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Excel 2016: Daten abrufen und transformieren

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Sie müssen auf eine Datei eines Kollegen zugreifen, dürfen diese Datei aber nicht verändern. In diesem Video sehen Sie, wie Sie die Daten des Kollegen in Ihrer Datei nutzen können – und dennoch laufend den aktuellen Stand verfügbar haben.
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Transkript

Sie müssen auf eine Datei des Kollegen zugreifen, dürfen diese Datei aber nicht verändern. In diesem Video zeige ich Ihnen, wie Sie die Daten des Kollegen in ihrer Datei nutzen können und trotzdem immer den aktuellsten Stand des Kollegen haben. Hier die Datei meines Kollegen. Er pflegt hier die Daten oder vielleicht sogar mehrere Teammitglieder. Ich bräuchte jetzt für meine Excel Datei die Kunden aus Baden. Wie stellt man das an im Normalfall? Vielleicht mühsam Verknüpfungsformeln, S-Verweis, es gibt viele Möglichkeiten. Aber alle diese Möglichkeiten haben ihre Tücken. Mit dem Abfrageeditor geht das ganz einfach. Ich schließe mal hier die Datei des Kollegen und gehe in meine Excel Datei, wo ich jetzt diese Daten aus Baden einbinden möchte. Ich wechsele auf die Registerkarte Daten, sage Neue Abfrage Aus Datei Aus Arbeitsmappe. Jetzt muss ich die entsprechende Datei angeben, die ist bei mir hier in den Projektdaten Arbeitsdateien, und die heißt Adressen Team, das war die Datei, die ich Ihnen gerade gezeigt habe. Ich bestätige mit Importieren und ich habe jetzt zwei Möglichkeiten auf diese Daten zuzugreifen, entweder über den Blattnamen, das ist der Name, den Sie normalerweise einer Datei hier unten geben, der Blattname, oder über den entsprechenden Tabellennamen. Wenn ich also diese Daten zuerst als Tabelle formatiert habe, eine sogenannte intelligente Tabelle draus gemacht habe, dann kann ich auch über diesen Namen zugreifen. Ich mache immer gerne die erste Variante, da kann ich auch mehrere Tabellen, unter Umständen, auf dem gleichen Blatt haben, und kann sie schön unterscheiden. Ich wähle nun Bearbeiten, oder ich könnte sie direkt laden, aber ich wollte nur die Daten aus Baden, darum sage ich jetzt Bearbeiten. Die ganzen Daten werden jetzt eingelesen, und ich kann jetzt entsprechend filtern und sagen, ok ich möchte gar nicht alle Daten, sondern mich interessieren jetzt in meiner Excel Datei nur die Daten aus Baden. Kann ich also hier filtern, ich könnte auch Spalten rausschmeißen, wenn ich sage, ok ich brauche in meinem Projekt die Straße, die interessiert mich überhaupt nicht, die kann ich entfernen, oder auch Wohnort, weil ich weiß, das sind alles meine Kunden aus Baden, da brauche ich auch nicht die Ortschaft und so weiter. Also ich könnte hier jetzt entsprechende Spalten rausschmeißen. Ich lasse es jetzt aber mal sein. Gebe hier jetzt meiner Abfrage wieder einen entsprechenden Namen, das sind ja nicht alle Adressen, sondern das ist ja nur die Query, die ich mache, um meine Kunden von Baden hereinzuholen. Das war es schon, ich sage hier wieder: Schließen und laden, und habe jetzt hier drin alle Kunden aus Baden aus dem anderen Excel File. Ich speichere das mal ab hier, und wechsele nochmal in das Original File, hier also die Datei meines Kollegen und jetzt gehen wir natürlich mal hin und machen die Probe auf das Exempel. Der Kollege würde jetzt eine neue Adresse hier eingeben. (tippt) Natürlich aus Baden. (tippt) So die restlichen Daten spare ich mir jetzt für die Demo, speichere die Datei jetzt ab, sage schließen, gehe jetzt wieder in meine Excel Datei. So, das ist meine Excel Datei, wo ich die Abfrage drin habe, und das Einzige, was ich nun machen muss, ist hier Aktualisieren, oder hier drüben Aktualisieren, und dann kann ich hier direkt auf die neuen Daten zugreifen. Und Sie sehen die Daten wurden hier schon bereits importiert. Ich habe hier jetzt aber keine Verknüpfungsformeln drin, keine S-Verweise, gar nichts, sondern das ist so dynamisch aufgebaut, ich muss einfach aktualisieren und kriege dann die aktuellsten Daten und die erweitern sich hier automatisch. So viel zum Thema: Zugriff auf eine andere Excel Datei. Ich hoffe, ich konnte Sie davon überzeugen, dass dieser Weg besser ist, als mit Verknüpfungsformeln zu arbeiten.

Excel 2016: Daten abrufen und transformieren

Nutzen Sie das Werkzeug „Daten abrufen und transformieren“ (früher Power Query) für den komfortablen Import von Daten aus verschiedensten Quellen und deren Aufbereitung.

3 Std. 22 min (43 Videos)
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