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Word 2013 : Les options de collaboration

Accéder à des documents partagés

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Vérifiez les options lors des accès simultanés à un même document. Faites également le tour des options proposées.
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Transcription

Passons en revue maintenant les options non pas d'envoyer le document, donc de diffusion, mais réellement de partage à partir du moment où on avait enregistré ce document sur un partage de l'entreprise qu’on appelle un partage réseau, de manière à ce que mes collaborateurs puissent y avoir accès. Donc, je suis Sabine Paris, j'ai créée avec vous tout à l'heure le document. Maintenant, je voudrais le modifier. seulement ce document, figurez-vous, eh bien qu’il a été positionné à un emplacement où mes collègues peuvent aller. Bien évidemment, c'était l'objectif de pouvoir collaborer, le seul souci c'est que là moi maintenant, en tant que Sabine Paris j'ai du temps pour travailler dessus, seulement quand j'essaie d'ouvrir le document, bah il me dit que le document est verrouillé pour modification par Nathalie Roussel. Ce qui veut dire que je n'ai pas, et c'est une option que nous n'avions pas jusqu'à présent, la possibilité, réellement de travailler en coédition, les seules options que j'avais c'était « ouvrir une copie en lecture seule », « créer une copie locale » et « fusionner les modifications ultérieurement » et puis recevoir une notification quand la « copie d'origine est à nouveau disponible ». Admettons que je choisisse la première option, je choisis donc, « ouvrir une copie en lecture seule ». Voilà ma copie qui arrive dans un mode qui est le « mode affichage », je vois bien que le document est en lecture seule, si je veux revenir sur un mode qui est le « mode classique d'affichage de page », non pas de lecture, je viens ici, lui demander de « modifier le document », mais je suis toujours en lecture seule. Donc le seul moyen ça serait « d'enregistrer sous » ce document, document que je vais mettre ici sur le dossier qui correspond à « mes documents en préparation ». Et voyez que le document portera toujours le même nom, j'enregistre, première possibilité. Par contre, là, nous sommes bien d'accord, nous avons deux documents décorrelés l'un de l'autre. Donc après il va falloir les mettre ensemble et voir qu'est-ce qui a été modifié soit par moi, soit par Nathalie Roussel. Alors je vais fermer à nouveau ce document et revenir sur le point de départ. Admettons que je choisisse maintenant de « créer une copie locale », par contre prête pour être fusionnée avec les modifications ultérieures. Je n'ai plus qu'à venir faire « Ok », si on regarde bien de la même façon, je suis en « affichage » ici, « modifier le document » et là je suis toujours en lecture seule; donc la seule chose qui me reste à faire, bah c'est de faire « enregistrer sous » et quand je vais avoir faire « enregistrer sous » et que je vais décider de le mettre sur un dossier, tiens on va changer, on va le mettre sur « mes documents de travail ». Voilà il me dit la version originale du document partagé avec le lien docx est verrouillé, cliquez sur « Ok » pour l'enregistrer à un autre emplacement, essayez de « fusionner les documents » lorsque vous pourrez accéder à la version originale. Et dès que je vais faire Ok, la seule différence, et là maintenant maintenant je vais pouvoir le mettre dans le même dossier, c'est que, regardez ici,il a fait une copie du document c'est clair, mais par contre il a rajouté dans le nom du fichier « – » et « pour fusion ». Pourquoi? Parce que si j'avais décidé de le mettre dans le même dossier, en l'occurrence, ici dans le dossier qui s'appelle « en préparation », un document partagé avec lien, il ne l’aurait pas accepté. On peut pas avoir deux documents au même emplacement qui porte le même nom, donc le simple fait de faire « Ok » même on rajoute à la fin de ce document la suite qui correspond à « pour fusion ». Voilà la différence qu'il y a entre la première option, donc je vais fermer à nouveau ceci, rouvrir le document original. Voilà la différence qu'il y a entre « ouvrir une copie en lecture seule » et « créer une copie locale » et « fusionner les modifications ultérieurement ». C'est le même fichier, il a juste changé le nom du fichier pour pouvoir le mettre dans le même dossier. Recevoir une notification lorsque la copie d'origine est disponible peut être une option supplémentaire pour simplement être au courant du moment en fin de compte où Nathalie va relâcher ce document. Donc, vous voyez que je passe ici de la même façon avec un enregistrement, que je vais pouvoir mettre à un autre emplacement puisque tant qu'à faire je vais le mettre là, histoire de ne pas le mélanger dans les différents dossiers. Maintenant, si évidemment Nathalie rend ce document à disposition, ce que je vais faire là immédiatement, bah d'ici quelques petites secondes, je vais avoir cette notion d'indications comme quoi le « document est à nouveau disponible ».

Word 2013 : Les options de collaboration

Tirez parti des avantages liés au travail en mode collaboratif avec votre équipe ! Utilisez pour cela les options de partage, de révision et de protection disponibles dans Word.

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Date de parution :14 juin 2016

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