SharePoint 2016 pour les concepteurs

Activer les options de contrôle de version

Testez gratuitement nos 1271 formations

pendant 10 jours !

Tester maintenant Afficher tous les abonnements
Ici, vous allez activer et mettre en œuvre les options de contrôle de version. Celles-ci incluent l'approbation, les versions principales, les versions secondaires ainsi que l'extraction.
06:47

Transcription

L’objectif de cette vidéo, est d’activer les options de contrôle de version sur une bibliothèque de documents et de voir les effets. Vous allez ouvrir mesDocuments, donc j’ai supprimé tous les documents qui étaient déjà présents, de façon à avoir quelque chose de propre, vous allez dans Bibliothèque, Paramètres de la bibliothèque, et là vous cliquez sur Paramètres de contrôle de version. On vous demande, Est-ce que vous voulez l’approbation du contenu? Que signifie l’approbation ? Ça veut dire qu’à ce moment-là, les utilisateurs, ne verront que la dernière version des documents approuvés. Donc l’approbation a un effet d’aide à maitriser, à contrôler, le risque documentaire, en évitant de diffuser des informations non approuvées. En dessous vous avez le contrôle de version. Vous pouvez créer des versions principales, ça veut dire que quand vous allez modifier, puis enregistrer votre document, une version un, une version deux, une version trois, etc. va être créée au fur et à mesure de vos modifications et enregistrements. Une version secondaire, dans ce cas-là il s’agit d’une version qui généralement, finalement n’est travaillée que par vous. C’est-à-dire que généralement c’est vous qui travaillez sur la version secondaire, de façon à faire évoluer votre document, sans le communiquer aux autres. Vous pouvez limiter le nombre de versions à conserver. Que ce soit pour les versions principales, ou pour les versions brouillons. Ensuite, justement c’est là où vous allez décider qui peut voir les éléments de brouillon. Donc c’est un lien avec ce paramètre-là. C’est-à-dire que vous pouvez dire c’est tout le monde. Donc vous avez des versions brouillons, mais en fait tout le monde peut les lire. Uniquement les utilisateurs pouvant modifier des éléments, c’est-à-dire tous les gens qui peuvent modifier votre fichier. Ou bien uniquement les approbateurs. C’est-à-dire les utilisateurs pouvant approuver des éléments, et évidemment vous-même, l’auteur du document. Vous pouvez aussi exiger l’extraction des documents. L’extraction c’est à la fois, le verrouillage du document en mise à jour. Mais c’est aussi la possibilité d’avoir un document, sur lequel vous travaillez localement, indépendamment de la version du serveur. Donc en fait vous travaillez localement, vous faites toutes vos modifications localement, et au niveau du serveur, rien ne transparait tant que le document est extrait. Ce n’est que quand vous allez l’archiver, c’est-à-dire l’opération inverse de l’extraction, qu'à ce moment-là toutes vos modifications vont être reportées, sur la version du serveur. Donc là vérifiez, mais là j’ai tout activé, Vous cliquez sur OK. Vous allez dans mesDocuments, et vous allez créer un nouvel affichage, donc vous cliquez ici sur Créer un affichage. Vous allez prendre comme point de départ Tous les documents. Vous l’appelez Vue avec version, vous dites qu’il est par défaut, et vous demandez à montrer la colonne version. Tout simplement, vous cliquez sur OK. Vous allez télécharger un fichier. Donc là ici je vais prendre Afficher Word, qui est dans les fichiers d'exercices. Vous faites Ouvrir, OK. Il est en état brouillon, il est extrait, on le voit grâce au petit message et aussi à la petite flèche blanche, sur un fond vert. Il est en version 0.1 Il faut comprendre qu’en réalité si je modifie le fichier Florales, je travaille sur ma version locale, je ne travaille pas sur la version du serveur. Donc là ici je peux par exemple, changer, je vais mettre du texte, Analyse provisoire, je fais Enregistrer. Je ferme Word. J’ai beau faire F5, je suis toujours en version 0.1 Je vais maintenant justement archiver le document, donc c’est le terme technique, qui veut dire que finalement c’est l’opération contraire de l’extraction. Vous avez aussi Annuler l’extraction, mais là vous perdez évidemment ce que vous avez fait. Archiver permet de garder, et vous pouvez même décider de basculer en version principale directement, d’ailleurs je vais le faire, on peut mettre un commentaire si vous voulez. Là je clique sur OK. Et si je fais F5, il est toujours en version 0.1, pourtant j’ai bien demandé à ce qu’il soit en version 1.0 C’est normal, ce n’est pas une anomalie. Ça vient tout simplement de l’état d’approbation qui est en cours. Effectivement le document n’est pas approuvé pour l’instant. Donc s’il est approuvé, vous allez voir ça va changer, il va basculer en version 1.0 Je vais l’approuver. Évidemment dans la vraie vie, ça serait une autre personne que vous-même, qui approuverait le document, ça va de soi. Je clique sur OK. Et là il est bien passé en version 1.0 Qu’est-ce qu’il se passe si je désactive l’approbation par exemple ? J’ai un petit message mais on verra ça un petit peu après. Et je désactive aussi l’extraction. Je retourne dans mesDocuments, je demande de télécharger un autre document, je prends toujours un document Word, je fais Ouvrir, OK. Je suis bien en version 0.1, je modifie Valeur comme je l’ai fait tout à l’heure, je vais mettre que c’est une Analyse provisoire. J’enregistre. Je ferme. Et là si je fais F5, je vois qu’il est bien passé en version 0.2 Si je change une métadonnée qui fait partie du document, par exemple je passe en DG pour l’émetteur, je suis bien passé en 0.3 Donc vous voyez que l’approbation et l’extraction notamment, peuvent en quelque sorte geler le contrôle de version, si elles sont activées, et ce qui est normal sachant que si je veux quand même approuver mon document, je peux le faire, bien évidemment. Je vais sur les « … », « … », Options avancées, et là je peux directement demander à publier une version principale. Je vais mettre Documents validés. Je clique sur OK. Et j’ai bien la version 1.0 En résumé vous avez pu voir dans cet exercice, les possibilités qui étaient associées à l’approbation, au contrôle de version et à l’extraction dans une bibliothèque de documents.

SharePoint 2016 pour les concepteurs

Créez un contenu dynamique avec SharePoint et sachez l'organiser. Gérez l’aspect, le thème et la navigation, manipulez les listes, utilisez les bibliothèques, etc.

3h41 (46 vidéos)
Aucun commentaire n´est disponible actuellement
 
Logiciel :
Thématiques :
IT
Gestion des documents
Spécial abonnés
Date de parution :9 mars 2017

Votre formation est disponible en ligne avec option de téléchargement. Bonne nouvelle : vous ne devez pas choisir entre les deux. Dès que vous achetez une formation, vous disposez des deux options de consultation !

Le téléchargement vous permet de consulter la formation hors ligne et offre une interface plus conviviale. Si vous travaillez sur différents ordinateurs ou que vous ne voulez pas regarder la formation en une seule fois, connectez-vous sur cette page pour consulter en ligne les vidéos de la formation. Nous vous souhaitons un excellent apprentissage avec cette formation vidéo.

N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions !