Word 2013 : Astuces et techniques

Adopter autrement le publipostage

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Après avoir revu le publipostage, vous apprendrez à le mettre en place astucieusement pour d'autres tâches que le courrier.
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Transcription

Dans cette session nous allons voir ensemble comment utiliser le publipostage autrement. Alors si je dis publipostage, nous allons penser à postage. Donc envoyer du courrier. Untel ou Madame Bidule, qui habitent à telle adresse ou à telle adresse, tout cela avec un unique document. Mais nous avons tout à fait la possibilité d'utiliser cet outil pour d'autres choses. Nous allons voir ensemble comment. Tout d'abord, il faut réaliser un bon publipostage. Pour cela, l'essentiel c'est d'avoir une bonne base de données. Votre base de données, vous pouvez parfaitement la créer sur Excel. Alors comment je reconnais une bonne base de données ? Il y a un unique tableau avec des en-têtes, et les colonnes sont bien définies. que possible les trous dans votre base de données. Vous pouvez donc utiliser Excel, Access ou encore plus simplement un document Word, mais je ne recommande pas parce que sa manipulation n'est pas simple. Toutefois vous avez tout à fait la possibilité de l'utiliser. Retournons sur notre document de base. Nous allons ensuite dans Publipostage, et là vous voyez que la plupart de mes options sont grisées. C'est normal, il ne sait pas à partir de quelle base de données travailler. Ce n'est pas grave, on va lui indiquer. Je clique sur Sélection des destinataires, puis Utiliser une liste existante. Là, c'est à moi de chercher une base de données. Je vais récupérer celle d'Excel par exemple. Ouvrir. Là il me demande dans quelle feuille je souhaite aller travailler. Moi ma base de données donc je la sélectionne. Je lui précise bien que la première ligne de données contient des en-têtes de colonne, ce n'est pas toujours le cas. À ce stade-là je vous recommande de d'abord rédiger votre document avant de penser au publipostage. Par exemple, avec la base de données que j'avais, donc des employés, je peux commencer à créer des fiches d'identité. Par exemple un Prénom, un Nom, un Service, un Responsable. et une Région. Qu'on soit d'accord, il s'agit vraiment d'un brouillon, pour ses moyennes, ses notes, tous les éléments auxquels vous pouvez penser. besoin de Champ de fusion. Un champ de fusion, en fait il va reprendre toute les colonnes que j'avais dans ma base de données. À vous d'utiliser les bonnes au bon endroit. Titre, c'est là où j'avais Monsieur / Madame. vos documents, vous pouvez faire un Aperçu des résultats. fiches d'identité grâce à ces flèches. Donc là j'ai Aline Machin, et si j'avance j'ai Bernard Truc, etc, etc. Je peux donc avoir des fiches très détaillées, pourvu que ma base de données soit également détaillée. Autre chose intéressante : vous pouvez rentrer des messages personnalisés, en utilisant par exemple des règles. Comment ça fonctionne ? Celle que vous utiliserez le plus fréquemment est Si... Alors... Sinon... Si cette règle est respectée, alors je fais ça, sinon je fais ça. Faisons un essai. On va prendre une colonne par exemple, Responsable. Et là, on va lui indiquer, dans cette colonne Responsable, quel mot il est censé trouver. Alors j'avais plusieurs noms : Leclerc, Leblanc, Leroux... mettons Leblanc. Si mon Responsable est égal à Leblanc, donc si mon responsable est Monsieur Leblanc, alors on va insérer tel texte. Par exemple : Réunion annuelle le 31 Décembre, pour vos employés. Sinon, nous ne mettons rien. Je fais Ok. Aline a bien monsieur Leblanc en tant que responsable, donc elle a une réunion annuelle le 31 Décembre. Monsieur Bernard Truc n'a pas Monsieur Leblanc comme responsable, pas de message. Et ainsi de suite vous pouvez défiler. Si je retourne dans ma base de données, je peux effectivement voir qui a Monsieur Leblanc. Cet outil a donc de très nombreuses applications : à vous de trouver celles qui sont les plus utiles dans votre cas. et fusionner. Je vous recommande d'aller dans Modifier des documents individuels, qui vous permettront de passer en revue différents documents et cas précis. Cliquez dessus. Fusionner les enregistrements, Tous, Ok. il y aura toute vos fiches personnalisées. Vous pouvez ensuite les imprimer ou les modifier à votre aise. Vous avez donc un outil efficace pour traiter une grande base de données. Et c'est vrai qu'à la base, l'outil sert à ça : il permet d'envoyer un courrier personnalisé à un grand nombre de personnes différentes, comme Monsieur C'est-à-dire j'ai bien une colonne Prénom, une colonne Nom qui sont différentes. Les deux ne sont pas associées. Chaque élément est raffiné au maximum. Évitez aussi autant est en feuille 1, et de toute façon cela n'a pas de fin esthétique pour le moment. À vous d'adapter selon vos documents et selon vos besoins. mais on peut penser à une fiche produit ou alors une fiche d'élève, D'ailleurs, là À partir d'ici nous allons pouvoir utiliser le publipostage. Pour rappel, les deux choses essentielles : vous allez avoir Ici, je n'en ai pas l'utilité. Prénom, je prends le prénom, très simplement. Le Nom, le nom. Et je reprends ainsi de suite. Service, service. Responsable, responsable. Et la région. Et là en apparence, rien n'a changé. Si vous voulez voir à quoi va ressembler Et là j'ai un début de fiche d'identité. Vous pouvez balayer vos différentes Mieux votre base de données est étayée, mieux ce sera. Une fois que vous avez un document satisfaisant, vous pouvez aller dans Terminer Et là il va créer un nouveau document, Lettres, et dans le même document

Word 2013 : Astuces et techniques

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Date de parution :20 juin 2017
Mis à jour le:3 avr. 2018

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