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Access 2010 für Profis

Datenverdichtung durch Gruppierung

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Durch eine Gruppierung der Daten lässt sich eine Reduzierung der angezeigten Daten erreichen. Hierzu werden die Funktionen Gruppierung und Summe eingefügt. Zudem sehen Sie in diesem Tutorial, wie Sie eine aufsteigende Sortierung der gruppierten Daten erreichen.

Transkript

Anders als in unserer Beispieldatenbank sind normalerweise in Datenbanken riesige Datenbestände vorhanden. Um daraus resultierende Informationen greifbar zu machen, gilt es, diese zu reduzieren und so darzustellen, dass das Ergebnis einigermaßen transparent ist. Eine Möglichkeit besteht darin, Daten zu kopieren. Bevor wir aber diese Daten kopieren, möchte ich nochmals in die Beziehungen gehen und bei den Beziehungen eine Tabelle hinzufügen, und zwar die Tabelle "Rechnungen". Diese Tabelle "Rechnungen" verbinde ich mit der Tabelle "Aufträge" über die Auftragsnummer. Ich ziehe die Auftragsnummer einfach hier in die Rechnungstabelle und versuche eine referenzielle Integrität  herzustellen, was mir auch gelingt. Danach schließe ich dieses Fenster wieder, speichere das Layout ab, und erstelle eine neue Auswahlabfrage. Dazu gehe ich auf "Erstellen" in den Abfrageentwurf, und hole mir die Tabelle "Kunden", die Tabelle "Aufträge", die Tabelle "Rechnungen" und die Tabelle "Auftragspositionen". Danach schließe ich das Auswahlfenster wieder, ordne meine Tabellen an, und füge nun die Felder "Kundennamen", "ID-Rechnungsnummer", dann das "Rechnungsdatum", und zuletzt noch das "Zahlungsdatum" hinzu. Dann benötige ich noch den entsprechenden  Betrag und diesen ermittle ich wieder mithilfe des Generators. Ich wechsle in die Tabellen - den Vorgang kennen Sie ja schon - und gehe auf die Auftragspositionen, nehme MengexEinzelpreis, klicke auf "OK" und ersetze "Ausdruck" durch "Gesamtpreis". Ich hätte hier natürlich auch "Rechnungsbetrag" schreiben können. Wenn ich mir das Ganze anschaue, dann sehen Sie, dass für jede Position ein Preis ausgewiesen wird. Das möchte ich natürlich nicht, denn ich möchte nur pro Rechnung einen Betrag haben. Ich wechsle zurück in die Ansicht, in der ich das ändern kann - also in die Entwurfsansicht - gehe dann hier oben auf Summen, wobei ich mich schon seit vielen Access-Versionen Frage, wieso diese Schaltfläche "Summen" heißt. Ich finde das äußerst irritierend, denn "Funktion" wäre hier wesentlich besser geeignet. Denn es wird mir keine Summe eingefügt, sondern hier unten erscheint ein weiterer Eintrag, der "Funktion" heißt. Ich kann zwar hier die Summe wählen, aber meiner Meinung nach, ist das eine falsche Bezeichnung, die einen Einsteiger durchaus verwirren kann. Diese Funktion "Gruppierung", die hier angegeben wird, gruppiert nach Kundenname, nach Rechnungsnummer, nach Rechnungsdatum, nach Zahlungsdatum - aber nach Preis möchte ich nicht gruppieren, sondern hier möchte ich tatsächlich eine andere Funktion wählen, und zwar die Funktion "Summe". Damit habe ich meine Daten schon reduziert und zwar durch die Gruppierung der angegebenen Felder. Nun möchte ich auch gerne noch entsprechend sortieren. Dazu gehe ich auf die Rechnungsnummer und wähle hier aus, er soll entsprechend aufsteigend sortieren, d. h. also von der kleinsten zur größten Rechnungsnummer. Das möchte ich mir anschauen. Ich klicke auf die Schaltfläche "Ausführen", und Sie sehen, die Anzahl der angezeigten Datensätze beträgt jetzt nur noch 15, und es wird nach Rechnungsnummer aufsteigend sortiert. Sie sehen, auch hier befindet sich keine doppelte Rechnungsnummer mehr. Die entsprechenden Preise sind zu einem Gesamtpreis zusammengefasst - genauer gesagt, es wurde gruppiert - und in der Gruppierung wurde dann entsprechend summiert, und das Ergebnis sehen Sie hier. Ich speichere nun diese Abfrage ab, und schließe sie. Als Name vergebe ich "QRY-Rechnungen anzeigen". Das mache ich deshalb, weil ich diese Abfrage zu einem späteren Zeitpunkt noch mal benötige. Zusammenfassend kann also gesagt werden, dass durch die Möglichkeit der Gruppierung Datensätze zusammengefasst werden. Wir könnten diese Gruppierung natürlich noch anders betreiben, indem wir weniger Felder anzeigen. Je weniger Felder angezeigt werden, desto mehr kann natürlich gruppiert werden, weil Kriterien für die Gruppierung fehlen, und dadurch ein höherer Gruppierungsgrad erreicht wird.

Access 2010 für Profis

Lassen Sie sich anhand vieler praktischer Beispiele zeigen, wie Sie in Access 2010 eine Datenbank aufbauen und mit Abfragen, Formularen und Berichten auf Ihre Daten zugreifen.

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Erscheinungsdatum:28.09.2010

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