Access 2010 für Profis

Pivot-Tabellen

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In diesem Video lernen Sie die Auswertung mit Hilfe einer Pivot-Tabelle kennen. Alle Details, Filtern von Daten nach unterschiedlichen Kriterien, komfortables Exportieren nach Excel sowie ein Vergleich mit der Kreuztabelle sind ebenfalls Inhalte dieses Videos.

Transkript

In diesem Video zeige ich Ihnen die Erstellung einer Pivot-Tabelle. Um eine Pivot-Tabelle zu erstellen, klicken Sie auf die Registerkarte "Erstellen", nun gehen Sie aber nicht in "Abfragen", sondern die Pivot-Tabelle finden Sie bei "Formulare"-"weitere Formulare" und hier wird auch die "Pivot-Tabelle" schon angezeigt. Haben Sie bereits Erfahrungen in Excel mit der Pivot-Tabelle gesammelt, so kommt Ihnen diese Ansicht sicherlich bekannt vor. Um die Feldliste einzublenden, klicken Sie einfach mitten auf das Detailfeld, und die Feldliste wird hier eingeblendet. Meine Pivot-Tabelle soll so aufgebaut werden, dass sich in den Zeilenfeldern die Namen befinden, in den Spaltenfeldern soll das Auftragsdatum stehen, und im Detailbereich, oder Gesamtsummenbereich, der Gesamtpreis. Wesentlich einfacher als bei der Kreuztabelle, muss ich lediglich das gewünschte Feld anklicken und dann mittels Maus in den Bereich schieben, an dem es platziert werden soll, also den Kundennamen in die Zeilenfelder. Das Gleiche mache ich jetzt mit dem Auftragsdatum und Sie sehen, das Auftragsdatum taucht hier dreimal auf. Dieses Auftragsdatum würde die Tagesdaten beinhalten; hier hätte ich eine Wochenauflösung und hier eine Monatsauflösung. Ich könnte jetzt bspw. die Monate wählen. Ich gehe aber einen anderen Weg und gehe hier auf "Monatsauflösung" und ziehe "Monatsauflösung" hier nach oben. Bevor ich die Monatsauflösung bearbeite, hole ich mir noch den Gesamtpreis und den ziehe ich hier auf das Wertefeld. Nun sehen Sie, dass mir hier die Jahre angezeigt werden. Das Jahr 2010 kann ich detaillieren, dann sehe ich die Quartale oder, genauer gesagt, nur das Quartal I.. Das liegt daran, dass ich nur Werte für die ersten drei Monate eingegeben habe. Wenn mir das nun etwas zu detailliert ist, dann habe ich auch die Möglichkeit nachträglich entsprechende Gruppierungen zu entfernen. Ich klicke hier auf das Feld "Jahr", markiere dieses, gehe in das Menüband auf "Feld entfernen" und nun wird die Jahresuntergliederung entfernt. Das Gleiche möchte ich mit dem Quartal machen. Ich gehe auf "Quartal" und zwar hier oben und klicke auf "Feld entfernen" und nun wird auch das Quartal entfernt. Ich sehe also nur noch meine Monate entsprechend angezeigt. Übrigens das wäre das Gleiche gewesen, als hätte ich Monate gleich hier in diesem Bereich gezogen hätte. Was hier in der Pivot-Tabelle etwas irritiert, ist die Angabe des Kundennamen, aber dann stehen hier Werte ohne eine weitere Bezeichnung. Bei diesen Werten handelt es sich um die einzelnen Aufträge. Allerdings fange ich hier wenig damit an, wenn ich nicht weiß, um welchen Auftrag es sich handelt. Ich kann nun weiter so vorgehen, dass ich sage, ich möchte gerne eine Gesamtsumme haben. Dazu klicke ich ein beliebiges Feld hier an, gehe auf "Autoberechnen" und wähle hier die Summe aus. Nun wird die Summe hier eingefügt, auch das ist etwas gewöhnungsbedürftig, weil die Summe nicht unterhalb, sondern praktisch neben den entsprechenden Monatswerten erscheint. Der nächste Schritt trägt allerdings dann wieder zur Transparenz bei. Ich habe nämlich die Möglichkeit, Details auszublenden. Mit "Details ausblenden" kann ich bzw. hier diese Monate ausblenden, mit "Details einblenden" blende ich sie wieder ein. Ich gehe auf den Kundennamen und sage hier "Details ausblenden" und nun werden die Details ausgeblendet und es erscheint nur noch die Gesamtsumme. Nun ist meine Pivot-Tabelle wieder übersichtlich. Im Menüband sehen Sie den Befehl "Dropzonen". Unter Dropzonen