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Aktualisierungsabfragen

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Tabelleninhalte können Sie mit einer Aktualisierungsabfrage updaten. Damit lassen sich mit Hilfe des Abfrageentwurfs Werte aus einer Tabelle in eine andere Tabelle übernehmen oder Werte mit Hilfe eines Faktors neu berechnen. Auch hier leistet der Generator wertvolle Hilfe und erspart viel Tipparbeit.

Transkript

Um Daten in einer Tabelle zu aktualisieren, benötige ich eine spezielle Abfrage, eine sogenannte Aktualisierungsabfrage. Diese Aktualisierungsabfrage erstelle ich in der Registerkarte "Erstellen", wähle den "Abfrageentwurf" und hole mir die Tabellen, die ich für diese Aktualisierung benötige. Das ist zum einen die Tabelle "Auftragspositionen" und zum anderen die Tabelle "Artikel", in der sich die Einzelpreise befinden. Diese beiden Tabellen werden wieder automatisch miteinander verbunden, weil das in den Beziehungen so festgelegt wurde. Für die weitere Bearbeitung benötige ich die Tabellenanzeige nicht mehr, die schließe ich und dann ändere ich den Typ meiner Auswahlabfrage in eine Aktualisierungsabfrage. Dadurch ändern sich auch hier unten die angezeigten Felder. Nun muss ich bei "Feld" den Namen des Feldes eintragen, das aktualisiert werden soll. In unserem Fall ist das der Einzelpreis. Also nehme ich den Einzelpreis und ziehe den einfach hier nach unten. Damit erspare ich mir viel Tipparbeit. Aktualisiert werden muss das Ganze durch den Einzelpreis, der sich bei "Artikel" befindet. Diesen kann ich nun entweder manuell eintragen - allerdings muss ich den Namen der Tabelle davor schreiben - oder ich greife wieder auf den Generator zurück, gehe in die Ausdruckselemente, öffne die Tabellen, markiere die Tabelle "Artikel" und klicke hier doppelt auf Einzelpreis. Klicke ich auf "OK", so wird der Name der Tabelle und der Name des Feldes hier entsprechend übernommen. Möchte ich das Ergebnis sehen, so klicke ich auch hier auf "Ausführen". Da bekomme ich eine Warnmeldung, dass ich dabei bin, 350 Zeilen zu aktualisieren. Diese Aktualisierung erfolgt nicht nur sehr schnell sondern man kann natürlich auch sehr schnell etwas kaputt machen. Denn die Daten werden aktualisiert und wenn Sie nicht vorsichtig sind, dann werden natürlich gefüllte Felder durch leere Felder überschrieben. Das ist hier nicht der Fall, ich bestätige mit "Ja" und die Abfrage wird ausgeführt. Ich kann mir das Ergebnis mal betrachten und Sie sehen: Hier wurden alle Felder mit 960 ausgefüllt. Das irritiert natürlich, aber machen Sie sich bitte da keine Gedanken. Wenn Sie wieder zurückgehen in die Entwurfsansicht und  speichern diese Abfrage oder schließen Sie und speichern Sie dann unter dem Namen "QRY Aktualisierung Einzelpreise", klicken dann auf "OK", dann wird diese Abfrage gespeichert und Sie sehen auch, sie unterscheidet sich vom Symbol von meiner normalen Auswahlansicht. Diese Auswahlansicht rufe ich jetzt auf und Sie sehen, die Einzelpreise wurden ausgefüllt und damit habe ich auch die Berechnung meiner Gesamtpreise so, wie ich oder Sie sich das vielleicht vorgestellt haben. Ich fasse noch einmal zusammen: Mit Hilfe einer Aktualisierungsabfrage lässt sich viel Zeit sparen, wenn die zu aktualisierenden Daten bereits in einer anderen Tabelle vorhanden sind. Gleiches würde bspw. gelten, wenn Sie eine Abfrage erstellen und möchten meinetwegen die Preise um einen bestimmten Prozentsatz anheben. Dann multiplizieren Sie lediglich in der Abfrage den bisherigen Einzelpreis mit dem gewünschten Faktor.

Access 2010 für Profis

Lassen Sie sich anhand vieler praktischer Beispiele zeigen, wie Sie in Access 2010 eine Datenbank aufbauen und mit Abfragen, Formularen und Berichten auf Ihre Daten zugreifen.

7 Std. 24 min (123 Videos)
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Erscheinungsdatum:28.09.2010

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