Graundlagen zum schreiben einer Verfahrensdokumentation

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Verfahrensdokumentation nach den GoBD

Die rechtliche Grundlage für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation ergibt sich aus den § 239, § 257 HGB, den GoBD und aus denen folgende Anforderungen an die Archivierung von kaufmännischen Unterlagen, sowohl in Papier als auch in elektronischen Archivsystemen, abgeleitet sind:

Ordnungsmäßigkeit
Vollständigkeit
Sicherheit des Gesamtverfahrens
Schutz vor Veränderung und Verfälschung
Sicherung vor Verlust
Nutzung nur durch Berechtigte
Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
Dokumentation des Verfahrens
Nachvollziehbarkeit
Prüfbarkeit

Das eigentliche Dokument mit den Vorgaben zum Thema Verfahrensdokumentation sind die GoBD.

Die Verfahrensdokumentation beschreibt den gesamten organisatorischen und technischen Prozess

der Entstehung (Erfassung),
der Indizierung,
der Speicherung,
dem eindeutigen Wiederfinden,
der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und
der Reproduktion der archivierten Informationen,

die nach Handelsrecht und steuerrechtlichen Vorgaben aufbewahrt werden müssen.

Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation sind nicht vorgeschrieben. Qualitativ ausreichend und vollständig ist die Verfahrensdokumentation, wenn ein unabhängiger Dritter auf Basis der Dokumentation den ordnungsgemäßen Einsatz der Lösung überprüfen kann.
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