Excel 2016: Daten abrufen und transformieren

Abfragen mit bestehender Excel-Tabelle

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Sie haben Ihre Daten bereits in einer bestehenden Excel-Tabelle und möchten daraus verschiedene Listen und Berichte erstellen. Auch das ist mit dem Abfrage-Editor ganz einfach möglich.
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Transkript

Sie haben Ihre Daten bereits in einer bestehenden Excel-Tabelle und möchten daraus verschiedene Listen und Berichte erstellen. Auch dies ist mit dem Abfrageeditor ganz einfach möglich. In diesem Beispiel haben wir hier Informationen über unsere Artikel. Diese wurden vielleicht aus einem IRP System exportiert oder sie wurden hier manuell eingepflegt, also sie sind gespeichert direkt in Excel, keine Verknüpfung zu irgendwo in der Datenbank. Wenn ich also die Daten hier pflege oder auswerte, dann nutzt man ja öfters, über Daten, zum Beispiel, hier den Filter, um die Daten zu filtern und zu sortieren. Ich würde Ihnen aber generell in Excel einen anderen Weg empfehlen, wenn Sie Daten filtern müssen, nämlich indem Sie die Daten, über die Registerkarte Start, hier Als Tabelle formatieren, viele haben das Gefühl das ist nur bunt, das ist nicht so, sondern, da entsteht eine intelligente Tabelle, die sich dynamisch erweitert, mit der man auch pro Spalte zum Beispiel fehlerfrei rechnen kann, also die hat ganz viele Vorteile zum normalen Filter. Ich wähle hier mal eins aus von diesen, bestätige den Dialog, ich habe άberschriften, den Bereich würde man in der Praxis noch kontrollieren, stimmt das, sind das so viele Zeilen, und dann kann ich hier mit Ok bestätigen. Jetzt habe ich auch Filter, aber, wie gesagt, viel dynamischer, das heißt, wenn ich hier hinten eine Spalte anhänge, wo ich irgendwas berechnen muss, dann sehen Sie, wird das dynamisch erweitert, das ist beim normalen Filter nicht so. Ich lösche das gleich wieder weg, weil wir das nicht brauchen für unser Beispiel, sondern, ich möchte hier zeigen, dass wenn man verschiedene Listen führen möchte, wie zum Beispiel, ich brauche eine Auslaufartikelliste, da würde ich hier hingehen und sagen ok, ich brauche alle, die hier ein Ja haben, und schon habe ich hier meine Auslaufartikelliste, könnte diese drucken, könnte vielleicht noch umsortieren und so weiter. Das geht ja mit ganz normalen Excel Befehlen schon. Das Problem ist immer, wenn Sie aus diesen Grunddaten verschiedene Listen brauchen. Weil wenn ich eine andere haben möchte, dann muss ich ja hier sagen, ok, jetzt möchte ich gerne die, die kein Auslaufartikel sind, und filtere vielleicht sonst noch irgendwas. Jetzt habe ich aber die anderen Filtereinstellungen natürlich verloren. Und genau dieses Problem können wir lösen mit dem Abfrageeditor. Das heißt, in den Grunddaten filtere ich gar nichts. Ich löse also den Filter. Jetzt möchten wir also diese Daten hier nutzen, um mit dem Abfrageeditor daraus Abfragen zu generieren. Was ich empfehle ist auch diesen Grunddaten, vielleicht über die Tabellentools, diese bekommen Sie eben, wenn Sie es als Tabelle formatieren, hier vielleicht auch noch einen entsprechenden Namen zu geben, dass wir sehen, das sind die Grunddaten, das ist keine Abfrage, sondern eine Tabelle, und die heißt tbl_Artikel. Dass wir nachher ganz klar unterscheiden können zwischen Abfrage und Tabelle. Das war also mal der erste Schritt: Als Tabelle formatieren und einen Tabellennamen geben. Der nächste Schritt ist, diese Daten in den Abfrageeditor zu laden und da eine Abfrage zu erstellen. Diesen Befehl finden wir auf der Registerkarte Daten, und hier vorne sehen Sie: Aus Tabelle. Wichtig ist ich muss den Cursor in der Tabelle haben, das ist bei mir, ich stehe hier auf der Zelle B4, und wähle nun hier Aus Tabelle. Und jetzt werden diese Daten in den Abfrageeditor geladen und ich mache jetzt hier meine Filtergeschichten. Das heißt, meine erste Abfrage ist eine Auslaufartikelliste. Da drauf brauche ich auch nicht alle Spalten, ich brauche Bestellte Einheiten und Mindestbestand darauf gar nicht. Da also Spalten entfernen. Auch Lieferantennummer, Kategorienummer brauche ich nicht, entferne ich. Ich habe also auch den Vorteil, ich kann hier auch Spalten rausschmeißen, die ich nicht benötige für meine Liste. Muss also