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Access 2010 für Profis

Daten aus anderen Quellen importieren

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Lernen Sie in diesem Video, wie Sie den Datenimport in eine vorhandene und in neu erstellte Tabellen durchführen. Dabei müssen Sie die Datenquelle und den Typ der Datenquelle auswählen, aus der die Daten stammen. Hilfreich zur Seite steht Ihnen dabei die Verwendung des Textimportassistenten.

Transkript

In diesem Video lernen Sie, wie Sie Daten aus anderen Datenquellen importieren können. Insbesondere dann, wenn Daten bereits in anderen Datenquellen vorhanden sind, ist es nicht nötig, diese Daten nochmals von Hand einzugeben. Ich werde Ihnen zeigen, wie Sie Daten in eine bereits existierende Tabelle, die Tabelle "Kunden", eingeben können oder wie Sie Daten in neue Tabellen einfügen. Zunächst werde ich die Tabelle "Test", die ihre Schuldigkeit getan hat, löschen. Dazu ist es wichtig, dass diese Tabelle nicht mehr angezeigt wird, sonst wäre der Löschvorgang nicht erfolgreich. Ich drücke die rechte Maustaste, klicke auf "Löschen" und nach einer Rückfrage wird diese Tabelle entfernt. Um die Daten zu importieren stehen mir 2 Möglichkeiten zur Verfügung. Möglichkeit 1: Ich gehe auf die Registerkarte "Externe Daten" und wähle aus, woher die Daten kommen sollen. Möglichkeit 2: Ich bleibe in der Registerkarte "Start", gehe mit der rechten Maustaste auf "Tabelle Kunden" und wähle hier den Befehl "Importieren" aus. Angezeigt werden mir die Möglichkeiten, woher meine Daten importiert werden. Meine Daten befinden sich im Moment in einer Textdatei, aus diesem Grund wähle ich "Textdatei" aus und ich benötige jetzt natürlich noch das Unterverzeichnis, in dem sich diese Dateien befinden. Dazu gehe ich auf "Durchsuchen" und wähle die Tabelle "Kunden" aus, die hier als Textdokument vorliegt. Ich klicke auf "Öffnen" und er zeigt mir hier die Datei entsprechend an. Nun habe ich die Möglichkeit, die Daten in eine neue Tabelle zu importieren oder die Daten an eine existierende Tabelle anzufügen. Dann klicke ich  auf "OK", und der Inhalt der Textdatei wird angezeigt. Hier stehen 2 Möglichkeiten zur Verfügung, wie die Daten angeliefert werden: Einmal mit Trennzeichen oder mit fester Breite. Access hat erkannt, dass es sich hier um Daten mit Trennzeichen handelt, das Trennzeichen ist hier das Semikolon. Ich klicke nun auf "Weiter" und Access hat dieses Trennzeichen auch richtig erkannt. Die erste Zeile enthält die Feldnamen, ich klicke auf das Kontrollfeld "Erste Zeile enthält Feldnamen" und der Feldname wird aus den Daten heraus in die Überschrift bzw. in die Feldnamen übernommen. Ich klicke auf "Weiter" und die Daten werden in die bereits angegebene Tabelle Kunden importiert. Nachdem ich  auf "Fertigstellen" geklickt habe, dürfte einem Import nichts mehr im Wege stehen. Ich erhalte auch eine entsprechende Meldung und könnte diese Importschritte abspeichern, sofern ich mehrfach Neukunden auf diese Art und Weise importieren wollte. Das ist im Moment - zumindest in unserem Beispiel - nicht der Fall, deshalb klicke ich auf "Schließen" und der Vorgang ist beendet. Um festzustellen, ob die Daten auch richtig importiert wurden, klicke ich doppelt auf "Tabelle Kunden" und meine Daten werden entsprechend angezeigt. Da bei der ID Kundennummer keine doppelten Daten vorhanden waren, haben wir auch keine Fehlermeldung beim Import der Daten erhalten, denn der Primärschlüssel ist nach wie vor gesetzt. Sie können das kontrollieren, indem Sie in die Entwurfsansicht gehen und Sie sehen hier, der Schlüssel steht, nach wie vor, vor unserer Kundennummer. Nun sollen auch die anderen Dateien importiert werden - dieses Mal wähle ich den Weg über "Externe Daten", klicke auf "Textdatei" und bekomme wieder das entsprechende Fenster, das mir vorher auch angezeigt wurde. Ich klicke auf "Durchsuchen" und wähle nun die Tabelle "Anrede" aus, klicke auf "Öffnen". Dieses Mal möchte ich die Quelldaten in eine neue Tabelle importieren, diese Tabelle soll ebenso wie die Textdatei TBL-Anrede heißen. Ich habe auch hier wieder Trennzeichen vorliegen. Ich gehe weiter, die erste Zeile enthält den Feldnamen. Ich klicke auf "Weiter", das erste Feld, ID Anrede - Sie sehen es an der Bezeichnung, es soll ein Primärfeld sein - im Moment steht hier indiziert: "Duplikate möglich". Nun könnte ich hier auswählen, dass ich das