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Auswahlabfragen

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In diesem Video lernen Sie, wie Sie mit dem Abfrageentwurf arbeiten: Erstellen einer Auswahlabfrage, Daten sortieren, Daten filtern, Erstellen eines berechneten Felds unter Verwendung des Ausdrucksgenerators und das Ausführen der Abfrage – das sind nur einige der Themen in diesem Film.

Transkript

Abfragen sind das Salz in der Suppe bei der Arbeit mit Datenbanken. Dabei unterscheidet man verschiedene Arten von Abfragen, bspw. Auswahlabfragen, die in diesem Video behandelt werden, Aktualisierungsabfragen, Tabellenerstellungsabfragen, Anfügeabfragen und auch Parameterabfragen. Doch beginnen wir zunächst mit den Auswahlabfragen. Ich habe die Datenbank "V2B_WorkshopAG" geöffnet, gehe nun in "Registerkarte erstellen" und wähle hier "Abfrageentwurf". Ich könnte natürlich auch mit dem "Abfrageassistenten" beginnen, aber ich möchte Ihnen zunächst zeigen, wie man eine Abfrage händisch, also manuell, erstellt. Dazu klicke ich auf "Abfrageentwurf" und bekomme eine Liste der vorhandenen Tabellen angezeigt. Nun nehme ich mir wieder die 4 Tabellen "Kunden", "Aufträge", "Auftragspositionen" und "Artikel", und Sie sehen, ein Teil der Arbeit ist bereits getan. Die Verbindung muss ich nicht nochmal separat herstellen, denn diese hatte ich bereits bei den Beziehungen hergestellt. Das ist einer der Vorteile, wenn Sie bereits bevor Sie Abfragen erstellen, die Beziehungen festlegen. Nun möchte ich gerne eine Übersicht über meine Aufträge erstellen. Dazu benötige ich den Kundennamen. Nun habe ich zwei Möglichkeiten, entweder ich nehme den Kundennamen, klicke ihn mit der linken Maustaste an und ziehe ihn hier nach unten, oder aber ich klicke doppelt auf das entsprechende Feld, und dieses Feld wird unten automatisch platziert. Nach dem Auftragsdatum benötige ich noch Dinge aus meiner Tabelle "Artikel", und zwar den Artikelnamen, die Artikelbezeichnung. Nun sehen Sie: Es gibt zweimal "Einzelpreis". Einmal bei den "Auftragspositionen" und zum anderen in der Tabelle "Artikel". Hierbei handelt es sich nicht um redundante Daten, sondern der Preis, der sich in der Tabelle "Artikel" befindet, könnte bspw. der reguläre Preislisten-Preis sein, und der Preis, der sich in den "Auftragspositionen" befindet, ein verhandelter, auftragsbezogener Preis sein kann. Also benötige ich den Einzelpreis aus den Auftragspositionen und dann noch die Menge. Jetzt wäre es natürlich besser, die Menge stünde vor dem Einzelpreis. Das könnte ich auf zwei Arten regeln: Entweder ich ziehe die Menge hier nach unten vor den Einzelpreis, oder ich klicke wieder doppelt, markiere die Menge, drücke jetzt die linke Maustaste, halte diese gedrückt und schiebe die Menge zwischen "Artikelbezeichnung" und "Einzelpreis".  Um ein wenig Platz zu gewinnen, schließe ich das "Eigenschaften"-Blatt. Nun brauche ich noch meinen "Gesamtpreis". In früheren Versionen war es so, dass ich diesen Gesamtpreis immer in einer Abfrage erstellen musste. Nun gibt es in Microsoft Access seit dieser Version ein Feld, das sich "berechnet" nennt, so dass ich bereits innerhalb einer Tabelle diesen Gesamtpreis hätte berechnen können. Zur Berechnung des Gesamtpreises möchte ich auf ein wenig Komfort zurückgreifen und starte aus diesem Grund den "Generator", und mit Hilfe