Office 365 : L'essentiel de Word

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Transcription

Pendant un temps, seules les grosses PME et les très grosses entreprises, qu’on appelle maintenant les grands comptes, pouvaient bénéficier d’outils que les autres ne pouvaient pas avoir pour des raisons de complexité et de coût. Sur ce petit schéma, je vous montre une organisation tout à fait traditionnelle d’une grosse PME ou d’une grosse entreprise. Cette entreprise qu’on va appeler Entreprise A possède plusieurs serveurs, chacun des serveurs étant dédiés à un service particulier. Par exemple, on va avoir un serveur de messagerie, on va avoir un serveur d’impression, on va avoir un serveur de noms, on va avoir un serveur de sauvegarde, bref toute une série de serveurs qui vont être connectés au réseau par l’intermédiaire de câbles RJ45, deux petits boîtiers appelés Routeur, d’autres petits boîtiers appelés Switch, tout ceci permet la connexion des ordinateurs des différents utilisateurs des serveurs de l’entreprise. Les utilisateurs s’identifient, leur compte est stocké sur un serveur, ce serveur leur renvoie toutes les informations les concernant, c’est-à-dire le fond d’écran, l’économiseur d’écran, les logiciels auxquels ils ont accès, les dossiers dans lesquels ils peuvent stocker leur travail, etc., et les utilisateurs commencent à travailler avec les produits bureautiques, par exemple, et d’autres produits, bien sûr. Le problème de cette infrastructure c’est qu’il y a des mises à jour fréquentes, donc il faut mettre à jour les serveurs, il y a des pannes qu’il faut dépanner et tout ça ne se fait pas tout seul. Il faut donc du personnel qu’il faut former. Et donc, l’infrastructure matérielle plus l’infrastructure logicielle plus l’infrastructure humaine pèsent un poids conséquent dans l’organisation. Maintenant, on a un deuxième problème qui vient se rajouter à tout ça. C’est le fait que de plus en plus d'utilisateurs sont en situation de mobilité. Ils sont chez eux, ils sont à l’autre bout de la planète pour trouver de nouveaux clients, peu importe. Ils ne sont pas au sein du local de l’entreprise. Il faut que ces utilisateurs puissent se connecter en toute sécurité au réseau de l’entreprise pour bénéficier des mêmes services que les salariés qui sont intra-muros. Pour ce faire, il faut mettre en place un nouveau serveur, un serveur de VPN : Virtual Private Network, serveur qui va permettre aux salariés en mobilité de se connecter, à travers Internet, aux serveurs de l’entreprise pour bénéficier des mêmes services que les autres, tout ceci de manière cryptée et confidentielle, bien évidemment. Voyant cela, Microsoft s’est dit : « Tiens ! voilà il y a peut-être une opportunité » Vu les coûts, déjà je ne touche pas tout le monde, je ne touche que les grosses entreprises ou les très grosses entreprises, mais tout ce qu’il y a en dessous, les très petites entreprises, voire les familles ou les particuliers, je ne les atteins pas avec ce type de système, donc ils n’ont pas accès à des services comme, par exemple, le partage de calendrier dans Outlook ou comme, par exemple, la délégation. Donc qu’est-ce que je pourrais faire pour que ces gens-là puissent en profiter ? Et qu’est-ce que je pourrais faire pour que, simultanément, les grosses entreprises aient quelque chose de solide et de moins cher pour faire le même travail, d’où l’idée de Microsoft Office 365. Le concept est le suivant : Microsoft met en place des fermes de serveurs, alors là, on ne parle plus de 2, 3, 4 ou 5 serveurs qui se mettent en ligne. On parle de centaines de serveurs. Ces serveurs sont mis en lien les uns avec les autres, sont connectés à Internet dans de très grands tuyaux, et ces serveurs sont spécialisés dans le mail, l’impression, etc. De là les différents éléments nécessaires à la vie de l’entreprise. À ce moment-là, les entreprises peuvent, depuis un simple navigateur, venir sur le site de Microsoft pour créer un compte. Alors, imaginons l’entreprise A qui peut être la TPE du coin avec deux personnes dedans, comme ça peut être la PME avec 150 personnes ou la grosse entreprise avec plus de monde dedans. L’entreprise A vient donc sur le site de Microsoft, crée son compte Office 365 moyennant finance, bien évidemment, et crée les différents comptes pour chacun de ses utilisateurs. Une fois que ceci est fait, on prévient chacun des utilisateurs de se connecter, avec un navigateur, au site de Microsoft, mais au sein de l’entreprise A. Les utilisateurs sont invités, une fois qu’ils sont connectés, à télécharger le pack Office sur leur machine. On leur envoie donc la dernière version du Pack Office. Dès qu’une mise à jour sera faite, cette mise à jour sera instantanément installée sur leur poste. L’utilisateur commence à travailler avec les outils bureautiques habituels, Word, One Note, PowerPoint, Publisher, Excel, Outlook, Access, etc. L’utilisateur peut stocker son travail en local ou dans le nuage, bien sûr au sein du compte de l’entreprise pour laquelle il travaille. De par le fait que les documents sont dans le nuage, ils deviennent accessibles à d’autres utilisateurs si, bien sûr, vous donnez les autorisations nécessaires. Et les utilisateurs qui sont en situation de mobilité sont traités très exactement de la même manière. Gros avantage pour les entreprises, l’infrastructure des serveurs et du personnel assurant leur fonctionnement n’est plus chez elle ; elle est déportée chez Microsoft à une échelle tout autre. Ces serveurs sont disponibles 24 h/24, 7 j/7, Microsoft s’engage contractuellement là-dessus, donc les utilisateurs en tirent de gros bénéfices puisqu’ils sont sûrs d’avoir toujours les dernières versions des derniers logiciels. Ils sont sûrs de pouvoir travailler avec leurs outils bureautiques, mais, en plus, ils peuvent utiliser des outils comme Skype ou autres pour faire des conférences en ligne, par exemple. Ils ont la possibilité de partager tout un tas de documents, ce qu’ils n’auraient pas pu faire avant, notamment pour ceux qui sont dans de très petites entreprises. Voilà donc, globalement, ce qu’est Microsoft Office 365. C’est le Pack Office avec des produits Office que vous connaissez habituellement, plus toute une série de services. Au lieu d’être dans votre entreprise, le tout est hébergé dans le nuage, dans les serveurs de Microsoft et c’est lui qui assure la maintenance.

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