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L'essentiel de SharePoint 2016

Activer les workflows natifs

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Assimilez les fonctionnalités au niveau des collections de site. Ainsi, vous pourrez activer et passer en revue les workflows natifs de SharePoint.
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Transcription

Maintenant que nous avons compris le fonctionnement d'un flux de travail, voyons comment le mettre en œuvre. Je suis sur le site racine de formation de ma collection de sites, et je voudrais mettre en place un circuit d'approbation sur une des bibliothèques d'un sous-site qui est Transverse. En l'occurrence, elle s'appelle Logistique. C'est à partir de la bibliothèque que je vais pouvoir, par l'intermédiaire de l'onglet bibliothèque, non pas aller chercher les paramètres de la bibliothèque, mais la petite icône qui représente les flux de travail, à sa droite, et lorsque je suis sur cet icône, j'ai un petit menu déroulant qui me permet de voir le paramètre du flux de travail s'il y en avait un, mais surtout, d'en ajouter un autre. Petite précision, on va avoir des flux de travail à plusieurs niveaux. Il y a les flux de travail natifs de SharePoint, qui sont compris dans la plate-forme, mais vous entendrez souvent dire que ces flux de travail ne vont pas très loin. Après, on peut étendre les fonctionnalités de travail de Sharepoint avec un autre logiciel qui s'appelle SharePoint Designer, qui fait également partie des outils Office, et qui permet de concevoir des workflows beaucoup plus complexes. Il y a également la possibilité de faire développer des workflows directement en solution de développement avec du Visual Studio, ou de travailler avec des produits partenaires qui viennent se connectent à SharePoint pour permettre de réaliser des workflows complexes mais en interface graphique sans avoir besoin de notions de développement. Dans cette formation, nous allons voir le workflow natif de SharePoint. Ces workflows natifs de SharePoint sont ici, par l'intermédiaire du bouton Ajouter un flux de travail. Ici, il me demande de choisir le flux de travail que je veux utiliser. En tout et pour tout, je n'en ai que deux. Le premier s'appelle Approbation, ça aurait pu nous rendre service, mais c'est pas de l'approbation de contenu pour que le document soit validé, c'est une approbation de destruction. Si je regarde à quoi correspond la description de ce workflow, il dit que ça permet de gérer la rétention de document en autorisant les membres à conserver ou à supprimer des documents qui sont expirés. Comment vous expliquer rapidement tout ceci ? SharePoint est prévu pour faire du cycle de vie documentaire. C'est-à-dire prendre les documents dans des bibliothèques actives, par l'intermédiaire d’automatismes, les déplacer à d'autres endroits, les rendre inaccessibles, à part en lecture, déclarer ce qu'on appelle les enregistrements, Tout ceci fait partie des fonctionnalités avancées SharePoint. Pour gérer ce cycle de vie documentaire, cette notion d'archivage, il existe un workflow qui s'appelle l'approbation de destruction. Mais ce n'est pas celui qui m'intéresse. Je voudrais qu'avant que le document soit visible par tout le monde, ce soit mon responsable qui le valide. Celui-là ne me sert à rien. Je vais prendre le deuxième, puisque je n'en ai que deux, et celui-ci s'appelle le workflow « Trois états ». Dans la description, il dit que ce flux de travail permet de suivre les éléments d'une liste. Oui, c'est ce qui permet de changer l'état d'un élément de liste, notamment des listes de tâches. Vous avez trois états : non-commencé, en cours et terminé. Cela pourrait être adapté également à une bibliothèque de documents, à partir du moment où j'ai trois états. Ce n'est pas le workflow qu'il me faut pour faire un circuit de validation. SharePoint ne dispose-t-il pas de ces workflows en natif ? Si, seulement ces flux de travail ne sont pas activés par défaut. La première chose qu'il va falloir que je fasse, c'est d'activer ces flux de travail pour pouvoir m'en