L'essentiel de SharePoint 2016

Accéder à l'espace personnel OneDrive

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L'utilisateur connecté dispose d'un espace personnel dans lequel il peut stocker et partager des documents. Dans cette vidéo, vous apprendrez à y accéder.
07:20

Transcription

Découvrons donc ensemble si vous le voulez bien, ce petit morceau de l'espace lié à l'utilisateur connecté qui est vraiment spécifique à la gestion de documents. Donc je clique sur OneDrive. Et j'arrive sur quelque chose qui est bien stipulé comme étant OneDrive, mais c'est en fin de compte un site qui est prévu pour gérer du document. C'est pour ça que l'on va retrouver une bibliothèque de documents, l'accès aux documents récents, les documents qui ont été partagés avec moi, pour moi, et puis, c'est surtout ça qui m'intéresse de vous montrer dans un tout premier temps, les documents que j'ai décidé de suivre. Rappelez-vous cette petite notion d'étoile que j'ai trouvé dans le ruban qui concerne en fin de compte, la bibliothèque de documents, et qui m'ont permis de venir ici, mettre un accès privilégié à différents documents. Le document Word que l'on a fait, tout à l'heure, ensemble, la présentation PowerPoint qui apparaissent donc bien ici. À tout moment, je peux décider d'arrêter le suivi, bien évidemment, puisque finalement celui-ci ne m'intéresse plus, à partir du moment où je vais réactualiser vous voyez qu'il n'apparait plus ici. Il me suffirait de revenir à nouveau pour choisir un autre document, pour qu'il apparaisse directement ici. À justement, tiens. Comment est-ce que je fais pour revenir, parce qu'entre temps, je suis venue visiter plusieurs choses, je ne vais pas que des retours en arrière. D'où l'intérêt d'avoir accès toujours à cette notion de site, puisque j'ai mis en mémoire le second sous-site, mais j'ai mis également mon site-racine intranet, je peux revenir directement. Vous voyez comme quoi tout ceci se « maille » de manière à monter quelque chose qui soit simple à utiliser en terme de navigation. Alors justement, je vais recommencer à prendre un autre document, je vais prendre par exemple celui-ci, puisque l'on verra quels sont les types de documents que l'on peut mettre dans une bibliothèque de documents. Là en l'occurrence, j'ai un document texte ça me suffit largement, je le sélectionne, je viens ici, je lui dis « Ok, je veux le suivre ». Il me dit : « Ce document est désormais suivi ». Vérifions. Donc je reviens ici, sur la partie OneDrive. Et je retrouve bien, dans la catégorie des documents que j'ai mis à suivre, celui que je viens, en quelque sorte, d'épingler devant vous. Donc voyons voir un petit peu ce qui est également présent dans cette notion-là. On va revenir dans un tout premier ici, sur la première bibliothèque qui existe, et dans cette bibliothèque, j'ai un dossier un petit peu particulier, parce que je vais avoir une notion également, d'autorisation. On le verra sur les espaces collaboratifs, mais on peut le faire, également, directement sur les espaces privés. C'est un petit peu « pré-mâché » en fin de compte, puisque je peux à tout moment, télécharger un nouveau document, créer un nouveau document, par défaut, les nouveaux documents sont pour moi seul. Mais si j'avais voulu partager quelque chose avec tout le monde, il aurait suffit que j'ouvre, en fin de compte, ce dossier, et tout ce que je vais mettre dedans, est partagé avec tout le monde. Revenons à nouveau un peu en arrière, si vous le voulez bien. Alors petite notion supplémentaire, vous avez remarqué que chaque fois que j'ouvre une étape de structure, en l'occurrence un dossier, il m'indique quel est le nom du dossier que je veux remonter sur ma bibliothèque, il suffit que je clique sur le [...] de la bibliothèque. Donc, ça c'est pour les documents que je décide, moi, de positionner ici. Je peux créer directement un document en ligne. J'aurais pu en télécharger un, et je peux le mettre dans le fameux dossier que je décide de partager avec d'autres. Mais peut-être que certaines autres personnes ont fait la même action de leur côté. Et regardez qu'ici, je retrouve une notion qui correspond aux documents qui ont été partagés avec moi. Et j'ai