Excel 2016: Daten abrufen und transformieren

Genial: Analyse von Ordnern

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Sie sollten für eine Umstellung wissen, wie viele Office-Vorlagen und Office-Dokumente sich auf dem Server befinden. Doch wie kommt man effizient an die Antwort. Der Windows Explorer wäre viel zu umständlich. Auch hier heißt die Lösung Abfrage-Editor.
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Transkript

Sie sollten für eine Umstellung wissen, wie viele Office-Vorlagen und Office-Dokumente sich auf dem Server befinden. Aber wie kommt man effizient an die Antwort? Windows Explorer? Nein, viel zu umständlich. Auch hier heißt die Lösung Abfrage-Editor. Ich möchte also von meinem kompletten Server oder in meinem Beispiel von einem kompletten Projektordner mit ganz vielen Unterordnern eine Analyse machen über die Dateien. Ich wechsle dazu auf Daten, sage Neue Abfrage Aus Datei. Und jetzt hier Aus Ordner. Ich kann den Pfad hier reinkopieren oder hier über Durchsuchen wechsle ich jetzt auf das entsprechende Laufwerk oder Server-Laufwerk in Ihrem Fall vielleicht. Wähle das entsprechende Projekt aus, das ich nun analysieren möchte, und zwar inklusive der Unterordner. OK. Und nochmal OK. Die Daten werden nun in den Editor geladen und ich kann beginnen mit Überarbeiten. Die erste Spalte brauche ich zum Beispiel nicht. Die entferne ich gleich mal. Dann haben wir Dateinamen, Extension, die brauchen wir ganz sicher. Dann die verschiedenen Datumsfelder, wann wurde es kreiert, geändert, das könnte auch spannend sein. Hier hinten habe ich aber noch weitere Attribute des Files. Ich klappe da oben auf. Nämlich möchte ich noch wissen, ob das ein verstecktes File ist, also ein Hidden file. Und die Dateigröße, die interessiert mich in meiner Analyse auch. Das Häkchen hier kann ich entsprechend wieder rausnehmen. OK. Jetzt habe ich die Daten. Jetzt könnte ich bereits beginnen mit der Auswertung zum Beispiel per Pivot. Vielleicht noch den Namen. Das könnten ja jetzt unter Umständen Zehntausende, Hunderttausende von Dateien sein. Darum würde ich jetzt hier empfehlen, weil es ganz viele sein könnten, hier ein Schließen & laden in zu machen, zu sagen, ich möchte Nur Verbindung erstellen, und Diese Daten dem Datenmodell hinzufügen. Ich sage jetzt Laden. Das heißt, ich muss diese Dateien nicht sichtbar hier in Excel haben. Die möchte ich ja kaum ausdrucken. Sie sehen, bei mir sind es jetzt nur 333. Aber beim Server sind das locker dann 50.000, 100.000, oder mehr Datensätze. Ich möchte jetzt eine Pivot daraus erstellen. Gehe also auf Einfügen PivotTable und sage, ich möchte Das Datenmodell dieser Arbeitsmappe verwenden. Ich sehe nun meine Abfrage mit den entsprechenden Feldern. Ich möchte jetzt pro Extension eine Auswertung haben, wie viele Dateien es da gibt. Darum setze ich das Häkchen, dass das in die Zeilenbeschriftung kommt, und ziehe Extension zusätzlich in die Werte, damit er auch zählt, wie viele Dateien das sind. Was interessiert mich noch? Die File-Größe haben wir gesagt. Da setze ich auch noch das Häkchen und ziehe es hier rüber. Ich möchte hier nämlich die Summe haben. Jetzt funktioniert das aber nicht. Was habe ich falsch gemacht? Wahrscheinlich in den Daten was vergessen. Kein Problem. Ich mache auf der Abfrage nochmal einen Rechtsklick, sage Bearbeiten. Gehen wir zur Größe. Rechtsbündig ist es. Aber Sie sehen, wir haben den Dateityp nicht überarbeitet. Hier steht Beliebig, das ist immer schlecht. Besser ist, wenn wir hier sagen, ich möchte Ganze Zahl haben, dass das ganze Zahlen sind. Mir fällt auch gerade auf, dass die Daten natürlich sehr groß sind, weil das sind ja keine Megabytes, sondern Kilobytes. Wäre vielleicht gut, wenn wir das noch in einer zusätzlichen Spalte durch 1024 teilen würden. Dann hätten wir nämlich Megabytes. Wäre vielleicht einfacher zu lesen. Also machen wir Spalte hinzufügen Das neue Feld soll heißen MB. Und rechnen soll er [Size]/1024. OK. Schon haben wir die entsprechende Spalte. Da wäre es vielleicht schön, wir würden diese noch runden auf eine Kommastelle. Also wechseln wir auf Transformieren, wählen hier hinten Runden, und zwar kaufmännisch Runden, die unterste Funktion. Auf 1 Kommastelle. OK. Sie sehen, jetzt haben wir eine Spalte, die sich dann besser auswerten lässt und besser lesen lässt. Ich gehe über Start nun mit Schließen & laden wieder in Excel. Nehme das Feld hier unten rechts raus und ziehe das neue Feld rein, das wir korrigiert haben. Und schon haben wir die entsprechenden Angaben der Megabytes, sehen, wie viele Files das wirklich sind. Sie sehen, das ging ganz schnell. Genial, was der Abfrage-Editor alles kann. Hätten Sie gedacht, dass auch solche Auswertungen möglich sind?

Excel 2016: Daten abrufen und transformieren

Nutzen Sie das Werkzeug „Daten abrufen und transformieren“ (früher Power Query) für den komfortablen Import von Daten aus verschiedensten Quellen und deren Aufbereitung.

3 Std. 22 min (43 Videos)
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