Access 2010 für Profis

Anfügeabfragen

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Mit Hilfe einer Anfügeabfrage lassen sich Daten an bereits existierende Tabellen anfügen. Allerdings müssen die anzufügenden Daten der Struktur der Tabelle, an die sie angefügt werden sollen, entsprechen. Anderenfalls wird eine Fehlermeldung von Access angezeigt. Als Datenbasis wird in diesem Beispiel eine Textdatei verwendet. Denkbar sind aber natürlich auch andere Formate. Gezeigt wird auch die Speicherung des Importvorgangs in einer speziellen Datei und das Provozieren einer Fehlermeldung (Schlüsselverletzung).

Transkript

In diesem Video zeige ich Ihnen die Erstellung einer Anfügeabfrage. Eine Anfügeabfrage dient dazu, Daten an eine bereits existierende Tabelle anzufügen. Dabei müssen die Daten, die importiert werden, den Daten in der Tabelle entsprechen, sonst quittiert dies Access mit einer Fehlermeldung. Dies gilt sinngemäß natürlich auch bei einem Datenimport aus einer Fremddatei, beispielsweise einer Textdatei. Diesen Import nehme ich zuerst vor. Dazu klicke ich auf "Externe Daten", wähle die Textdatei aus, durchsuche meine Verzeichnisse nach diesen Daten - hier handelt es sich übrigens um die Textdatei "Neue Rechnungen",  die ich hier öffne, und die Inhalte dieser Datei sollen an meine existierende Tabelle "Rechnungen" angefügt werden. Ich klicke auf "OK" und Access teilt mir mit, dass die Tabelle, an die ich die Daten anfügen möchte, derzeit geöffnet ist. Allerdings ist Access so benutzerfreundlich programmiert, dass ich nicht aus diesem Vorgang herausgehen muss, sondern Access fragt, ob es die Tabelle schließen und die entsprechenden Änderungen speichern soll. Ich bestätige das mit "Ja". Dann bekomme ich die Ansicht des Inhalts der Textdatei. Übrigens sollten Sie immer darauf achten, dass die Feldnamen, die sich hier oben befinden, identisch sind mit den Feldnamen, die sich in der Datenbank-Tabelle befinden und zwar ganz identisch. Das heißt, ein Zahlendreher würde dazu führen, dass dieser Import abgebrochen wird. Ich gehe auf "Weiter", übernehme die erste Zeile als Feldnamen, gehe dann nochmals auf "Weiter" und stelle das Ganze fertig. In dem Moment, in dem ich diese Meldung bekomme, ist der Import erfolgreich abgeschlossen worden. Jetzt habe ich die Möglichkeit, diese Importschritte zu speichern. Ich könnte hier einen Namen vergeben und ich habe weiter die Möglichkeit zu beschreiben, was hier importiert wird, beispielsweise neue Rechnungen aus einer Textdatei. Diesen Import speichere ich und damit ist der Import fertig gestellt, ich öffne die Tabelle Rechnungen und kann mich nun vergewissern, dass hier insgesamt sechs neue Datensätze angefügt wurden. Dies war allerdings nur die  Vorbereitung für die eigentliche Aufgabe, das Erstellen einer Anfügeabfrage mit anschließendem Anfügen der Daten an eine existente Tabelle. Natürlich kann ich diese Anfügeabfrage neu erstellen. Da eine Anfügeabfrage aber einer Tabellenerstellungsabfrage in vielen Punkten gleicht, kann ich diese Tabellenerstellungsabfrage auch einfach kopieren. Dazu markiere ich diese Abfrage, wähle "Kopieren", dann "Einfügen", und nun muss ich einen Namen vergeben, dieser Name soll lauten "Query Rechnungen anfügen" und dann soll es sich auch nicht mehr um eine Kopie handeln, sondern um eine neue Abfrage. Ich bestätige das mit "OK" und bekomme eine Abfrage mit dem Namen "Query Rechnungen anfügen". Aber, wie