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Access 2010 für Profis

Bedingtes Formatieren in Access

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Auch Access verfügt jetzt über die Möglichkeiten der bedingten Formatierung. Was früher nur umständlich möglich war, geht nun so einfach wie in Excel. So lassen sich beispielsweise Werte formatieren, die ganz bestimmten Vorgaben entsprechen. Diese Regeln lassen sich nachträglich bearbeiten und abändern. Die bedingte Formatierung ist nicht auf eine Anzahl von Regeln begrenzt.

Transkript

Endlich verfügt Access 2010 auch über die Möglichkeiten der bedingten Formatierung, zwar noch nicht so weitreichend wie in Excel, aber immerhin. Ich öffne ein Formular, um in diesem bedingt formatieren zu können. Das ist das Formular "Aufträge - Übersicht - Datenblatt"; das öffne ich in der Entwurfsansicht und sehe hier meine Felder. Ich möchte gerne den Gesamtpreis formatieren, dazu wechsle ich in den "Formularentwurfstools" in "Format", und hier sehen Sie die Schaltfläche "Bedingte Formatierung". Diese klicke ich an, und möchte nun eine Regel erstellen, eine Regel für den Gesamtpreis. Sie hätten hier natürlich auch andere Möglichkeiten, allerdings wäre das, mit Ausnahme vielleicht vom Einzelpreis, nicht besonders sinnvoll. Nun soll eine neue Regel erstellt werden, und zwar soll der Feldwert, wenn er kleiner ist als 30.000, gelb hinterlegt werden und die Schrift soll rot sein. Mehr muss ich hier gar nicht machen. Ich klicke auf "OK". Jetzt könnte ich bspw. eine weitere Regel erstellen. Ich möchte bspw. wenn der Feldwert größer als 50.000 ist, ebenfalls gelb hinterlegen, aber die Schrift soll grün sein, vielleicht auch noch fett. Ich klicke auf "OK", und Sie sehen: Ich habe zwei Regeln vergeben. Allerdings habe ich hier einen kleinen Fehler gemacht. Ich habe ebenfalls "kleiner" geschrieben; ich habe aber die Möglichkeit, Regeln nachträglich zu bearbeiten, deswegen wähle ich hier jetzt "Größer als" aus, klicke auf "OK", und Sie sehen, er hat es sofort korrigiert. Jetzt übernehme ich das, könnte aber auch sofort auf "OK" klicken. Dann wechsle ich auf die Datenblatt-Ansicht, und Sie sehen, meine Werte werden entsprechend markiert. Vielleicht kommt der Wert über 50.000 durch die gelbe Markierung nicht ganz so gut zum Tragen. Das ist überhaupt kein Problem. Ich kann jederzeit in die Entwurfsansicht gehen, kann wieder auf "Format" gehen und kann die "Bedingte Formatierung" aufrufen. Ich klicke den entsprechenden Wert an, für den ich die Regel bearbeiten möchte, und wähle hier einfach eine andere Farbe. Diese Farbe könnte jetzt z.B. auch ein Wasserblau sein oder ein helleres Blau. Ich klicke auf "OK", klicke auf "Übernehmen", klicke auf "OK". Und wenn ich mir das Ganze wieder in der Datenblattansicht anschaue, dann sehen Sie, wie sich hier die Formatierung darstellt. Ich wechsle noch mal in die Entwurfsansicht und auf "Format". Und das Schöne hier ist, ich habe keine Begrenzungen, so wie ich das früher hatte bei den ganz alten Excel-Versionen. Ich habe aber auch die Möglichkeit mehrere Regeln - also nicht nur 3 - zu definieren, sondern, wie gesagt, eine beliebige Anzahl von Regeln. Je nachdem, ob ich eine Staffelung habe, bspw. dass ich sage, "Werte kleiner 10.000" sollen meinetwegen in blau, "Werte kleiner 30.000" in rot formatiert werden, dann ist es wichtig diese Formatierung auch in der angegebenen Reihenfolge durchzuführen. Ein kleiner Versuch soll dies zeigen. Ich gehe nochmal auf "Neue Regel" und sage: Ich möchte gerne die Werte haben, die kleiner als 10.000 sind, die sollen bspw. nur rot formatiert werden, mir roter Schrift. Ich klicke wieder auf "OK". Er hat diese Regel jetzt übernommen. Ich schaue mir das Ergebnis an und Sie sehen, diese Regel scheint nicht zu wirken. Warum? Die Lösung ist eigentlich ganz einfach: Werte die kleiner als 10.000 sind, sind auch kleiner als 30.000. Aus diesem Grund greift zuerst diese Formatierung und diese Formatierung hier wird nicht mehr berücksichtigt. Also muss ich zuerst diese Formatierung und dann diese Formatierung durchführen. Ich klicke auf "Übernehmen", klicke auf "OK" und wenn wir uns das Ganze jetzt anschauen, dann werden Sie sehen, dass die Werte kleiner 10.000 in rot, die Werte kleiner als 30.000 in rot und gelb und die Werte, die größer als 50.000 sind, sowieso in grün formatiert werden. Damit haben Sie die Möglichkeit Ihre langen Listen transparenter zu machen, Sie erkennen viel besser, ob an irgendeiner Stelle ein Grenzwert überschritten wurde.

Access 2010 für Profis

Lassen Sie sich anhand vieler praktischer Beispiele zeigen, wie Sie in Access 2010 eine Datenbank aufbauen und mit Abfragen, Formularen und Berichten auf Ihre Daten zugreifen.

7 Std. 24 min (123 Videos)
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ISBN-Nummer:978-3-8273-6327-5
Erscheinungsdatum:28.09.2010
Laufzeit:7 Std. 24 min (123 Videos)

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