avec nos attentes. S’il y a une tâche qui est, par exemple, à 0 %, donc là, on met zéro, on voit ici que le bleu recule, mais, ce qui est génial, c’est que la phase s’adapte aussi. Et attention, si on met plusieurs tâches à zéro, carrément le projet en entier est influencé, donc ce que vous voyez, c’est le projet en entier, donc lui aussi, il va reculer. Donc, là, on a vraiment une planification qui commence à avoir du cachet. Maintenant, la chose étant, c’est qu’on est en train de recréer, on va dire, un faible pourcentage, si vous préférez, un fractionnement des possibilités de Microsoft Project. Et en réalité, en termes d’efficacité, en termes de possibilité, on a tout intérêt, et je le répète, et je le martèle, d’acquérir la licence de Project. Mais, ceci étant dit, on a vu maintenant comment afficher l’avancement, c’est déjà largement suffisant.

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Date de parution :7 sept. 2016

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