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Outlook 2010 : Astuces et techniques

Adapter les catégories

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Vous utilisez peut-être le drapeau pour marquer vos messages et vos tâches. Découvrez comment Outlook permet de catégoriser vos messages.
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Transcription

Vous avez l'habitude de classer vos dossiers et de classer les messages à l'intérieur des dossiers, pour bien ranger le contenu de vos messages. Néanmoins, vous pouvez également ajouter ce que l'on appelle une catégorie à ces messages, afin d'avoir un classement, on va dire, visuel. Le cas, par exemple ici, où je vois d'un coup d’œil que ce message fait partie de la catégorie bleue. Pour choisir une catégorie, rien de plus facile : il suffit d'aller, par exemple, ici, sur le message, clic droit, et de choisir, par exemple, une catégorie, pourquoi pas la jaune. Je vois ici un autre message. Je peux, pourquoi pas, le catégoriser de la même manière, dans la catégorie jaune, ou, au contraire, enlever toutes les catégories sur les différents messages. Par exemple, sur ce message, on a vu que l'on pouvait choisir la catégorie directement en faisant un clic droit sur la colonne. Je peux, bien-sûr, passer également par le menu, ici, ruban, onglet Accueil, venir choisir, par exemple, Catégorie verte. Je fais Oui et je vais pouvoir directement donner la catégorie à ce message. Quand j'ouvre le message, je vois ici la catégorie affichée et il m'indique que je suis dans la catégorie verte. Je ferme ici et je peux enlever la catégorie. J'ai possibilité également, en cliquant sur la petite flèche, en-dessous, là, du bouton, d'aller dans toutes les catégories et pourquoi pas de créer une nouvelle catégorie. Par exemple, ça concerne les ventes. Je vais choisir, ici, une couleur. Je dispose de 25 couleurs. Je peux, pourquoi pas, utiliser 2 ou 3 fois la même couleur, ça importe peu, c'est le nom qui compte, pour pouvoir les classer. Je vais donc, par exemple, utiliser ce violet, qui est déjà ici, dans l'autre catégorie, mais c'est pas grave. Également, je vais pouvoir définir s'il existe une touche de raccourci pour classer ces éléments. Dans mon cas, cela ne m'intéresse pas. Je fais OK. J'ai donc une nouvelle catégorie et cette catégorie apparaît comme cochée dans le cadre du message. Et je fais OK. Ce message apparaît donc dans la catégorie Ventes. Je peux trier par catégorie et j'aurai, comme ça, des regroupements qui se font par la catégorie. Je vais, bien-sûr, pouvoir revenir à l'affichage standard, c'est-à-dire avoir un tri par la date de réception. Également, si je sélectionne plusieurs messages, par exemple, je suis ici sur Nouvelle commande !, j'ai également une demande ici de fournisseur, je vais également pouvoir sélectionner plusieurs messages avec la touche CTRL ou avec la touche SHIFT, la touche majuscule. Ces trois messages-là, je vais directement, par exemple, les mettre dans la catégorie jaune. Je peux donc appliquer cette catégorie directement sur les messages sélectionnés. De la même manière, je peux, bien-sûr, effacer les catégories des messages sélectionnés. Enfin, un message peut tout à fait être attaché à plusieurs catégories. Je viens ici dans toutes les catégories et je vois que pour le message, ici, Nouvelle commande !, il fait déjà partie de la catégorie Ventes. Je pourrais très bien l'associer, en même temps, à une catégorie, par exemple, orange, ou, pourquoi pas, encore à une nouvelle catégorie. Je fais OK. Oui. Et dans ce cas-là, je vois bien ici, que mon message est sur deux catégories en même temps. Si je fais un tri ici sur les catégories, je verrai bien mon message à la fois dans la catégorie orange et dans la catégorie des ventes. Je vais pouvoir, comme ça, organiser mes informations, selon différentes catégories. Vous pouvez, pourquoi pas, créer des catégories Urgent, des catégories Ventes, Finances, et pourquoi pas avoir de la finance urgente, bien-sûr, et pourquoi pas avoir des ventes urgentes. Donc, vous pouvez, comme ça, combiner les différents éléments. Attention, par contre. Si vous avez ici des classements sur les messages que vous envoyez ou si vous mettez des catégories, c'est lié à votre Outlook. C'est-à-dire que si vous définissez que les ventes, ici, c'est du violet, peut-être que les destinataires ont des catégories telles que le violet c'est carrément autre chose, des choses à faire, ou correspondant à des critères complètement différents. C'est bien lié à votre environnement.

Outlook 2010 : Astuces et techniques

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Date de parution :27 juil. 2017

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