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Löschabfragen

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Mit Hilfe einer Löschabfrage lassen sich auf einfache Weise auch wieder Daten aus einer Datenbanktabelle löschen. Mit Hilfe von eingegebenen Kriterien lässt sich der Wirkungsbereich einer solchen Löschabfrage einschränken, wie dieses Video zeigt.

Transkript

Mit Hilfe einer Löschabfrage lassen sich auf einfache Weise auch wieder Daten aus einer Datenbanktabelle löschen. Mit Hilfe von angegebenen Kriterien lässt sich der Wirkungsbereich einer solchen Löschabfrage dann auch einschränken. Diese Löschabfrage soll in der Datenbank "v2b Rechnungen" erstellt werden. Dazu erstellen Sie eine neue Abfrage und fügen die Tabelle "Rechnungen gestellt" hinzu. Das Dialogfenster können Sie gleich wieder schließen. Dann wählen Sie bei den Abfrage-Tools, die als kontextabhängige Registerkarte eingeblendet werden, "Löschen" aus, und unsere Abfrage wird nun zu einer Löschabfrage. Eine Löschabfrage ist wesentlich einfacher aufgebaut als die Abfragen, die Sie bisher kennen gelernt haben. Das einzige Kriterium, das hier von Interesse ist, ist das Kriterium, das das Löschen einschränkt. In unserem Fall soll das wieder das entsprechende Rechnungsdatum sein. Ich klicke also hier auf "Rechnungsdatum" doppelt. Und Sie sehen, hier unten wird das Feld und auch der Tabellenname entsprechend eingetragen. Nun brauche ich praktisch noch das Kriterium, und dieses Kriterium sei "Alle Rechnungen, die neuer sind als der 01.005.2010, sollen gelöscht werden". Ich gebe also ein: größer gleich, wieder das Rautezeichen, weil ein Datum folgt, 01.05.2010, abgeschlossen wieder mit dem Rautezeichen. Damit habe ich mein Kriterium eingegeben und ich könnte diese Löschabfrage speichern. Dazu gehe ich auf "Speichern" oder auf "Schließen". Die Änderungen möchte ich abspeichern und diese Abfrage heißt "qry Rechnungen löschen". Ich bestätige mit "OK". Sie sehen, diese neue Abfrage enthält das Symbol für "Löschen". Klicke ich jetzt doppelt auf diese Abfrage, so wird sie ausgeführt und Sie erhalten natürlich eine Warnung: "Sie sind dabei, eine Löschabfrage auszuführen, die Daten in Ihrer Tabelle ändern wird". Sie klicken auf "Ja", und dann bekommen Sie eine zweite Meldung: "Sie sind dabei 9 Zeilen aus der angegebenen Tabelle zu löschen". Das ist die Anzahl, die wir auch erwartet haben. Klicke ich jetzt auf "Ja", dann sehen Sie, die Löschabfrage wird ausgeführt, und in der Tabelle "Rechnungen gestellt" müssten nun alle Rechnungen gelöscht sein, die neuer sind als der 01.05.2010. Sie werden jetzt zurecht sagen: "Stimmt ja gar nicht, ich sehe die Rechnungen ja noch!" Sie sehen, nun erscheinen die Rechnungen als "gelöscht". Und wenn ich auf "Alle aktualisieren" klicke, dann wird diese Tabelle nochmals neu aufgebaut, und Sie sehen tatsächlich, dass diese Rechnungen aus dieser Tabelle entfernt wurden. Um den Vorgang abzuschließen, wechsle ich jetzt wieder in meine Datenbank "v2b Workshop AG", zunächst speichere ich das Layout in der alten Datenbank, gehe nun auf die Abfrage "qry Rechnungen anfügen", klicke hier doppelt, bestätige den Hinweis mit "Ja". Ich bin dabei 9 Zellen anzufügen, bestätige mit "Ja". Wenn ich jetzt wieder die Datenbank wechsle, in die Datenbank "v2b Rechnungen" gehe, dann sehen Sie, dass jetzt wieder die Rechnungen, die im Mai erstellt wurden, hinzugefügt wurden. Sie sehen also, dass Sie mit Hilfe dieser unterschiedlichen Abfragen Ihre Datenbank pflegen können, dass Sie Datensätze, die aus der Datenbank entfernt werden sollen, mit Hilfe von Löschabfragen entfernen können und dass Sie Datensätze, die neu hinzukommen müssen, mit Hilfe einer Anfügeabfrage bequem wieder hinzufügen können. Was ich Ihnen hier gezeigt habe, war nur der grundsätzliche Einsatz dieser Abfragen. Diese lassen sich natürlich noch wesentlich verfeinern, um die Daten in der gewünschten Transparenz darstellen zu können.

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Lassen Sie sich anhand vieler praktischer Beispiele zeigen, wie Sie in Access 2010 eine Datenbank aufbauen und mit Abfragen, Formularen und Berichten auf Ihre Daten zugreifen.

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Erscheinungsdatum:28.09.2010

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