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Access 2010 für Profis

Automatische Berichterstellung

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Massendaten in Access 2010 ausgeben ist mit Hilfe von Berichten sehr einfach. In der Layoutansicht lassen sich die Spaltengrößen der angezeigten Felder anpassen sowie Seitennummern im Seitenfuß und Berechnungen im Berichtsfuß anzeigen. Sehen Sie selbst.

Transkript

Einer der ganz großen Vorteile, die Access gegenüber Excel hat, ist die Ausgabe von Massendaten. Sie können aus Tabellen aus abfragen, ja sogar aus Formularen Berichte erstellen, und das in unglaublicher Geschwindigkeit. Ich wähle hier eine Abfrage aus, die Abfrage "Aufträge", "Übersicht", die Sie ja schon mehrfach kennengelernt haben, gehe auf "Erstellen", klicke auf "Bericht", und mein Bericht wird erstellt. Zugegebenermaßen ist der natürlich im Moment noch nicht so, wie ich mir das vorstelle, aber mit wenigen Handgriffen lässt sich dieser Bericht nachbearbeiten. Da Sie sich ja bereits in der Layout-Ansicht befinden, müssen Sie lediglich die Spalten, die Sie von der Breite her bearbeiten wollen, markieren, und haben so die Möglichkeit, hier die Spalte so einzustellen, wie Sie sich das vorstellen. Beispielsweise die Spalte "Artikelname" scheint mir etwas zu groß zu sein. Ich kann hier also, wie gesagt, die Spaltengröße verändern. Die "Artikelbezeichnung" scheint etwas schmal zu sein, die verbreitere ich jetzt, gleiches bei der "Menge" etwas schmäler machen, selbst wenn oben der Name nicht mehr komplett erscheint. Aber trotz aller Bemühungen scheint es nicht auf eine DIN-A4-Seite im Hochformat zu passen. Kein Problem. Sie haben jetzt hier die Berichtslayout-Tools, Sie befinden sich hier im "Entwurf". Gehen Sie auf "Seite einrichten" und Sie können bspw. das Querformat hier wählen. Wollen wir mal sehen, wie das Ganze ausschaut. Gehen Sie auf "Start", auf "Ansicht" und wählen Sie die "Seitenansicht". Und Sie sehen hier, wie sich Ihre Daten darstellen. Und tatsächlich, alles passt jetzt auf eine Seite, Sie können sich das anschauen. Möchten Sie die Seitenansicht wieder schließen, so klicken Sie hier auf "Seitenansicht schließen" und Sie wechseln wieder zurück in den Layoutmodus. Wechseln Sie nun in den Entwurfsmodus, so haben Sie die Möglichkeit, hier den Seitenfuß entsprechend zu bearbeiten. Wenn die Informationen zu weit links stehen, könnten sie ohne Weiteres hier entsprechend dafür sorgen, dass diese Information bspw. rechtsbündig mit dem Gesamtpreis ist. Sie hätten auch die Möglichkeit, im Berichtsfuß, das wäre praktisch die letzte Seite, die gesamte Summe der Aufträge auszugeben. Sie haben hier oben die Möglichkeit, Datum und Zeit ebenfalls weiter nach rechts zu rücken. Die Einstellungen, die Sie im Moment hier sehen, sind die Einstellungen, die für die Ansicht in horizontaler Darstellung gewählt waren. Um diese Steuerelemente dann wirklich nach rechts zu verschieben, müssen Sie das Layout entfernen und dann haben Sie die Möglichkeit, ohne Probleme diese hier nach rechts entsprechend zu verschieben. Wie gesagt, auch für das muss ich das Layout entfernen, sonst sträubt sich dieses Steuerelement. So, das ist erledigt, und nun gucken wir uns das Ganze noch mal an. Wir gehen wieder in die Seitenansicht, und Sie sehen, vielleicht ein bisschen zu weit rübergezogen, aber es sieht schon ganz gut aus, "Seite 1 von 16". Ich wechsle jetzt auf die letzte Seite und hier müsste eigentlich dann der Gesamtpreis stehen. Na ja, vielleicht auch nicht ganz so, wie wir es uns vorgestellt haben. Ich schließe das Seitenlayout, gehe nochmal in die Entwurfsansicht, und Sie sehen, wir hätten hier jetzt die Möglichkeit, wenn wir etwas weiter rüberblättern, auch dieses Steuerelement anzuklicken. Wir prüfen mal, ob wir dieses Feld vergrößern können. Falls nicht, Seitenlayout entfernen, und dann haben Sie die Möglichkeit, das Feld entsprechend groß zu machen bzw. Sie haben auch natürlich die Möglichkeit, den Berichtsfuß etwas größer zu machen, damit der Gesamtpreis auch wirklich hier angezeigt werden kann. Ein kurzer Blick in die Seitenansicht zeigt uns, ob alles so ist, wie wir es uns vorstellen. Na ja, man könnte jetzt bspw. hier noch eine entsprechende Formatierung einfügen für diesen Preis, aber das ist auch kein Hexenwerk. Rufen Sie dazu das "Eigenschaftenblatt" auf. Sie sehen hier "Format" und wählen hier einfach das entsprechende Euro-Format aus, und - kurzer Kontrollblick - es sieht wahrscheinlich jetzt so aus, wie Sie sich das vorgestellt haben.

Access 2010 für Profis

Lassen Sie sich anhand vieler praktischer Beispiele zeigen, wie Sie in Access 2010 eine Datenbank aufbauen und mit Abfragen, Formularen und Berichten auf Ihre Daten zugreifen.

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Erscheinungsdatum:28.09.2010

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