nicht nachher mühsam nachher ein- und ausblenden, sondern die Daten kommen schon bereits so. Auch diese Daten brauchen nun einen entsprechenden Namen, zum Beispiel, dass das jetzt die Abfrage Auslaufartikel ist. (tippt) Das war es schon, ich gebe meine Daten jetzt zurück mit Schließen und laden, und kriege jetzt hier meine Abfrage rein, mit den entsprechenden Daten, und kann hier unten das vielleicht auch noch betiteln, (tippt) so dass es klar ist, was das für Daten hier sind. Machen wir gleich eine zweite Abfrage, das heißt, ich wechsele hier unten jetzt wieder in meine Grunddaten, und mache gleich eine Zweite, ich wähle also wieder Daten, Aus Tabelle, ich möchte nämlich noch eine Abfrage machen für offene Bestellungen. Und offene Bestellungen sind sicher keine Auslaufartikel, die müssen also hier ein Nein haben, und Bestellte Einheiten, muss der Zahlenfilter größer sein als null. So, das wären meine offenen Bestellungen, auch das wird hier festgehalten, sonst gibt es dann bald ein Durcheinander, wenn ich viele Abfragen habe. (tippt) Die restlichen Spalten brauche ich hier, die lasse ich mal drin. Und sage wieder hier oben: Schließen und laden. Auch hier unten benenne ich das gleich auf offene Bestellungen. (tippt) So, ich habe also zwei Abfragen erstellt, Auslaufartikel und offene Bestellungen. Jetzt schauen wir mal, wie sich das verändert, wenn wir die Grunddaten anpassen. Ich wechsele hier also in die Grunddaten, ganz ans Ende, gebe hier einen neuen Artikel ein. (tippt) (tippt) (tippt) Machen wir mal 10, 10, wir geben mal überall das Gleiche ein und sagen es ist natürlich kein Auslaufartikel. Hier ein Nein. So, das heißt, ich habe hier bei Bestellte Einheiten, eine 10 eingegeben, es müsste jetzt also auf die offenen Bestellungen kommen. Ich wechsele also hier mal auf offene Bestellungen, muss diese Abfrage jetzt natürlich aktualisieren, das kann man an verschiedenen Orten tun. Hier in Daten gibt es ein Aktualisieren, im Tabellentools gibt es ein Aktualisieren, oder ich kann es hier drüben machen, das geht auch. Ich mache es mal hier oben jetzt gleich in den Tabellentools, sage hier Aktualisieren, und ich sehe, auf meiner Liste sind automatisch diese neuen Ravioli erschienen. Auf den Auslaufartikeln darf natürlich nichts erscheinen, weil ich habe es ja nicht als Auslaufartikel gekennzeichnet. Jetzt gehe ich nochmal zurück, ändere die Daten nochmals, sage jetzt, es ist vielleicht schon ein bisschen länger her, das ist jetzt doch ein Auslaufartikel, hat sich nicht bewährt und Bestellte Einheiten ist 0. Das heißt, jetzt müsste diese Position ja bei den offenen Bestellungen weg und hier auf die Liste kommen Auslaufartikel. Jetzt habe ich ja mehrere Abfragen, das heißt, wenn ich sage Aktualisieren, wird sich nur diese Abfrage aktualisieren, darum, hier unten gibt es ein kleines Pfeilchen, wo ich auch sagen kann Alle aktualisieren. Also wenn ich ganz viele Abfragen habe und alle auf einmal aktualisieren möchte, dann wähle ich hier Alle aktualisieren, oder Sie sehen, wer gerne mit Tastenkombinationen arbeitet, kann auch STRG + ALT + F5 drücken, um alles zu aktualisieren. Ist also auch eine gute Tastenkombination. Ich klicke das jetzt an und wir sehen bei den offenen Bestellungen ist es weg, und beim Auslaufartikel ist es jetzt da. Sie wissen nun, wie Sie verschiedene Listen, ganz dynamisch, auf ihre Grunddaten aufbauen können. Lassen Sie uns das noch einmal im Schnelldurchlauf wiederholen. Zuerst haben wir die Grunddaten als Tabelle formatiert, wir sind also hier hin gegangen und haben hier gesagt Als Tabelle formatieren. Im zweiten Schritt haben wir dann über die Tabellentools, einen entsprechenden Namen für unsere Grunddaten hier oben reingeschrieben. Und der letzte Schritt nachher war, über Daten, diese Daten mit dem Befehl Aus Tabelle, in den Abfrageeditor zu laden. Dort können wir dann die entsprechenden Filtersachen und Sortiergeschichten für unsere neuen Listen einstellen. viel spaß beim ausprobieren

Excel 2016: Daten abrufen und transformieren

Nutzen Sie das Werkzeug „Daten abrufen und transformieren“ (früher Power Query) für den komfortablen Import von Daten aus verschiedensten Quellen und deren Aufbereitung.

3 Std. 22 min (43 Videos)
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