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Excel 2016: Daten abrufen und transformieren

Beziehungen: Schluss mit SVERWEIS!

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Sie möchten Daten aus verschiedenen Tabellen oder Datenquellen verbinden? Kein Problem – mit dem Abfrage-Editor geht das auch ohne SVERWEIS.
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Transkript

Sie möchten Daten aus verschieden Tabellen oder Datenquellen verbinden? Kein Problem! Ab Excel 2013 geht das auch ohne S-Verweis. Ich zeige Ihnen nun zwei Wege, wie Sie diese Aufgabe lösen können. In unserem ersten Beispiel haben wir hier eine ganz normale Tabelle. Diese Daten kommen also nicht von einer Abfrage, sondern die wurden hier hinein kopiert oder hier eingegeben. Ich möchte aus diesen Daten eine Pivot-Tabelle bauen und diese möchte ich pro Kategorie anzeigen lassen. In meinen Grunddaten habe ich hier hinten zwar einen Kategorie-Code, aber nicht den Kategorie-Namen. Diese weiß ich, habe sie auch hier auf einer weiteren Tabelle aufgelistet, all die verschiedenen Kategorie-Codes mit Texten, die es gibt. Jetzt müsste ich ja, hier drüben in den Grunddaten, eventuell eine Hilfsspalte machen, wo ich zum Beispiel mit der S-Verweis Funkion die Information dazuholen könnte. Früher hat man es so gemacht. Ab Excel 2013 würde ich es Ihnen nicht mehr auf diesem Weg empfehlen, weil Sie wissen selber, diese S-Verweis Formeln müssen gepflegt sein, die brauchen Performance, darum machen wir es über Beziehungen. Dass das möglich ist, müssen beide Tabellen als Tabellen formatiert sein. Das heißt, Sie müssen in die Tabelle klicken und hier Als Tabelle formatieren. Bei dieser Tabelle wurde das bereits gemacht. Bei der zweiten Tabelle hier noch nicht. Das ist also die Grundvoraussetzung, dass das geht, weil ich zeige es Ihnen schnell, wenn Sie auf Daten gehen, wo wir nachher den Befehl Beziehungen abrufen, ist der nicht aktiv. Das geht also nur mit solchen Tabellen, die Sie als Tabelle formatiert haben. Ich wechsele also auf Start, mache das hier auch noch schnell Als Tabelle formatieren nehme hier irgendeins, und bestätige mit Ok. Gebe dieser Tabelle gleich auch einen entsprechenden Namen hier oben. tbl_Kat für Kategorien. Die andere habe ich auch schon benannt und die heißt tbl_Bestellungen. Wenn ich diese Vorarbeit gemacht habe, dann kann ich jetzt hingehen, über die Registerkarte Daten, und Sie sehen, jetzt ist es aktiv, jetzt kann ich sagen Beziehungen. Sage ich möchte eine neue Beziehung zwischen diesen Tabellen festlegen, und kann nun hier die Tabellen auswählen. Als erstes muss ich die N-Seite angeben, das ist von der Datenbank her, das heißt, hier in diesen Bestellungen kommt ja das Schlüsselfeld, das ist der Kat-Code, mehrmals vor. Also Sie sehen es, wenn ich das ein bisschen auf die Seite schiebe hier, hier kommt ja zum Beispiel die 12, an verschiedenen Orten vor in dieser Bestelltabelle. Darum ist das der sogenannte Fremdschlüssel oder die N-Seite. Die Tabelle wo ich das Ganze verbinden möchte ist meine Hilfstabelle tbl_Kat und da ist es der Primärschlüssel, weil da kommt dieser Kat-Code nur einmal vor. Also ich muss gucken, dass ich hier auf der richtigen Seite beginne. Ich bestätige nun mit Ok, die Beziehung wird angelegt. Sage jetzt Schließen. So Vorarbeit ist geleistet, nun kann ich die Pivot-Tabelle machen. Ich gehe also auf Einfügen Pivot-Tabelle er nimmt mir diese Grunddaten, also tbl_Bestellungen jetzt als Basis, das ist ok, aber eins muss ich hier drin noch machen, was ich sonst wahrscheinlich nicht mache, ich muss hier unten noch das Häkchen setzen: Dem Datenmodell diese