servir. On a parlé des différents niveaux de la structure de SharePoint. Où est-ce qu'on va pouvoir activer ça ? Dans les fonctionnalités du site. Vous allez voir que j'ai plein d'options dans les fonctionnalités du site. Mais je suis dans un sous-site de la collection qui s'appelle Formation. Si je reviens au niveau du site et que je regarde ce qui existe dans les paramètres de site, dans la gestion des actions du site, j'ai quelque chose qui s'appelle Gérer les fonctionnalités du site. Je vous le rappelle, je suis au niveau de Transverse. Quand je regarde ce que je peux activer comme fonctionnalité supplémentaire, j'ai beau regarder, je n'ai pas Flux de travail de SharePoint. J'ai des éléments comme les flux de site, qui sont d'autres choses, je n'ai pas les flux de travail avec la petite icône que je vous ai montrée. Ça veut dire que je n'en dispose pas ? Non, ça veut dire qu'encore une fois, tout dépend de l'endroit où on est, du niveau où on est, nous n'aurons pas accès à la même chose. Pour ce, je vais repasser au niveau Racine de ma collection de site. D'abord, je vais revenir sur Racine, au niveau Formation, voilà qui est fait, et au niveau Racine, je reviens développer les paramètres du site. Voyez que j'en ai beaucoup plus. Et, au lieu de travailler au niveau Site, c'est au niveau Collection de site qu'il va falloir que j'active la fonctionnalité des flux de travail. Je reviens sur les fonctionnalités de la collection de site et voyez que le périmètre n'est pas du tout le même, ici, je vais trouver quelque chose avec le petit symbole des flux de travail, et voyez qu'ici, la fonctionnalité n'est pas active. Il va falloir que j'active cette fonctionnalité, voilà qui est fait, il ne faut pas grand temps. Maintenant, pour que je puisse vérifier, je reviens sur le site Transverse, sur la bibliothèque qui s'appelle Logistique, sur l'onglet bibliothèque, et je vais pouvoir ajouter un flux de travail, et regardez, j'ai récupéré tous les flux de travail. Pas uniquement ceux qui m'étaient proposés en standard. Voyons quels sont ces flux de travail, activés avec cette fonctionnalité. Nous avons le premier, celui que nous allons utiliser pour faire les tests, qui est un workflow d'approbation, qui envoie un document pour approbation et qui demande aux approbateurs d'approuver ou de rejeter ce document. Nous allons trouver également un workflow appelé Recueil de commentaires et un workflow qui s'appelle Collecte de signature. Je vous donne juste deux exemples. Imaginons que je sois en train de concevoir, avec mon équipe, la charte informatique de mon entreprise, par exemple. Je veux demander à toutes les personnes de mon équipe ce qu'elles pensent du document qui est en mode conception, pour l'instant. Je ne vais pas leur demander s'ils sont d'accord avec un document fini, je veux vraiment recueillir leurs commentaires. Je vais donc mettre en place un workflow appelé Recueil de commentaires qui permettra d'envoyer le document en révision et demander aux différents intervenants de rajouter leurs commentaires. Une fois qu'on aura terminé ce document, en termes de conception, la charte informatique doit être signée par les utilisateurs de mon entreprise. Dans ce cas-là, j'utiliserai un workflow Collecte de signatures. Je vais pas demander à mes utilisateurs s'ils sont d'accord ou pas avec la charte, je leur demande simplement de signer. Ça veut simplement dire qu'ils ont visualisé le document. Dans ce cas-là, je vais choisir celui-ci. Après, bien évidemment, nous allons retrouver celui qui nous intéresse et que l'on va mettre en œuvre, qui s'appelle l'approbation. Voilà, petite découverte des workflows natifs dans SharePoint. Attention, encore une fois, par défaut, vous n'avez pas tous ces workflows, il faut d'abord activer la fonctionnalité au niveau de la collection de site.

L'essentiel de SharePoint 2016

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8h25 (80 vidéos)
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Date de parution :29 mars 2017
Durée :8h25 (80 vidéos)

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