gesagt, diese sollte natürlich keine Erstellungsabfrage sein, deswegen muss ich den Typ entsprechend abändern. Dazu klicke ich mit der rechten Mouse Taste auf die "Tabelle Query-Rechnungen anfügen", wechsle in die Entwurfsansicht, und nun ist es ein Leichtes zu sagen, das soll keine Tabellenerstellungsabfrage sein, sondern eine Anfüge-Abfrage. Ich klicke auf "Anfügen", was sich nicht ändert, ist der Name der Datenbank. Was sich in unserem Fall ändert ist der Name der Tabelle, denn diese Tabelle hatten wir ja von Query-Rechnungen gestellt auf "TBL-Rechnungen gestellt" umbenannt. Das wird uns auch angezeigt, sobald wir hier auf das Auswahlsymbol gehen. Ich klicke auf "OK", und damit ist eigentlich soweit alles fertig. Nun hätte ich die Möglichkeit, da meine Abfrage  abgespeichert ist, diese Abfrage sofort auszuführen. Ich klicke hier auf "Ausführen" und nun passiert Folgendes: Es werden alle 31 Datensätze, die sich jetzt in meiner Tabelle "Rechnungen" befinden, angefügt. Das kann man natürlich so machen, man könnte allerdings auch noch eine entsprechende Einschränkung vergeben; aus diesem Grund breche ich an dieser Stelle ab und werde ein Kriterium vergeben, so dass nicht alle existenten Datensätze überschrieben werden. Die Rechnungen die übertragen werden sollen, stammen alle aus dem Mai und aus diesem Grund habe ich die Möglichkeit hier ein Kriterium einzugeben und zwar möchte ich gerne nur Rechnungen übertragen, die größer sind und nun kommt das Raute Zeichen. Mit Hilfe des Raute Zeichens habe ich die Möglichkeit ein  Datum entsprechend einzugeben, also "#01.05.2010". Das Ganze wird wieder in eine Raute eingeschlossen. Damit habe ich mein Kriterium vergeben, und wenn ich jetzt nochmal die Abfrage starte, indem ich auf "Entwurf" klicke, "Ausführen", dann sehen Sie, ich bekomme die Meldung: "Sie sind dabei 9 Zeilen anzufügen. Sobald Sie auf JA geklickt haben, können Sie die Änderung nicht mehr rückgängig machen". Wir haben also die anzufügenden Datensätze von 31 auf 9 reduziert. Ich klicke auf "Ja". Nun bekomme ich allerdings nochmals eine Fehlermeldung und zwar kann ich 2 Datensätze wegen Schlüsselverletzungen nicht anfügen. Das heißt also, hier gibt es ein Problem mit dem Primärschlüssel. Ich bestätige allerdings trotzdem mit "Ja" und übertrage diese Daten entsprechend in die anderen Datenbank. Meine Abfrage speichere ich jetzt und wechsle in die Datenbank V2B "Rechnungen", öffne die Tabelle und Sie sehen, ich habe hier 31 Datensätze, von denen mir insgesamt 7 Datensätze angefügt wurden. Da sich in meiner Tabelle "Rechnungen gestellt" bereits zwei Datensätze befanden, die im Mai als Rechnung gestellt wurden, hat die referentielle Integrit1ät verhindert, dass beim Hinzufügen der Datensätze eine Redundanz, also ein doppeltes Auftreten dieser Datensätze vorkommen könnte. Mittels einer Löschabfrage werden wir alle Datensätze, die im Mai in Rechnung gestellt wurden, löschen und anschließend die Daten nochmal anfügen und Sie sehen, dann fehlt die Fehlermeldung und es werden insgesamt 9 Datensätze korrekt übertragen.

Access 2010 für Profis

Lassen Sie sich anhand vieler praktischer Beispiele zeigen, wie Sie in Access 2010 eine Datenbank aufbauen und mit Abfragen, Formularen und Berichten auf Ihre Daten zugreifen.

7 Std. 24 min (123 Videos)
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Erscheinungsdatum:28.09.2010

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