Visio 2016 : La modélisation de processus

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Découvrez une brève présentation normative des objectifs de la formation et de Visio 2016. Votre formateur vous explique les tenants et aboutissants.
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Transcription

Bonjour, je me présente, je m'appelle Vincent Isoz. Je suis consultant-formateur en ingénierie Statistique et Financière et depuis à peu près une quinzaine d'années sur le logiciel Microsoft Office Visio. Concernant ce logiciel de schématisation assistée par ordinateur nous allons voir, avec la version 2016, que ce soit pour les gens qui ont la version Pro ou la Standard, les bases de la modélisation de processus. En commençant par les processus les plus simples et en allant jusqu'à ce que le temps, mis à notre disposition, soit écoulé. Avant de commencer dans le vif du sujet, une introduction normative, comme à l'habitude, me semble pertinente. D'abord quelques remarques : objectifs, pourquoi cette formation ? Pour ceux qui ont vu les formations précédentes concernant Visio, c'est-à-dire les bases et les organigrammes, une des fonctionnalités très utilisée de ce logiciel de schématisation est les processus. Sachez que le but de cette formation n'est pas de vous faire une introduction théorique à ce qu'est un processus ou à quoi peut servir un processus ? On va uniquement se focaliser sur l'outil Visio avec les options et les propriétés qu'on a lorsqu'on dessine des processus. Donc il n'est pas pour objectif d'introduire la norme BPMN, ou la norme 5806 ou un autre standard comme l'IDEF0. On supposera que vous avez déjà suivi des formations méthodologiques ou normatives sur ces sujets. Cette formation va servir à ceux qui connaissent la théorie et l'utilité des processus et leur permettre de formaliser ces derniers sur un logiciel. Maintenant au niveau des prérequis, matériel et connaissance. Quels sont-ils ? Dans l'idéal, il faudrait déjà, au niveau matériel, avoir Visio 2016, parce que c'est vrai qu'il y a quand même des changements significatifs entre la 2013 et la 2017. Entre la 2010 et la 2016 certains risquent de s'y perdre s'ils n'ont pas l'habitude de travailler avec un ordinateur. Au niveau des connaissances, les prérequis c'est que vous sachiez déjà les normes relatives aux processus. Il n'est pas question de lire ensemble les 600 pages de normes relatives à la BPMN ou les 25 pages de normes de la ISO 5807, j’en passe et des meilleures. Tout ceci sera supposé connu. Comme je le dis toujours quand vous suivez un cours Excel, vous ne faites pas un cours de maths ; quand vous suivez un cours Word, vous ne faites pas un cours de français ; quand vous suivez un cours PowerPoint, vous ne faites pas un cours de marketing ou de communication ; lorsque vous faites un cours Visio vous n'êtes pas là pour apprendre à faire un cours sur comment et à quoi servent les processus, mais comment utiliser un outil. Ensuite, au niveau de l'audience, le public cible. C'est principalement des managers ou des responsables qualité. Il y a des fois également des responsables produit. Sinon, globalement, ça peut intéresser toute personne qui aime la rigueur et également qui essaie de réduire tous les gestes de ses employés sous forme d'algorithmes, afin que plus personne ne soit indispensable. Ensuite, au niveau des références bibliographiques, qu'ai-je donc à vous proposer ? Dans l'ordre, voilà ce que je pourrais vous proposer. D'abord, un premier livre que j'utilise depuis quelques années parce qu'il est relativement nouveau pour mes formations présentielles, qui s'appelle Microsoft Visio2013 Business Process Diagramming and Validation. Il est très bon pour tout ce qui est processus dans Visio, comme l'indique son titre mais déjà pour les gens qui ont un haut niveau de technicité dans le domaine des Process. C'est un livre qui sera très utile à ceux qui ont entre peut-être 3 et 10 ans d'expérience dans le domaine des processus et qui ont déjà plusieurs mois d'expérience sur le logiciel ou qui suivent une formation de relativement bon niveau sur le logiciel à propos du sujet des Process. Ensuite, comme il est tendance depuis à peu près 10 ans de faire des processus selon standard BPMN, du moins pour ceux qui ont le temps et qui connaissent ce standard, c'est vrai que si vous allez sur le