versteht man die Bereiche, in die Filterfelder oder andere Felder gezogen werden können. Diese kann ich ausblenden bzw. wieder einblenden. Möchte ich bspw. bei meinen Aufträgen nach ganz bestimmten Artikelnamen filtern, so habe ich die Möglichkeit hier den Artikelnamen zu nehmen und hier in diesen Dropzonenbereich zu ziehen. Dieser Filterbereich oder wie es früher hieß, dieses Seitenfeld, ermöglicht es mir, die hier dargestellten Werte nach bestimmten Kriterien zu filtern. Beispielsweise wenn ich nur die Festplatten angezeigt haben möchte - also die Umsätze, die mit Festplatten gemacht wurden - wähle ich hier "Festplatte" aus, klicke auf "OK". Und Sie sehen, nun werden nur noch die Umsätze für die Festplatte angezeigt. Ich könnte dann auch noch zusätzlich die Umsätze für die Prozessoren anzeigen, und nun werden die Umsätze für die Prozessoren zusätzlich angezeigt. Ich kann natürlich auch wieder auf "Alle" klicken, und dann bekomme ich alle Werte wieder entsprechend angezeigt. Sollten mich nochmals die Einzelaufträge interessieren, so habe ich über diese kleinen Plus/Minus-Schaltflächen die Möglichkeit, Details einzublenden, oder ggf. wieder auszublenden - immer in Abhängigkeit des übergeordneten Feldes. So toll die Möglichkeiten hier in Microsoft Access 20/10 sind, sie reichen nicht an die Möglichkeiten heran, die Sie in Excel haben. Das ist aber weiter kein Beinbruch, denn Sie haben jederzeit die Möglichkeit, diese Daten nach Excel zu exportieren, und zwar in einer wirklich eleganten Form. Sie müssen jediglich auf "in Excel exportieren" klicken. Sie bekommen hier zwar einen Hinweis, dass die Pivot-Tabelle Funktionen verwendet, die in Microsoft Excel entweder verschieden oder nicht vorhanden sind, daher können die Werte im Microsoft Excel Bericht von denen in diesem Bericht verschieden sein. Trotz dieser Warnung, bestätigen Sie mit "OK", und Sie bekommen nun in Excel eben diese Pivot-Tabelle direkt angezeigt, und haben hier die Möglichkeit, diese Pivot-Tabelle weiter bearbeiten zu können. Neben der Pivot-Tabelle wurden übrigens auch die Basiswerte exportiert, so dass Sie unabhängig von Ihrer Access-Datenbank arbeiten könnten. Das Ganze wird in einem schreibgeschützten HTM-Format übertragen, aber es besteht überhaupt kein Problem, diese Datei entsprechend abzuspeichern; dann nicht in einem Webseitenformat, in einem HTM- oder HTML-Format, sondern Sie könnten selbstverständlich hier auch das normale Excel-Arbeitsmappenformat wählen. Damit genug von Excel und ich kehre wieder zurück zu meiner Access Pivot-Tabelle. Schließe ich jetzt diese Pivot-Tabelle, dann werde ich gefragt, ob ich die Änderungen am Entwurf von Formular "Query", "Aufträge", "Übersicht" vornehmen möchte. Ja, das ist richtig, das sind die Änderungen am Formular. Wir haben nämlich keine neue Abfrage erstellt. Wir haben einen Pivot-Tabellen-Bericht erstellt, aber keine neue Abfrage. Das ist ebenfalls noch mal ein Unterschied zur Kreuztabelle. Bestätigen Sie mit "Ja", dann bekommen Sie die Aufforderung, dieses Formular abzuspeichern. Ich übernehme diesen Namen bis auf die Vorsilbe; Formulare sollten mit "Frm" beginnen. Ich klicke nun auf "OK" und Sie könnten jederzeit dieses Formular wieder entsprechend aufrufen. In diesem Video haben Sie gelernt, wie Sie mit Hilfe von Microsoft-Access Pivot-Tabellen erstellen können, die in Ihrer Flexibilität wesentlich eleganter zu handhaben sind als die Kreuztabelle. Sie sollten also sich immer die Option offen lassen, statt einer Kreuztabelle mit einer Pivot-Tabelle zu arbeiten.

Access 2010 für Profis

Lassen Sie sich anhand vieler praktischer Beispiele zeigen, wie Sie in Access 2010 eine Datenbank aufbauen und mit Abfragen, Formularen und Berichten auf Ihre Daten zugreifen.

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Erscheinungsdatum:28.09.2010

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