Écrire des e-mails professionnels

Adapter le vocabulaire à son interlocuteur

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Dans un e-mail, vous vous adressez à une ou plusieurs personnes bien définies. Apprenez à adapter votre vocabulaire pour que ces personnes vous comprennent.
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Transcription

L'un des grands principes de l'écrit professionnel est de s'adapter au lecteur, à qui il s'adresse. Un adulte qui a un niveau d'étude moyen utilise entre 300 et 3000 mots. C'est peu, si on considère qu'un dictionnaire en comprend généralement entre 50 000 et 100 000. Si vous ne savez pas si votre correspondant est aussi lettré et érudit que vous, n'employez que les mots les plus courants. En revanche, si vous connaissez sa passion pour la lecture, si lors de vos échanges antérieurs, vous avez pu noter qu'il avait une grande culture et un vocabulaire riche et varié, n'hésitez pas à employer des termes un peu plus recherchés, un peu plus savant. Mais attention, il faut que vous-même les maîtrisiez. Il ne s'agit pas de passer pour un faux savant, ce qui serait ridicule. Et il faut que leur compréhension soit immédiate. N'allez pas dans le « crypto. » En aucun cas votre lecteur ne doit avoir à rechercher le sens d'un mot dans le dictionnaire ou sur Internet. Si votre message concerne un point technique, et que vous vous adressez à un confrère, à un collègue, en tout cas à un initié, vous pouvez utiliser certains termes issus de votre jargon professionnel que vous partagez l'un et l'autre. Mais sorti de ce cercle d'initiés, ce serait une véritable langue étrangère, donc gardez-vous bien d'utiliser tel ou tel terme trop technique, trop pointu si au moins l'un de vos destinataires, même en copie de l'e-mail, n'est pas prêt à le comprendre. Si votre message s'adresse à n'importe qui, il faut employer des mots très accessibles. De la même façon, tout le monde ne comprend pas les anglicismes. Tout le monde d'ailleurs n'a pas forcément les connaissances en anglais pour pouvoir les décoder. Alors plutôt que « forwarder », on va se contenter de « transférer », plutôt que « débriefer », on va « faire le bilan », au lieu de « customiser », on va « personnaliser », « l'ingénierie » sera préférable à « engineering ». Sauf que si vous vous adressez à un proche collaborateur dont vous savez pertinemment qu'il comprendra mieux l'anglicisme que son équivalent français, mieux vaut à ce moment-là utiliser le premier. D'ailleurs, « business plan » est devenu beaucoup plus courant et connu de tous que « plan de développement ». On va très facilement parler d'« after work » pour un « petit pot entre amis après le travail » qui est d'ailleurs très long. « Marketing » nous paraît beaucoup plus joli que « mercatique ». On parle un peu plus facilement de « briefing » que de « réunion préparatoire », de « brainstorming » que de « remue-méninges », de « coaching » que de « mentorat », d'« audit » que de « vérification », de « check-list » que de « pense-bête » et même de « flyer » que de « prospectus ». Dans ces derniers cas les anglicismes sont plus parlants et à moins de s'adresser à un puriste, à un acharné de la langue française, je vous déconseille d'utiliser à leur place les termes françisés. En guise de conclusion, je vous rappelle cet impératif : adaptez votre discours, en particulier les mots que vous employez, à ceux et celles qui vont les recevoir. Ils vous seront reconnaissants en lisant vos e-mails jusqu'au bout et même en y répondant.

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Comment commencer un e-mail ? Qui mettre en copie ? Est-ce qu’il faut « répondre à tous » ? Apprenez tout ce qu’il faut savoir sur la rédaction et l’envoi d’e-mails professionnels.

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Date de parution :21 déc. 2016
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