site internet du bpmn.org vous avez le PDF de ce standard qui est gratuit. C'est vrai qu'il est assez indigeste parce que la dernière fois que je l'ai vu, il faisait à peu près 600 pages... mais le Real-Life BPMN n'est pas mal parce que l'auteur vulgarise, va à l'essentiel et montre des cas pratiques, simplifiés et ludiques. Donc je le recommande. Ensuite, comme la majorité des gens ne sont pas des Business Process managers professionnels ou des Business analystes de métier ou des ingénieurs processus de métier, utiliser les vieux standards est encore ce qu'il y a de plus simple si on n'a pas le temps ou pas le niveau. Un de ces vieux standards, c'est le ISO 5807 85, c'est la troisième image que vous voyez depuis la droite. C'est une norme qui date de 1985, d'où son nom - 5807 85. Cette norme avait environ une vingtaine de géométries et puis n'est plus très adaptée au 21ème siècle mais elle satisfait aux besoins des trois quarts des gens aujourd'hui. Enfin, pour les personnes qui veulent apprendre une culture générale des processus de façon beaucoup plus large que les trois livres précédents et, également, avoir une optique quantitative et ingénieure sur les processus et donc les procédés, je vous recommanderai mon livre qui s'appelle Ingénierie de Gestion de Projets, Guide non exhaustif pour scientifiques et ingénieurs. C'est un livre qui est gratuitement disponible sur Internet contrairement aux trois précédents, et puis, il vaut ce qu'il vaut et vous vous ferez, comme pour les autres, votre propre opinion. Ceci ayant été dit, revenons sur nos remarques. Au niveau des hypothèses de travail, c'est que vous ayez Visio2016 dans l'idéal et en français, puisqu'on va travailler avec la version française. Validation des acquis, il n'existe pas à ma connaissance, du moins je n'ai pas trouvé, de certifications Microsoft Visio orientées Processus dans le monde. Peut-être qu'il y en a une mais elle m'aura échappé. Donc voilà, pour info. Ensuite, poursuivons dans les dernières remarques, au niveau support post-formation, il y a un certain nombre de forums sur Internet qui sont quasiment tous anglophones, concernant Visio et les Processus. Sinon vous pouvez passer par mon PDF où il y a mon e-mail. Ensuite, au niveau des avertissements par rapport à mon domaine d'expertise, puisque souvent j'interviens dans l'ingénierie de la qualité, c'est qu'avant de commencer à faire des dizaines voire des centaines de processus, comme j'ai déjà vu parfois, réfléchissez ou informez-vous de la norme que vous devez respecter. Parce que si vous commencez à tout dessiner avec un certain standard ou, si vous préférez, une certaine norme et qu'un auditeur vient et vous dit, ce n'est pas bon, vous ne vous êtes pas renseigné, vous auriez dû appliquer telle norme et utiliser tel canevas, telle géométrie, vous avez perdu des milliers d'heures de travail. À ce niveau là, réfléchissez avant de dessiner. Ensuite, et après cette formation, qu'est-ce qu'il y a ? Il y a souvent la formation de reporting, parce qu'un intérêt ou un sujet intéressant avec Visio, c'est de pouvoir lier vos processus, en temps réel, à des bases de données qui monitorent la performance des employés ou de la production ou de certaines machines. Ce qui fait que vous pouvez avoir des indicateurs, en temps réel, sur les processus. C'est le cours qui s'appelle Visio Reporting. Ensuite, il y en a après qui se lancent aux macros et au VBA. Cependant, pour l'anecdote, ce que je vois le plus souvent ce sont des gens qui viennent au cours Visio Processus et qui n'ont absolument aucune idée de ce que c'est un processus ni une norme. Finalement, après le cours, ils vont suivre un cours sur les normes, en croyant que le formateur, dans le cours Visio, va leur faire un cours sur les processus. Malheureusement comme je dis, est-ce que dans le cours Word vous faites un cours de français ? Non ! Donc dans un cours Visio vous n'allez pas faire un cours sur les processus, c'est pareil. Voilà pour cette introduction normative. je vous souhaite un bon visionnement et du plaisir à apprendre cet outil qui est très intéressant et très flexible.

Visio 2016 : La modélisation de processus

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Logiciel :
Visio Visio 2016
Spécial abonnés
Date de parution :14 nov. 2016

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