dieses Generators habe ich die Möglichkeit, entsprechende Feldberechnungen vorzunehmen. Ich öffne hier die "Ausdruckselemente", speziell meine Datenbank "V2B_WorkshopAG". Hier sehe ich jetzt meine verfügbaren Tabellen, und ich möchte gerne Felder aus den Auftragspositionen haben. Ich klicke die Tabelle "Auftragspositionen" an und es erscheinen "Menge" und "Einzelpreis". Nun klicke ich doppelt auf "Menge". Die Menge wird hier oben einschließlich des Tabellennamens eingetragen, und diese Menge möchte ich mit dem Einzelpreis multiplizieren. Ich gebe also das Multiplikatorzeichen ein, das Sternchen, klicke dann doppelt auf "Einzelpreis" und damit ist eigentlich alles schon geregelt. Ich brauche jetzt nur noch auf "OK" klicken, und dieser Ausdruck wird in meine Abfrage übernommen. Und dies ist wörtlich zu nehmen: Das Feld würde jetzt tatsächlich "Ausdruck1" heißen. Das möchte ich nicht; ich möchte einen anderen Namen für die Bezeichnung verwenden. Dazu markiere ich den Text "Ausdruck1" und überschreibe ihn mit "Gesamtpreis".  Damit habe ich die Abfrage fertiggestellt und kann nun das Ergebnis betrachten. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten - entweder ich gehe auf "Ansicht" und "Datenblattansicht", oder ich klicke einfach auf das rote Ausrufezeichen "Ausführen" und mir wird meine Abfrage bzw. werden die Daten, die aus dieser Abfrage resultieren, angezeigt. Doch das Ergebnis entspricht nicht ganz dem, was ich erwartet habe, denn es gibt noch keine Einzelpreise bei den Auftragspositionen. Entsprechend lautet natürlich der Gesamtpreis ebenfalls "0". Das muss ich nachholen, und das werde ich auch sofort durchführen, und zwar mit Hilfe einer sogenannten "Aktualisierungsabfrage". Zusammenfassend kann gesagt werden, dass sich Tabellen über ihre Schlüsselbegriffe miteinander verknüpfen lassen. Einfacher geht es, wenn diese Verknüpfungen bereits in den Beziehungen geregelt wurden. Habe ich die Beziehungen hergestellt, kann ich aus den zur Verfügung stehenden Feldern die auswählen, die in meiner Abfrage enthalten sein sollen. Bevor ich jedoch mit einer neuen Abfrage beginne, speichere ich die soeben erstellte Abfrage ab. Dazu klicke ich mit der rechten Maustaste auf den "Registerkarten"-Reiter und klicke auf "Speichern" oder "Schließen". Dann werde ich gefragt, ob ich die Änderungen speichern möchte: Ja, das möchte ich machen. Und genauso wie Sie Tabellen mit dem Präfix "tbl" beginnen lassen, sollten Sie Abfragen mit "qry" - für "query" - beginnen. Das war unsere erste Ansicht, oder unsere Übersicht, nennen wir es "Aufträge Übersicht". Dann bestätigen Sie mit "OK", und Sie sehen, ein neues Objekt wird hier angezeigt, nämlich unsere "Aufträge-Übersicht" und wenn das auch noch richtig geschrieben wird, dann kann man es auch sehr gut erkennen. Ich verwende übrigens grundsätzlich keine Umlaute bei Tabellennamen oder bei Objektnamen allgemein. Es ist besser, wenn man entsprechende Umlaute - weil diese im Englischen Sonderzeichen sind - vermeidet.

Access 2010 für Profis

Lassen Sie sich anhand vieler praktischer Beispiele zeigen, wie Sie in Access 2010 eine Datenbank aufbauen und mit Abfragen, Formularen und Berichten auf Ihre Daten zugreifen.

7 Std. 24 min (123 Videos)
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Erscheinungsdatum:28.09.2010

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