Daten hinzufügen. Dass ich dann auch in der Pivot, auf beide Tabellen zugreifen kann. Bestätige nun mit Ok, habe jetzt hier die Felder der Bestellungen, klappe das mal schnell zu, Sie sehen jetzt nur eine, erst wenn ich hier oben sage: Alle Anzeigen, dann sehe ich die entsprechenden Tabellen, die ich verknüpft habe. Jetzt kann ich sagen, ok, hier aus der Kategorie brauche ich den ausgeschriebenen Kategorienamen, und aus der anderen Tabelle, zum Beispiel, den Umsatz. Und schon habe ich über Felder, die sich aber physisch in verschiedenen Tabellen befinden, eine Pivot-Tabelle gebaut. Im zweiten Bespiel möchte ich Ihnen nun zeigen, wie es mit dem Abfrageeditor geht. Hier ist ein ähnliches Beispiel, der Unterschied is nur, diese Daten kommen jetzt aus einer Abfrage. Die wurden also hier nicht eingegeben, sondern ich habe sie mit einer Abfrage reingeholt. Hier eine zweite Tabelle gibt es auch, diese Daten wurden hier eingegeben, und bereits als Tabelle formatiert, und der Name tbl_Kat wurde zugewiesen. Also genau gleich wie beim Beispiel vorher. Diese Daten kommen ja nicht aus einer Abfrage und ich möchte die zur anderen Abfrage dazuholen. Dass das möglich ist, muss ich aus dieser kleinen Tabelle nun auch zuerst eine Abfrage machen, das heißt, ich lade jetzt diese Tabelle auch in eine Abfrage rein, Aus Tabelle, ich wähle es an, Sie sehen, er hat die jetzt hier reingeladen, an der mache ich nicht groß was, die kann ich gleich wieder Schließen und laden, und gehe jetzt wieder auf meine Grunddaten, die ich importiert habe. Vorarbeit ist also gemacht, ich habe zwei Abfragen, eine Bestellung, die ich vorgängig schon bereits erstellt habe, und die tbl_Kat, die ich jetzt auch als Abfrage noch hineingeladen habe. Und jetzt kann ich diese Abfrage hier, die Bestehende bearbeiten, hier über einen Rechtsklick, sage Bearbeiten, und jetzt möchte ich ja diese Zusatzinformation des Kategorienamen hier in diese Abfrage dazuholen, eben auch wieder ohne S-Verweis natürlich, und hier im Abfrageeditor mache ich das über Kombinieren, Abfragen zusammenführen. Das hier oben ist die Abfrage, die wir im Hintergrund sehen, und dazu möchte ich jetzt ja diese Kategorien dazuhängen, und was ich jetzt tun muss, ist das Schlüsselfeld angeben. Ich sage also: Kat-Code in der Tabelle und Kat-Code in der Tabelle, ist das entsprechende Schlüsselfeld. Ich bestätige mit Ok, sehe jetzt die zweite Tabelle, die ich hier dazu geholt habe, und kann jetzt über das Symbol hier oben bestimmen welche Spalte ich haben möchte, ich möchte nicht alle haben, sondern nur den Kategorienamen, den ausgeschriebenen Namen, und was ich auch nicht möchte ist das Präfix hier vorne, den Tabellennamen, den brauche ich auch nicht. Ich bestätige mit Ok. Und schon habe ich die Daten hier ohne S-Verweis dazu geholt. Ich sage Schließen und laden und habe jetzt die Basisdaten, aus denen ich eine Pivot bauen kann und somit habe ich natürlich alles in einer Tabelle drin und muss dann nicht mit mehreren Tabellen in der Pivot-Tabelle arbeiten. Kommen neue Kategorien hinzu, muss ich die natürlich entsprechend einpflegen, aber dann werden sie hier in meiner Abfrage automatisch natürlich nachgeführt, ohne dass ich irgendeine Formel kopieren muss. Nun kennen Sie auch den Trick 99, wie Sie ganz schnell zwei Tabellen verknüpfen können. Ist das nicht genial?

Excel 2016: Daten abrufen und transformieren

Nutzen Sie das Werkzeug „Daten abrufen und transformieren“ (früher Power Query) für den komfortablen Import von Daten aus verschiedensten Quellen und deren Aufbereitung.

3 Std. 22 min (43 Videos)
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