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Excel 2016: Daten abrufen und transformieren

Inkonsistenz zwischen Daten

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Sie haben zwei Datenbestände und möchten gern die Differenzen anzeigen lassen. Was ist neu hinzugekommen, welche Positionen wurden gelöscht? Mit dem Abfrage-Editor finden Sie das auch ohne SVERWEIS oder Makros heraus.
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Transkript

Sie haben zwei Datenbestände und möchten gerne die Differenzen anzeigen lassen? Was ist neu dazu gekommen? Welche Positionen wurden gelöscht'? Mit dem Abfrageeditor können Sie auch ohne S-Verweis oder Makros zum Ziel kommen. In unserem Beispiel habe ich hier auf dem ersten Registerblatt, eine Abfrage im letzten Monat erstellt. Das heißt, ich habe den Kundenbestand vom letzten Monat importiert. Hier habe ich das Gleiche gemacht, nun vom aktuellen Monat. Diese Listen sind nicht gleich, es hat sich also was verändert. Es sind neue Kunden dazu gekommen, es sind Kunden weggefallen, und genau diese Differenzen möchte ich mir in einer neuen Liste anzeigen lassen. Nur das von Hand zu machen, das wissen Sie, ist sehr mühsam. Vor allem, wenn es dann ein bisschen größere Dateien sind, über tausende von Zeilen, da ist das wirklich dann sehr mühselig. Wie gehen wir vor? Ich kann hingehen und sagen: Vergleiche mir die Liste aktueller Monat mit der Liste Vormonat. Was ich dazu benötige, dass das klappt, ist natürlich irgendein Schlüsselfeld. Ich brauche also in beiden Tabellen irgendeine eindeutige Nummer, um so einen Abgleich zu machen. Klar könnte ich es auch über das Feld Namen machen, aber es gibt sicher mehrere Müllers oder Meiers und dann ist es schon schwierig. Also sonst wird es ein bisschen aufwendiger, klar, ich könnte mir Hilfsspalten bauen und über diese abgleichen. Das würde natürlich auch gehen. Aber der sicherste Weg ist sicher immer über eine eindeutige Nummer. Ich starte nun hier im aktuellen Monat, weil ich mir anzeigen möchte, welche Kunden sind neu dazu gekommen. Den Befehl dazu finde ich über Neue Abfrage Abfragen kombinieren und hier mit dem Befehl Zusammenführen, kann ich Listen abgleichen. Ich klicke den Befehl nun an, und kann im Dialog einstellen, dass ich den aktuellen Monat, mit dem Vormonat hier vergleichen möchte. Als zweites muss ich auch angeben, welches das Schlüsselfeld ist, ich markiere also in beiden Tabellen nun die entsprechende Spalte. Hier unten könnten Sie noch ein Häkchen setzen, wenn Sie zum Beispiel sagen würden, ich möchte sehen, welche Einträge gibt es in beiden Listen, dann müsste ich dieses Häkchen setzen. Das möchte ich nicht, ich möchte ja jetzt zeigen, welche sind im aktuellen Monat dazugekommen, darum lasse ich das jetzt weg. Ich bestätige mit Ok, bin jetzt im Abfrageeditor gelandet, und zwar, sehe ich hier die entsprechenden Daten von der alten Tabelle, und hier rechts von der zweiten Tabelle. Die sind jetzt aber noch nicht ersichtlich. Das heißt, ich sehe jetzt, dass er die zweite Tabelle hier angehängt hat. Mit diesem Pfeilchen hier oben, kann ich jetzt aber sagen, welche Felder ich aus der anderen Tabelle, zum Beispiel, auch sehen möchte. Und da nehme ich immer das entsprechende Schlüsselfeld. Ich bestätige nun mit Ok. So, jetzt sehe ich bei den Datensätzen, die es in beiden Tabellen gibt, habe ich jetzt auch hier eine Kundennummer bekommen. Die Datensätze, die es in der anderen Tabelle nicht gibt, die