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Excel 2016: Datenanalyse

Zwischenergebnisse einfügen

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Innerhalb der sortierten Datenzeilen können Sie von Excel 2016 beliebige Zwischenergebnisse einfügen lassen. Anhand der gleichzeitig erzeugten Gliederung lassen sich diese Daten sehr übersichtlich anzeigen.

Transkript

Ich möchte für diese Daten herausfinden, wie die Laufzeiten im Mittelwert je Bundesland sind. Da könnte ich natürlich hingehen und hier einfach die Ergebniszeile einblenden, das ist ja eine Layout-Tabelle, und dort unten den Mittelwert für die Zeit einschalten, und dann hier die Bundesländer filtern. Wenn ich Pech habe und alle Bundesländer vorkommen, kann ich das 16 Mal machen und mir noch die Werte notieren. Das ist nicht besonders praktisch. Das können Sie bestenfalls machen, wenn Sie Männer und Frauen untersuchen wollen, aber auch da ist es schon lästig. Daher gibt es eine andere Technik, und zwar nicht die Pivot-Tabellen, die können das auch, sondern eine Technik, die hier in diesen Daten direkt Zwischenwerte zeigt. So nenne ich die Technik eigentlich lieber "Zwischenergebnisse". Tatsächlich heißt sie anders. Sie versteckt sich etwas bei den "Daten" und der "Gliederung". Sie versteckt sich vor allem, weil sie nicht aktivierbar ist. Denn diese, die offiziell "Teilergebnisse" heißen inzwischen, diese Technik ist nicht in Layout-Tabellen erlaubt. Die habe ich aber gerade. Das heißt, ich muss als erstes hier diesen Layout-Bereich wieder in einen normalen Bereich konvertieren. Ein Klick hier, einmal JA. Damit ist es jetzt wieder eine normale Tabellenzelle sozusagen, was hier alles drinsteht. Jetzt ist auch im Register Daten Gliederung die "Teilergebnis"-Technik wieder aktiv. Die benutzt zwar tatsächlich eine Funktion, nämlich die Funktion "Teilergebnis", aber die Technik selbst erzeugt Zwischenzeilen. Dazu müssen Sie zwei Schritte machen. Wenn ich jetzt das Bundesland als Gruppe angeben will und dafür die Mittelwerte der Zeiten, muss ich, das kann ich gar nicht deutlich genug sagen, dann muss ich das Bundesland zuerst sortieren. Diese Technik fordert das nicht ein. Sie stolpern sozusagen nur. Also erster Schritt ist immer, das, was ich gleich gruppieren will, zuerst sortieren. Danach erst darf ich in der "Gliederung" auf "Teilergebnis" den Dialog aufrufen. Dort macht Excel schon ein paar Vorschläge, die aber nicht unbedingt sinnvoll sind. Das, was ich eben sortiert habe, muss ich zu 99,9 Prozent hier auch gruppieren. Erst sortieren, dann gruppieren. Ist der beliebteste Fehler unter allen. Dann kann ich mir überlegen, was möchte ich eigentlich. Ich möchte nicht die Summe der Zeiten sehen, sondern den Mittelwert. Die Zeit ist schon erkannt. Ich könnte hier auch mehrere ankreuzen. Den Rest können wir einfach so lassen. Bestätigen Sie es einfach mit OK. Dann kriegen Sie Zwischenzeilen. Ich muss es hier etwas breiter machen, weil die Schrift sehr groß ist, was ja durchaus ein Vorteil ist. Ich kann jetzt hier in diesen Gliederungsebenen, - denn daher steht das im Bereich Gliederung, die sind dabei entstanden - ich kann also in diesen Gliederungsebenen wegschalten, je größer die Zahl, desto mehr Daten sehe ich. Drei sehen Sie gerade. Zweite Ebene, das ist genau, was ich wissen will, alle Bundesländer mit dem Mittelwert der Zeit. Wenn ich auf 1, die höchste Ebene gehe, sehe ich eben nur die höchste Zusammenfassung, den Gesamtmittelwert. Sie sehen schon, die sind unterschiedlich formatiert. Bevor Sie anfangen, die zu Fuß zu formatieren, das ist eine ganz normale Formatvorlage, die kann ich also hier sehen, die sind neu entstanden. Und ich kann jetzt per Rechtsklick darauf - Ändern - und zum Beispiel beschließen, dass die Schriftart etwas kleiner werden darf, sagen wir mal nur 14 Punkt. Das ist jetzt allerdings die von der Gesamtangabe. Also nach dem OK den ändern. Dann entsprechend hier wieder ändern, formatieren. Und auch den, sagen wir ruhig mit 12 Punkten etwas kleiner. Und wir