gerne ohne Duplikate hätte. Ebenso könnte ich auswählen, ob ein Feld  importiert werden soll oder nicht. Diese Option stand mir zuvor nicht zur Verfügung, weil die Daten in bereits existente Strukturen importiert wurden. Ich gehe auf "Weiter". Nun habe ich auch hier die Möglichkeit, einen Primärschlüssel zu wählen. Access kann diesen Primärschlüssel selbst hinzufügen. Das wollen wir natürlich nicht, sondern wir haben hier bereits eine Primärschlüssel. Deswegen wählen wir auch hier die zweite Option an. Das soll ID Anrede sein. Ich klicke auf "Weiter", und meine Tabelle wird importiert in TBL-Anrede. Ich ändere lediglich hier den ersten Buchstaben vom Groß- auf Kleinschreibung, klicke auf "Fertigstellen", und die Daten werden importiert. Ich schließe das Ganze ab, und ein Blick auf die Anrede zeigt mir, dass die Daten richtig importiert wurden. Ich wiederhole nun diesen Vorgang für alle anderen Tabellen; am prinzipiellen Vorgang ändert sich dabei nichts. Dieser Import klappt reibungslos, bis auf 2 Dateien: Die Tabelle "Artikel" und die Tabelle "Auftragspositionen". Zunächst importiere ich die Tabelle "Artikel" und bei der Tabelle "Artikel" habe ich einen Fehler gemacht. Ich habe nämlich für 2 unterschiedliche Artikel die gleiche Artikelnummer vergeben. Access merkt dieses natürlich beim Import. Wenn ich sage, es sind keine Duplikate möglich und ich weitergehe und sage, ich möchte gerne einen Primärschlüssel auf die Artikelnummer setzen, dann bekomme ich, spätestens wenn ich auf "Fertigstellen" klicke, eine entsprechende Fehlermeldung: "Die von Ihnen gewünschten Änderungen an der Tabelle konnten nicht vorgenommen werden, da der Index, der Primärschlüssel oder die Beziehung mehrfach vorkommende Werte enthalten würde.". In unserem Fall ist es also der Primärschlüssel. Klicke ich auf "OK" wird zwar der Import durchgeführt - aber ich wähle die Tabelle "Artikel" aus, öffne sie, gehe in die Entwurfsansicht, und Sie sehen, für die Artikelnummer wurde kein Primärschlüssel vergeben. Bei den Artikelnummern sehen Sie, dass der Schlüssel 100104 bei den Artikelnummern zweimal vorkommt für 2 unterschiedliche Produkte. Nun habe ich 2 Möglichkeiten. Ich könnte entweder einen dieser Datensätze löschen, oder ich ändere die Artikelnummer so ab, dass sie nicht doppelt vorkommt. D. h., ich ändere den zweiten Prozessor ab in 100100. Wenn ich nun wieder in die Entwurfsansicht gehe und einen Primärschlüssel für die Artikelnummer wähle, das Ganze speichere und schließe, so sehen Sie, es taucht keine Fehlermeldung mehr auf . Das zweite Problem taucht beim Import der Datei Auftragspositionen auf. Hier haben wir zwar vom Prinzip her keine doppelten Datensätze, aber dennoch Dubletten, die wir durch den Einsatz eines kombinierten Primärschlüssels verhindern können. Ich rufe die Auftragspositionen auf, klicke auf "Öffnen", gehe durch das übliche Prozedere, und Sie sehen: Hier gibt es selbstverständlich mehrere Auftragsnummmern, und es gibt natürlich auch mehrere Positionsnummern innerhalb eines Auftrages. Durch Kombination von Auftragsnummer und Positionsnummer wird der Datensatz wieder eindeutig. Wenn ich also jetzt weitergehe, darf ich hier nicht auf "Keine Duplikate" umschalten, genauso wie bei "ID Position". Und bei der Frage nach dem Primärschlüssel muss ich die Option "Kein Primärschlüssel" auswählen. Ich gehe dann weiter, stelle das ganze fertig, und werde jetzt nachträglich den Primärschlüssel vergeben. Ich öffne die Tabelle "Auftragspositionen", gehe über "Start" auf "Entwurfsansicht", markiere die beiden obersten Zeilen, "ID Auftragsnummer" und "ID Position" und klicke dann auf "Primärschlüssel". Das heißt, ich habe jetzt einen kombinierten Primärschlüssel vergeben. Wenn ich das Ganze schließe und speichere, dann sehen Sie: Auch diese Änderung übernimmt er ohne Probleme. In diesem Video haben Sie gesehen, wie externe Daten in eine bereits vorhandene Tabelle importiert werden können, und wie sich Daten, die aus externen Datenquellen stammen als Tabellen in Access abspeichern lassen.

Access 2010 für Profis

Lassen Sie sich anhand vieler praktischer Beispiele zeigen, wie Sie in Access 2010 eine Datenbank aufbauen und mit Abfragen, Formularen und Berichten auf Ihre Daten zugreifen.

7 Std. 24 min (123 Videos)
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Erscheinungsdatum:28.09.2010

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