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Parameterabfragen

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Eine weitere Möglichkeit zur Reduktion der angezeigten Daten ist die Verwendung von Parameterabfragen. Parameter können als feste Kriterien oder während der Benutzerinteraktion eingegeben werden. Erfahren Sie hier auch, wie Sie den Eingabeparameter auf den richtigen Typ überprüfen.

Transkript

Eine weitere Möglichkeit zur Reduktion der angezeigten Daten ist die Möglichkeit, mit sogenannten Parameterabfragen zu arbeiten. Dazu werden wir nochmals die Abfrage "QRY Rechnungen" anzeigen, kopieren, einfügen und umbenennen in "QRY Rechnungen Parameter". Diese Abfrage öffnen wir wieder in der Entwurfsansicht und geben zunächst ein festes Kriterium ein. Dazu wähle ich die Spalte "Kundenname" und gebe ein: Wie "C*". Das bedeutet, ich möchte alle Datensätze sehen, die mit einem C beginnen. Was danach folgt - das drückt das Sternchen aus - ist gleichgültig. Ich klicke  auf "Ausführen" und Sie sehen, in der Anzeige erscheinen nur Firmen, die mit C beginnen. Es wäre natürlich jetzt sehr umständlich, wenn ich jedes Mal die Abfrage öffnen müsste, ein Kriterium eingeben müsste, um dann das Ganze wieder auszuführen. Dies soll nun etwas eleganter durchgeführt werden. Ich gebe bei "Kriterien und Kundenname" ein: Wie "[", bitte den Kundennamen eingeben, schließe die eckige Klammer, dann kommt das "kaufmännische Und", das sogenannte Ampersand Zeichen dazu, dann ein Anführungszeichen, das Sternchen und noch ein Anführungszeichen. Ich klicke auf "Ausführen" und nun sehen Sie, ich erhalte ein Dialogfeld, in das ich nun den Kundennamen eingeben kann. Dabei spielt es keine Rolle, ob ich groß oder klein schreiben. Dieses Mal gebe ich ein "B" ein, klicke auf "OK" und Sie sehen, dass das im Moment nicht so geklappt hat, wie wir uns das vorgestellt haben. Ich gehe nochmal in die Entwurfsansicht und Sie sehen, dass ich hier einen kleinen Fehler gemacht habe. Oben bei Kriterium steht "C" und unten "Bitte den Kundennamen eingeben" und "*". D.h., hier hätte ich eine Oder-Verknüpfung, das mir natürlich so alle Datensätze wieder anzeigt. Ich schneide jetzt diese Parameterabfrage aus und füge Sie direkt hinter Kriterien ein. D.h., das erste Kriterium verschwindet. Ich klicke nochmal auf "Ausführen", gebe nochmal den Buchstaben B ein und Sie sehen, dieses Mal klappt es einwandfrei. Es werden nur noch Datensätze angezeigt, bei denen der Kundenname mit einem B beginnt. Da wir für die Abfrage den Datentyp "Text" gewählt haben, war es wenig sinnvoll, die Eingabeparameter zu überprüfen, da bei Texten sowohl Buchstaben als auch Ziffern akzeptiert werden. Es gibt aber eine Möglichkeit, bspw. bei der Eingabe von Zeiten, also dem Datum, diese Eingabeparameter zu überprüfen. Dazu gehe ich wieder in die Entwurfsansicht, lösche diese Abfrage – oder genauer gesagt, dieses Kriterium - gehe in "Rechnungsdatum" und trage hier das Kriterium ein: "Rechnungsdatum" in eckiger Klammer, dann brauche ich das Schlüsselwort "Wie", Rechnungsdatum und gehe nun hier oben auf "Abfrageparameter". Der Abfrageparameter, den ich hier eingebe, muss übereinstimmen mit dem in Klammer geschriebenen Begriff. Also "Rechnungsdatum". Ebenfalls wieder in Klammer gesetzt. Und nun gebe ich den Felddatentyp an. Standard ist natürlich wieder "Text", aber ich möchte ja hier abprüfen, ob das Datum korrekt eingeben wurde. Deswegen wähle ich hier "Datum und Uhrzeit", bestätige mit "OK", gehe auf "Ausführen", erhalte wieder das entsprechende Eingabedialogfeld und gebe nun ein: 6.04.2010, ein Rechnungsdatum, das es gibt. Ich klicke auf "OK" und Sie sehen, drei Datensätze werden angezeigt mit dem Rechungsdatum 6.04.2010. Übrigens: Sie müssen nicht die Abfrage öffnen und dann wieder ausführen. Es geht auch, wenn Sie auf "Alle aktualisieren" klicken, dann erscheint ebenfalls wieder "Rechnungsdatum" und wenn ich den "02.05.2010" eingebe, dann, sehen Sie, nun wird ein Datensatz angezeigt mit dem Rechnungsdatum "02.05.2010". Nachdem wir gesehen haben, dass es geklappt hat, klicke ich noch mal auf "Alle aktualisieren" und gebe bei Rechnungsdatum "Hallo" ein, klicke auf "OK" und Sie sehen: Jetzt wirkt sich die Überprüfung des Eingabeparameters aus. Ich bekomme eine Fehlermeldung: "Sie haben einen Wert eingegeben, der für dieses Feld nicht gültig ist. Sie haben möglicherweise Text in ein numerisches Feld eingegeben." Ich klicke auf "OK" und schreibe wieder ein Datum - "06.04.2010" - und, Sie sehen, die Abfrage klappt wieder. Zusammenfassend kann gesagt werden, dass die Abfrage von Daten mithilfe von Parametern natürlich bei wechselnden Bedingungen relativ flexibel gehalten werden kann.

Access 2010 für Profis

Lassen Sie sich anhand vieler praktischer Beispiele zeigen, wie Sie in Access 2010 eine Datenbank aufbauen und mit Abfragen, Formularen und Berichten auf Ihre Daten zugreifen.

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Erscheinungsdatum:28.09.2010

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