Access 2010 für Profis

Manuelles Erstellen eines Haupt-/Unterformulars

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In diesem Video verzichten Sie völlig auf die Unterstützung durch den Formularassistenten. Erstellen Sie manuell das Haupt- und Unterformular. Die Datenherkunft für das erstellte Unterformular geben Sie in der Entwurfsansicht im Eigenschaftenblatt an.

Transkript

Bei der bisherigen Erstellung von Formularen haben wir uns immer durch den Formular-Assistenten helfen lassen. Dieses Mal soll ein Formular erstellt werden, das ein Unterformular enthält, und dieses Formular soll weitestgehend manuell erstellt werden. Zumindest fast. Bevor wir mit der Erstellung dieses Formulars beginnen, muss ich noch eine geeignete Datenquelle schaffen. Angezeigt werden sollen die Rechnungen pro Kunde. Dazu brauche ich nochmal eine Abfrage, die ich von einer vorhandenen Abfrage ableite. Ich wechsle also in die "Abfragen", kopiere die Abfrage "Rechnungen anzeigen", füge sie entsprechend ein und gebe ihr den Namen  "Kur-Y-Rechnungen". Diese neue Abfrage bearbeite ich. Bisher besteht sie aus vier Tabellen: der Tabelle "Kunden", der Tabelle "Aufträge", der Tabelle "Auftragspositionen" und der Tabelle "Rechnungen". Was ich nicht benötige, ist die Tabelle "Kunden"; die entferne ich. Damit ich aber nachher eine Verbindung zu meinen Kunden wieder herstellen kann, benötige ich das Feld "FI-Kundennummer". Das füge ich, zu meiner Tabelle, hinzu und das muss auch sichtbar sein, sonst erkennt nachher mein Haupt-Formular das Unter-Formular nicht. Ich speichere diese Abfrage ab, wechsle in die Tabellen, markiere die Tabelle "Kunden", klicke auf "Erstellen" und erstelle mir ein neues Formular. Das Schöne  dabei ist, Access erkennt, dass dieses Formular eine Verknüpfung hat zu einer weiteren Tabelle. Das ist zwar nicht die Tabelle, die ich haben möchte, aber dennoch wird diese Verknüpfung entsprechend erkannt; ein Unter-Formular wird eingefügt. Ich wechsle nun in die Entwurfs-Ansicht, wähle die Registerkarte "Anordnen" und entferne das Layout. Nun habe ich die Möglichkeit meine Felder etwas kleiner darzustellen, so dass ich, auf der rechten Seite, genügend Platz habe später die entsprechende Tabelle einzufügen. Ich markiere diese Tabelle und entferne für diese ebenfalls das Layout. Dann gehe ich auf den grauen Griff, oben links, und nun kann ich meine Tabelle hier schon einmal positionieren. Die Fein-Bearbeitung erfolgt später. Ich  schließe mein Formular und speichere dies unter dem Namen "FAM-Kunden" ab. Da Sie nachher sehen sollen, dass es sich hier um das Hauptformular handelt, versehe ich den Namen noch mit dem Unterstrich "HF", das soll Ihnen in diesem Fall einfach die Orientierung erleichtern. Ich klicke auf "OK" und das Formular ist wieder geschlossen. Nun wechsle ich in die "Abfragen", denn die Abfrage, die ich benötige ist die Abfrage, die wir zuvor modifiziert haben. Das ist die Abfrage "Query Rechnungen", die markiere ich, gehe in "Erstellen", gehe auf "weitere Formulare" und erstelle ein Endlos-Formular, das hier "mehrere Elemente" heißt. Das hatten Sie ja bereits kennengelernt. Der Abstand ist mir hier zu groß. Ich verkleinere die Anzeige der entsprechenden Zellen. Genauso wie das Zahlungsdatum, etwas verkleinert werden soll. Sie sehen, hier wird die Kundennummer angegeben. Diese Kundennummer, entferne ich aus meiner Formular-Ansicht. Das mache ich, indem ich auf "Entfernen" klicke und damit praktisch alle Felder hier entferne. Nun speichere ich auch dieses Formular ab. Dieses Formular soll den Namen "FRM Rechnungen UF" - für "Unterformular" - tragen. FRM Rechnungen UF. Das Ganze schließe ich, wechsle in die Formulare und rufe wieder mein Haupt-Formular auf: "FRM Kunden Hauptformular". In diesem Hauptformular wechsle ich, gehe ich in den Entwurfsbereich und bekomme nun hier das angezeigt, was ich vorher abgespeichert habe. Allerdings handelt es sich hier nicht um die Tabelle, die ich gerne hätte. Nachdem ich diese Tabelle, zur Bearbeitung markiert habe, gehe ich auf das "Eigenschaften"-Blatt, und Sie sehen, hier steht: "Herkunftsobjekt Tabelle TBL-Aufträge". Die möchte ich natürlich nicht haben, sondern ich möchte meine entsprechende Abfrage "Rechnungen" haben. Ich blättere nach unten, bis ich die Abfrage "Rechnungen" sehe, markiere diese bzw. bestätige, schließe dann dieses Fenster wieder. Und Sie sehen, hier steht jetzt "Abfrage Rechnungen". Das Ganze, möchte ich mir jetzt, in der Layout-Ansicht, anschauen und Sie sehen, es hat geklappt. Ich sehe auf der linken Seite meine Tabelle "Kunden" und auf der rechten Seite die Anzeige der entsprechenden Rechnungen. Hier kann ich natürlich noch "Fein-Tuning" betreiben, indem ich die Breite der Spalten so einstelle, wie mir das vorschwebt. Ich habe auch hier die Möglichkeit, die Tabelle noch etwas größer zu machen. Und blättere ich jetzt in meinen entsprechenden Haupt-Datensätzen - also in den Kunden-, dann sehen Sie, wie in dem Unter-Formular tatsächlich die Rechnungen für den entsprechenden Kunden angezeigt werden, sofern für diesen Kunden Rechnungen erstellt wurden. Zusammenfassend kann also gesagt werden: Ich habe die Möglichkeit, auf relativ einfache Art und Weise, ohne Hilfe eines Assistenten, ein Haupt- und ein Unter-Formular zu erstellen. Wichtig ist, dass ich ein Kriterium habe mit dem ich Beide verbinden kann. Hätten Sie dieses Kriterium nicht, dann würden beide Formulare nebeneinander zwar angezeigt werden, aber Sie hätten keine Berührungspunkte. Das heißt würde ich mich in dem einem Formular in den Datensätzen bewegen, hätte dieses keine Auswirkungen auf das andere Formular.

Access 2010 für Profis

Lassen Sie sich anhand vieler praktischer Beispiele zeigen, wie Sie in Access 2010 eine Datenbank aufbauen und mit Abfragen, Formularen und Berichten auf Ihre Daten zugreifen.

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Erscheinungsdatum:28.09.2010

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