sehen, es wirkt sofort, weil es eine Formatvorlage ist, ohne dass Sie hingehen müssen und 16 Zeilen einzeln markieren, was zwar technisch zwar machbar ist, besser als wenn man es zu Fuß macht, aber trotzdem keinen Spaß macht. Es hat also was mit Formatvorlagen zu tun, wie es hier aussieht. Das ist das eine "Aufräumen". Das zweite "Aufräumen" ist, wenn Sie jetzt sagen, ich brauche wieder die Originaldaten ohne diese Zwischenwerte. Das ist ja die einzige Technik in Excel, bei der neue Datensätze, neue Zeilen entstehen. Alle anderen Fähigkeiten in Excel ändern eine Zelle, in der Sie bereits was stehen haben. Hier entstehen neue Daten, die Sie jetzt vielleicht loswerden wollen. Gehen Sie auf keinen Fall hin und markieren die und fangen an, die zu löschen. Dann können Sie nämlich 16 Mal einzeln löschen plus eine völlig verkorkste Gliederung, die dann noch übrig bleibt. Klicken Sie einfach in die Datenliste und rufen wieder Daten Gliederung Teilergebnis auf und gehen hier auf "Alle entfernen". Dann ist sauber aufgeräumt, sowohl die extra Zeilen, als auch die Gliederung. Dann können wir jetzt eine zweite Frage beantworten. Zum Beispiel, wie unterscheiden sich Männer und Frauen im Mittelwert der Zeit? Auch da, ganz dicke Erinnerung, erst sortieren, dann erst Gliederung Teilergebnis aufrufen. Da ich eben nach Geschlecht sortiert habe, muss ich natürlich hier gruppieren nach Geschlecht. Der Rest bleibt sowieso erhalten alles, aber ist normalerweise richtig, also Mittelwert der Zeit. Nach dem OK kriege ich jetzt, da muss ich wieder auf die 2 klicken, die beiden Mittelwerte für Männer und Frauen getrennt. Ich kann weitere angeben an Zusammenfassung, dass es sich auch um einen Mittelwert handelt, nämlich von einem Jahrgang. Kann ich direkt nochmal aufrufen und bei "Teilergebnis" den Jahrgang zusätzlich ankreuzen. Es werden zwar formal gesehen die vorhandenen Teilergebnisse ersetzt, aber faktisch die Zeit wiederum angezeigt, insofern sieht man davon nichts. Einfach OK. Wenn ich es wieder einklappe, sehen Sie jetzt, hier gibt es den Jahrgang und die Zeit jeweils als Mittelwert. Wenn ich was Neues sehen möchte, dann wird es jetzt, ich sag mal, etwas unübersichtlich. Dann zum Beispiel zusätzlich die Anzahl der vorkommenden Datensätze. Dann gebe ich erstens an, ich hätte gern die Anzahl und ich sage mal vorne vom Ort. Das ist einfach nur, damit etwas Platz ist. Dann darf ich ausdrücklich nicht die "Vorhandenen Teilergebnisse ersetzen". Es kommt also eine zweite Zwischenzeile dazu. Das ist, was es tatsächlich etwas unübersichtlich macht. Nach dem OK sehe ich also hier mehrfach gestaffelt, und kann sehen, 77 Männer mit diesen Mittelwerten und 31 Frauen mit diesen Mittelwerten. Da fängt es dann an, etwas unübersichtlich zu werden. Es ist alles noch da, aber man kann es nicht mehr so gut lesen. Daher gehe ich jetzt auf "Gliederung" und nochmal auf "Teilergebnis". Und werde jetzt hier gezielt wieder ALLES ENTFERNEN. Das Wichtigste dabei ist, dass Sie unbedingt erst das sortieren, was Sie gleich gruppieren wollen, und dann typischerweise nur einen einzigen Wert zusammenfassen. Also zum Beispiel nach Bundesland, erst nach Bundesland sortieren, dann hier unbedingt auch nach Bundesland gruppieren. Dann geben Sie meistens einen einzigen an. Ich werde jetzt einfach nur zählen. Da ist es praktisch egal beim Zählen, welchen ich nehme. Die Anzahl von irgendeinem Feld. Nach dem OK, jetzt wieder eingeklappt, sehe ich jetzt, in welchem Bundesland sich wie viele angemeldet haben. Eine sehr schöne Funktion, die sozusagen die Pivot-Auswertung innerhalb der Daten ist, aber ausdrücklich nicht mit Layout-Tabellen funktioniert, dann ist das hier deaktiviert; das muss man also vorher ausschalten.

Excel 2016: Datenanalyse

Werten Sie Ihre Listen, Tabellen und Datenbanken mit Hilfe von Microsoft Excel 2016 nach allen Regeln der Kunst aus.

3 Std. 6 min (38 Videos)
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Erscheinungsdatum:03.03.2017

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