haben hier jetzt den Wert null, also für leer. Und das Einzige was ich jetzt tun muss ist hier oben nochmals drauf zu klicken, und zu sagen, ich möchte nur die mit dem null Wert haben, also die leeren, und schon habe ich die Liste der Neukunden. Diese betitele ich hier jetzt natürlich auch gleich, (tippt) so dass es klar ist, dass das die neuen Kunden sind. Das war schon die ganze Hexerei, ich sage Schließen und laden, und benenne am besten hier unten das Tabellenblatt auch so. (tippt) In einem zweiten Schritt möchte ich nun noch wissen, welche Kunden sind denn weggefallen? Also, welche Kunden gibt es hier drin, die im aktuellen Monat nicht mehr vorkommen? Eigentlich nochmal das gleiche Spiel, nur starte ich jetzt auf dem Vormonat. Und mache die ganze Geschichte in die andere Richtung. Ich wähle also auf dem Vormonat nun, über Daten Neue AbfrageAbfragen kombinieren, den Befehl Zusammenführen. Jetzt vergleiche ich den Vormonat mit dem aktuellen Monat. Sage welche Spalten die Schlüsselfelder sind und bestätige mit Ok. Und nun das Gleiche, ich klicke nochmals hier, sage, dass ich das Kundennummer Feld als Schlüsselfeld hier anzeigen möchte, und ich sehe hier unten gibt es einen null Wert, den filtere ich nun wieder, und das sind die Kunden, die gelöscht wurden. (tippt) Oder halt nicht mehr vorkommen. Sage Schließen und laden und benenne das hier unten gleich auch so. (tippt) Was muss ich machen, wenn es einen Monat später ist? Ich wechsele mal in den Windows Explorer, wo meine Files entsprechend auch liegen. Die zwei Files, die ich für dieses Beispiel gebraucht habe, waren eben aktuell und Vormonat. Jetzt habe ich heute den aktuellsten Stand gezogen, oder bekommen. Das Einzige, was ich jetzt tun muss, ist diese Files hier entsprechend umbenennen. Weil das Aktuelle wäre jetzt Vormonat und das hier wäre das Aktuelle von heute. Also was mache ich? Ich nehme mal diesen Namen hier in die Zwischenablage, und benenne das hier jetzt um, besser gesagt, das hier muss ich zuerst löschen, und das hier, das aktuelle, ist jetzt Vormonat. Und das was ich heute gezogen habe, das File ist aktuell. (tippt) Ich habe also jetzt diese Dateien einfach nur auf die Namen umbenannt, die ich ursprünglich mal importiert habe. Wenn ich das gemacht habe, wechsele ich wieder in mein Excel. Weil wenn es jetzt einen Monat später ist, und ich die neuen Files gezogen habe, will ich ja jetzt wieder zum letzten Vormonat die Differenzen wissen. Will also sehen, was sind denn hier für Neukunden jetzt gekommen. Ich muss jetzt noch alle Abfragen natürlich aktualisieren, kann hier über Daten jetzt sagen Alle aktualisieren, dann werden mir sämtliche Abfragen, die ich hier habe rechts, durchgeführt, und ich habe jetzt die neuen Listen hier drin, ich sehe sofort, wer ist da neu dazu gekommen, und ich sehe sofort, welche Kunden weggefallen sind. Ist das nicht genial? Sind Sie mal ehrlich. Wenn Sie so etwas schon einmal gemacht haben, wie lange haben Sie dazu gebraucht, um Listen abzugleichen? Es ist sicher nicht ganz einfach, aber das sind Makros auch nicht. Versuchen Sie es doch gleich selber einmal mit eigenen Listen. Ich sage nur: üben, üben, üben.

Excel 2016: Daten abrufen und transformieren

Nutzen Sie das Werkzeug „Daten abrufen und transformieren“ (früher Power Query) für den komfortablen Import von Daten aus verschiedensten Quellen und deren Aufbereitung.

3 Std. 22 min (43 Videos)
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