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Excel 2016: Daten abrufen und transformieren

Mehrere TXT-Files aus Ordner einlesen

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Mehrere Textdateien zu einer Abfrage zusammenführen, kann sehr aufwändig sein. Haben Textdateien jedoch die gleiche Struktur, gelingt das mit dem Abfrage-Editor im Handumdrehen.
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Transkript

Mehrere Textdateien zu einer Abfrage zusammenführen, kann sehr aufwendig sein. Haben die Textdateien aber die gleiche Struktur, geht das mit dem Abfrageeditor im Handumdrehen. Das ist echt cool und spart ganz viel Zeit. Ich freue mich Ihnen nun dies zeigen zu dürfen. Sie sehen hier einen Ordner mit dem Namen TXT, und da drin habe ich von verschiedenen Filialen TXT Dateien gespeichert. Die habe ich von den einzelnen Filialen bekommen. Nun sollte ich alle in einer Excel Datei drin haben. Wie gehe ich vor? Schauen wir es zusammen an. In meinem Excel gehe ich über Daten, Neue Abfrage, Aus Datei, jetzt nicht auf den Befehl Aus Text, das würde ich nur machen, wenn ich eine einzelne Datei importieren möchte, jetzt möchte ich ja den kompletten Ordner importieren. Darum wechsele ich hier: Aus Ordner. Den Pfad muss ich natürlich entsprechend angeben, ich mache hier also Durchsuchen, wechsele dann auf meinen PC, auf den entsprechenden Ordner. Hier ist dieser TXT Ordner, wo diese drei Files drin liegen. Ich bestätige mit Ok, und nochmals mit Ok, und jetzt sehe ich in einer Liste diese drei Dateien. So wie wir sie vorher im Windows Explorer gesehen haben. Auch mit den Attributen, eben wann wurde es zuletzt gespeichert, und so weiter. Ich möchte ja nicht eine Liste haben dieser Dateien, sondern ich möchte den Inhalt dieser Dateien haben. Wenn wir schauen ganz zu Beginn, gibt es hier eine Spalte die heißt Binary, das ist der Inhalt der Daten. Und jetzt kann ich hingehen und das auflösen, und zwar, hier oben gibt es ein Symbol mit den zwei Doppelpfeilen, wenn ich da jetzt draufklicke, werden mir die Daten untereinander zusammenkopiert. Wichtig, dass das funktioniert, die Struktur, also die Spalten, müssen nämlich genau gleich, also in den einzelnen TXT Dateien, aufgebaut sein. Sonst kann es nicht klappen. Jetzt ist noch nicht ganz alles ideal. Wir sehen ganz oben die Überschriften sind noch nicht ganz korrekt, das heißt, die Zeile 1 hier müsste er eins hochnehmen, als Überschrift, das mache ich hier mit dem Befehl: Erste Zeile als Überschrift verwenden. Ein Klick und dieses Problem ist bereits behoben. Wenn wir weiterschauen, beginnt hier das nächste File. Wenn wir noch weiter nach unten scrollen, hier das nächste File. Diese Überschriften mittendrin, die kann ich überhaupt nicht gebrauchen. Wie kriege ich die nun raus? Ich weiß ja nie, an welcher Position die sind. Ich kann also nicht sagen: Zeile 21 raus, weil vielleicht wenn ich diese Files nächsten Monat von Basel kriege, haben die 25 Datensätze drin. Ich mache das über die Filterfunktionen, die ich vielleicht von Excel her kenne, das heißt, hier oben bei der Kundennummer gehe ich mal hin, da sehe ich jetzt alle Kundennummern, aber wenn ich ganz nach unten scrolle, sehe ich jetzt auch noch diese Texte, die sich drin befinden, und hier nehme ich das Häkchen raus, weil genau diese Zeilen, wo vorne Kundennummer drin steht, die möchte ich nicht haben. Ok. Und schon sind die ganzen Zeilen mit KdNr draußen. Und meine Daten sind schon fast brauchbar. Vielleicht nochmal kurz drüber schauen, wenn ich mit dem Geburtsdatum hier hinten, zum Beispiel, rechnen möchte, darf es natürlich nicht linksbündig sein, sondern es müsste rechtsbündig sein, und ich sehe hier oben auch Datentyp ist Text, da werde ich dann Pech haben mit Rechnen, also sofort hier klicken und sagen, bitte in ein Datum umwandeln. Und schon sind meine Daten entsprechend so aufbereitet, wie ich sie nachher haben möchte. Ich gebe hier noch wieder einen Namen, (tippt) und sage Schließen und laden. So, wir sehen nun, es sind 70 Zeilen, und wenn wir durchscrollen, sehen wir die verschiedenen Ortschaften, wie die hier wechseln. Das Schöne bei der Geschichte ist jetzt, wenn noch eine weitere Datei dazukommt, muss ich nämlich fast gar nichts mehr tun. Spielen wir diese Situation vielleicht mal zusammen durch. Ich lege mein Excel schnell weg und bin zurück in dem Ordner. Das heißt, das Ganze ist, wenn ich einen Ordner auslese, so dynamisch, dass wenn jetzt hier noch ein weiteres File reinkommt, ich nur meine Abfrage aktualisieren muss und diese Daten werden eingelesen. Zeigen wir es gleich. Ich gehe mal zurück hier bei Arbeitsdateien, hier habe ich ganz am Ende noch die Datei von Zug, also eine weitere Filiale, ich kopiere dieses File mit STRG + C in die Zwischenablage, und gehe jetzt wieder zurück in meinen TXT Ordner, und mit STRG + V, füge ich diese Filialdaten jetzt auch ein. Ich habe also nur das File kopiert in diesen Ordner, gehe nun zurück in mein Excel, und das Einzige, was ich hier jetzt tue, ist die Abfrage zu aktualisieren. Achten Sie sich, ich habe im Moment 70 Zeilen, sage hier rechts nun Aktualisieren, und Sie sehen, wir haben 99 Zeilen, wir scrollen nach unten und Sie sehen, die Zug-Daten sind nun auch da. Ist das nicht genial? Dies lässt sich auch sehr gut verwenden, um Maschinendaten einzulesen, wenn ich einen Ordner habe, wo die Maschine alle Stunde Messwerte reinschiebt oder sonst was, dann kann ich einfach diesen Ordner einmal auslesen, und Daten reinschreiben, hier aktualisieren, und ich habe ein Excel File wo alle Files voll automatisch eingelesen werden. Was haben Sie in diesem Video gelernt? Warum Makros schreiben, wenn es mit dem Abfrageeditor doch so einfach zu bewerkstelligen ist?

Excel 2016: Daten abrufen und transformieren

Nutzen Sie das Werkzeug „Daten abrufen und transformieren“ (früher Power Query) für den komfortablen Import von Daten aus verschiedensten Quellen und deren Aufbereitung.

3 Std. 22 min (43 Videos)
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