Excel 2016 : La validation des données

Activer et désactiver une liste

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Ici, vous apprendrez à interdire à un utilisateur l'accès à des listes qui lui sont inutiles. Puis, vous verrez comment l'orienter sur les listes qui répondent à ses besoins.
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Transcription

Durant cette session, nous allons apprendre ensemble à activer et désactiver une liste déroulante. Partons directement d'un cas concret pour que ce soit plus simple. Là, nous avons la base d'un tableau professionnel avec une colonne Date où je vais bien sûr, préciser mes dates, une colonne Commande pour mes commandes, et ce qui va nous intéresser, une colonne Paiement et Moyen de paiement Dans les deux, une validation des données a été effectuée. J'ai deux listes déroulantes. J'ai également appliqué une mise en forme conditionnelle dans Moyen de paiement Si vous ne savez pas ce que c'est, je vous invite d'abord à consulter une vidéo qui en parle plus précisément. Sans rentrer dans les détails, sachez que si mon paiement est vide, ou si je choisis en attente cela restera bleu foncé. Je ne suis pas censé préciser un moyen de paiement s'il n'a pas été fait. Si je choisis effectué là, la couleur s'éclaircit. Je peux donc choisir un moyen de paiement. Rentrons dans les détails. Mes deux listes déroulantes sont classiques. La première, je vais dans Données, Validation des données, je vais préciser en attente, effectué La deuxième, je clique dessus, Données, Validation des données, je peux voir que la base se trouve dans la feuille Liste entre B2 et B5. Je vais vérifier. J'ai bien une liste entre B2 et B5. Je vais avoir un problème avec ce fonctionnement. Là, le paiement a été effectué, je peux le préciser, OK. Par contre, là je vais supprimer le contenu. Si le paiement n'a pas été effectué, je peux tout de même faire un choix dans ma liste alors que ce n'est pas pertinent, c'est une erreur. Si je choisis par exemple espèces alors qu'il n'y a pas de paiement, cela risque de provoquer des erreurs de comptabilité. Nous pouvons empêcher cela en désactivant la liste. Comment va-t-on faire ? Nous allons créer une fonction et plus précisément une formule qui va nous permettre de désactiver ça. On va utiliser la fonction Si Si vous ne savez pas comment l'utiliser, je vous invite à consulter une autre vidéo qui permet d'en parler plus précisément. On va se placer dans cette cellule, on va aller dans Données, puis Validation des données. Le but du jeu pour nous va être de faire : égale si si le paiement a été effectué, alors, j'autorise la liste à s'afficher. Sinon, je ne l'autorise pas. Pour faire ça, il va nous falloir une étape préalable. D'abord, je vais avoir besoin de nommer ma liste. Je la sélectionne. Je clique. Et je serais tenté d'écrire : Moyen de paiement Mais je vais avoir un problème si je l'écris de cette façon. Je fais Entrée. Vous devez taper une référence valide. Dans un nom, là par exemple, de base de données, il ne peut pas y avoir d'espace. Habituellement, on utilise le tiret du 8, comme on l'appelle grossièrement, underscore Je clique ici. Cet underscore me permet justement de signaler les espaces. Écrivons. Moyen_ (underscore ou tiret du 8) de_paiement Entrée. Là, mon nom est valide, il est accepté par Excel. Je retourne dans Commande. Ma cellule est bien sélectionnée, Données, Validation des données Avant de le faire, si vous le faites ainsi, vous risquez d'avoir un problème. Vous allez avoir besoin d'amorcer la formule c'est-à-dire que le premier cas doit être correct. Une fois que le premier cas est correct, c'est bon. Vous allez mieux comprendre de quoi il s'agit en écrivant. Données, Validation des données et là, je vais écrire : =si je retourne là pour que ce soit plus clair, =si(c2='effectuer'; là je peux écrire le nom de ma liste : Moyen_de_paiement Sinon, rien Je peux mettre une parenthèse directe. Je fais OK Là, qu'est-ce qu'il se passe ? Je peux sélectionner le menu, OK Si j'ai par exemple, en attente Je clique. Et là, en cliquant sur le bouton, je fais plusieurs clics, ça ne fonctionne pas, je ne peux pas y accéder. J'ai réussi à désactiver la liste. Précédemment, je vous avais demandé de partir de Effectué Pourquoi ? Je vais le supprimer. Je retourne ici, Données, Validation de données. Je mets strictement la même formule, je n'y ai pas touché. Je fais OK La liste source doit être délimitée ou faire référence à une seule ligne ou colonne. C'est un message d'erreur qu'Excel laisse. Si vous voulez éviter ce message d'erreur, assurez-vous que la première fois que vous utilisez la fonction, ça donne un résultat vrai. Là, C2='effectué' assurez-vous qu'il y ait effectué ici. Je reviens en arrière. Annuler. Effectué Et là je peux faire OK Pas de message d'erreur. Et la cellule fonctionne parfaitement. En attente Remarquez qu'en changeant et en mettant en attente, cela n'efface pas le mot qui avait été écrit précédemment. Ça l'empêche juste d'accéder au menu. Vous aurez donc probablement besoin de corriger les erreurs précédentes avant de pouvoir utiliser ce système. Vous savez désormais comment activer et désactiver une liste dans Microsoft Excel.

Excel 2016 : La validation des données

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Date de parution :13 févr. 2018
Mis à jour le:4 avr. 2018

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