ici des documents, et je vois par qui, ils ont été partagés, qui sont le document de travail, par exemple, de Nicolas Tesla. Donc je peux à tout moment, aller visualiser, ouvrir ce document, suivant bien évidemment, les droits qu'ils m'ont donnés. Je retrouve également la notion de suivis, ce que l'on a vu ensemble, et avant de passer au dossiers de site, je voudrais vous parler également d'autres choses, puisqu'en fin de compte l'espace personnel Gestion documentaire de l'utilisateur, c'est un site, donc à partir du moment, où c'est un site, il y a une corbeille. Et donc si je décidais, moi en l'occurrence, je reprends ici, par exemple, mon exemple. Je reviens sur ma bibliothèque de documents, et si je me dis, finalement le document que j'ai créé, il y a quelques minutes ne me convient plus je peux sélectionner le menu contextuel, et décider ici, de venir chercher la notion de Supprimer. OK. Je supprime le document. Il n'apparait plus ici. À votre avis, il est passé où ? Il est passé à la corbeille. Et du coup, je vais pouvoir ouvrir la corbeille. Étant donné que Sabine Paris, je vous le rappelle, est administrateur de la collection de site, si elle ne le trouvait pas ici, on lui demanderait d'aller voir dans la corbeille secondaire, mais comme il est ici, il suffit que je le sélectionne et que je le restaure, pour qu'en fin de compte mon document, reparte dans la bibliothèque qui était là au départ. Bref, en fin de compte, c'est un site avec la gestion de bibliothèques, pour mettre du document à l'intérieur, mais le même principe de gestion qu'une bibliothèque telle que l'on va le voir dans le détail, un peu plus loin sur les espaces collaboratifs, avec d'une manière générale, une enveloppe gloable qui est le site dans lequel on a des bibliothèques, et bien évidemment, ici, une notion de corbeille. Pour terminer, j'ai décidé de suivre, rappelez-vous, des sites. Donc je vais avoir ici, une notion qui est nouvelle sur la version 2016 de SharePoint 8, qui est faite sans aucune action de votre part, qui étant donné que vous suivez deux sites, il vous a rajouté automatiquement accès aux dossiers du site. Donc si je recliquais ici, à nouveau sur Intranet, il me dirait que alors cela n'a pas été encore, bien évidemment, actualisé, puisque je viens de le faire maintenant, mais effectivement, j'aurai accès directement aux différents dossiers de site de ce site-là. De la même façon, si je reviens ici, c'est pareil, cela ne va pas marcher encore, parce qu'il faut attendre quelques petites heures. Il y a des parties qui se font durant la nuit, notamment en terme de job, de travail en arrière-plan. Mais ça me permettrait également d'aller directement consulter les dossiers de site qui correspondent aux sous-sites. Celui que j'ai mis effectivement en raccourci. Donc ça, ce sont les documents « Ma bibliothèque de documents » de Sabine Paris. Je pourrais également, puisque par défaut on a vu que le document que j'ai mis à disposition par défaut, je vous ai dit, c'est uniquement pour vous, sauf si vous le mettez dans le bon dossier, mais regardez que je peux cliquer dessus, de façon très, j'allais dire, intuitive et je peux très bien dire, en fin de compte : pour l'instant, il est partagé avec moi et avec le propriétaire qui est le gestionnaire de ma collection de sites. Mais je peux inviter d'autres personnes, et donc je peux aller chercher par exemple mon collègue qui est donc Nicolas, et je peux choisir quel est plus ou moins son activité sur ce document. Est-ce qu'il peut le modifier, est-ce qu'il peut juste l'afficher ? Je n'ai plus qu'à, maintenant, on peut dire, faire « Partager ». [...] peut-être parce qu'à chaque fois, vous verrez, SharePoint vous propose d'envoyer une invitation, donc une notification par email pour prévenir la personne. Je vais le décocher en l'occurrence, c'était juste pour vous montrer comment est-ce qu'on pouvait décider en fin de compte, de partager tout le contenu présent dans l'espace documentaire, dédié à l'utilisateur connecté. Première visite de ce contenu OneDrive Entreprise.

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Date de parution :29 mars 2017

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