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Outlook 2010 : Astuces et techniques

Administrer les règles

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Quand vous disposez de quelques règles, il est très important de les séquencer, de les activer ou de les désactiver. Découvrez comment gérer vos règles plus efficacement.
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Nous allons donc voir que les règles que vous avez définies à l'intérieur d'Outlook peuvent être dans un ordre différent et que l'ordre est important. On va aussi, bien sûr, pouvoir modifier, ajuster les règles au fur et à mesure de leur exécution. Nous allons pour cela aller dans Règles, puis Gérer les règles et les alertes. Nous avons ici les règles du courrier électronique qui apparaissent avec dans l'ordre : « IMPORTANT le client Dubuiton », une règle qui s'appelle « Pas de SPAM ! » et une règle « commande, commandes, ventes, etc. » À droite, on a une symbolisation des différentes actions tel qu'on va rendre « important » ce message et lui mettre un « important suivi. » Alors que pour le Pas de SPAM !, on va avoir comme action la « suppression » et pour la dernière règle, à « commande », on voit qu'on « déplace » ce message dans un autre dossier, etc. On va pouvoir créer une nouvelle règle à partir d'ici ou modifier la règle existante, mais également l'ordre. On a ici ce petit bouton et si je clique sur Pas de SPAM !, je peux le descendre ou le monter. Si je suis ici, je ne peux que le descendre comme il est tout en haut. Et dans cet autre cas, je ne peux que monter vu je suis tout en bas. Je vais donc pouvoir modifier l'ordre. Par exemple, dans le cas de cette règle. J'applique cette règle après l'arrivée du message. Si jamais il y a « Bravo ! », « vous avez gagné », « super lot », etc. dans l'en-tête du message, je le supprime. Est-ce que c'est quelque chose à appliquer au début, au milieu ou à la fin ? C'est-à-dire que le fait de le supprimer va peut-être le supprimer avant même qu'il ait passé une autre règle. L'ordre est donc important. Si je suis sûr que cette règle sera, de toute façon, un e-mail à supprimer, je pourrais très bien la définir en premier. Du moment que je reçois « Bravo ! », « vous avez gagné » ou « super lot » dans l'en-tête du message, je le supprime. Néanmoins, peut-être que c'est le client Dubuiton qui m'envoie ça. Auquel cas, le supprimer n'était peut-être pas la bonne solution. Je pourrais donc l'exécuter en seconde position et, pourquoi pas, en dernière position. Si ce n'est pas « IMPORTANT le client Dubuiton », c'est-à-dire, s'il ne trouve pas que c'est le client Dubuiton, et s'il ne trouve nulle part les messages commande, commandes ou vente, alors dans ce cas, on pourrait considérer que ça pourrait être du spam si les conditions sont remplies, et alors, il serait supprimé. Il est très important de voir dans quel ordre vont s'exécuter les règles dans une séquence. Avec la case à cocher, je peux aussi désactiver une règle. Par exemple, pour le moment, je décide que la règle Pas de SPAM ! ne s'exécutera plus. Je ne veux pas la supprimer, j'en aurais peut-être besoin, donc je garde la définition de cette règle. Mais je ne veux pas qu'elle s'exécute pour l'instant, donc je décoche. Je vais également pouvoir modifier la règle. Pour cela, il suffit que je sélectionne la règle en question et que je vienne sur le bouton Modifier la règle. Je vais pouvoir modifier les paramètres, la renommer et j'aurai aussi différents choix comme les marquer comme haute priorité, etc. Mais je vais simplement sur Modifier les paramètres de règle et je vais pouvoir retrouver mon assistant tel que j'ai les différentes étapes entre conditions, actions et exceptions. Je vais pouvoir donc modifier tout le contenu de cette règle sans aucun souci. Je vais, bien sûr, pouvoir la copier, c'est-à-dire que je vais dupliquer cette règle dans une autre boîte, les règles s'exécutant à l'intérieur d'un profil. En l'occurrence, mon profil, comme indiqué à gauche, est : martial.auroy@ 14formation201707.onmicrosoft.com. Donc cette règle s'applique dans la messagerie de cette boîte aux lettres, de ce compte. Je pourrais, bien sûr, la copier dans un autre compte si j'en avais plusieurs, pour pouvoir utiliser cette règle également ailleurs. Enfin, je vais pouvoir supprimer purement et simplement la règle qui est présente dans la liste. Voyez qu'il est important de gérer ces règles, de les suivre au fur et à mesure et de vérifier de temps en temps que les règles que vous avez établies ne sont pas à modifier ou à ajuster. Vous pouvez à souhait activer ou désactiver ces règles pendant un moment.

Outlook 2010 : Astuces et techniques

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