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Zusammenarbeiten per Google Docs

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Bearbeiten Sie per Google Docs Ihre Dokumente gemeinsam und in Echtzeit. Greifen Sie immer auf die aktuellste Version zu, verfolgen Sie Änderungen und nutzen Sie Kommentierungen.
07:00

Transkript

Webdokumente kann man gemeinsam und in Echtzeit bearbeiten. Man hat immer Zugriff auf die aktuellste Version und kann Änderungen nachverfolgen. Wetten, dass Sie von der gemeinsamen Bearbeitung live und in Echtzeit beeindruckt sind, sehen Sie am besten gleich selbst. Zunächst möchte ich Ihnen aber die Kommentar-Funktionen vorstellen. Sie können zu jeder beliebigen Stelle in einem Dokument ein Kommentar hinterlassen. Dazu markieren Sie den entsprechenden Absatz, klicken oben auf "Kommentare" und kommentieren und können dann entsprechend einen Kommentar hinterlassen. [typing] [typing] Wenn Sie möchten, dass jemand über diesen Kommentar informiert wird, können Sie einfach durch + oder@ eine E-Mail-Adresse hinzufügen. Die wird Ihnen auch automatisch vorgeschlagen. Dann klicken Sie einfach auf "Kommentieren". Ihr Kollege erhält jetzt die E-Mail. Und Sie sehen, rechts neben dem Dokument steht der Kommentar. Im Übrigen können Sie sich auch selbst über Kommentare informieren lassen über Kommentare, Benachrichtigungen, die jemand anderes für Sie hinterlässt. Dabei können Sie sagen, Sie möchten über alle Kommentare informiert werden, oder Sie möchten nur informiert werden, wenn jemand einen Kommentar von Ihnen beantwortet, oder Sie möchten generell keine Benachrichtigungen erhalten. Dies kann jeder Bearbeiter eines Dokumentes individuell für sich einstellen. Dieses Dokument habe ich bereits an eine Person freigegeben, an meinen Kollegen Thomas Maier. Er hat Bearbeitungsrechte. Das heißt, wir können jetzt gemeinsam dieses Dokument bearbeiten, live und in Echtzeit. Sie sehen, jetzt hat mein Kollege Thomas Maier soeben das Dokument betreten und wir können jetzt das Dokument live und in Echtzeit gemeinsam bearbeiten. [typing] [typing] So können dann mehrere Personen gemeinsam an einem Dokument arbeiten und der Eine sieht immer, was der Andere macht. Sie sehen, gerade hat er auch meinen Kommentar beantwortet und sagt okay, beide Themen stehen bei unserem nächsten Meeting an. Er hat die Themen gerade eingetragen und den Kommentar abgegeben, dass diese Aufgabe erledigt ist. Außerdem gibt es die Chat-Funktionalität. Wenn man ein Dokument gemeinsam bearbeitet, kann man mit dem Mitbearbeiter auch Chatten und fachliche Themen austauschen. [typing] [typing] Wenn ein Kommentar sich erledigt hat, kann man auf "geklärt" klicken, dann verschwindet dieser Kommentar. Aber hier geht nichts verloren. Wenn man auf "Kommentare" klickt sieht man, hier gibt es eine Kommentarhistorie und man kann jederzeit sagen, okay, der Kommentar soll erneut erscheinen. Dann steht der Kommentar wieder auf der rechten Seite. Wenn jetzt aber mehrere Personen gemeinsam an einem Dokument arbeiten und Änderungen durchführen, dann wird oftmals gefragt: "Kann ich die Änderungen denn nachvollziehen?" "Was passiert, wenn jemand etwas löscht?" Auch dafür hat Google gesorgt. Und zwar, wenn man auf "Datei", "Überarbeitungsverlauf anzeigen" klickt, sieht man den Überarbeitungsverlauf und erkennt, wer, wann, was geändert hat. Google fast die Überarbeitungsschritte zusammen. Man kann sich aber auch die detaillierten Überarbeitungen unten anzeigen lassen. Dann sieht man jede Änderung, die durchgeführt wurde. Beispielsweise hat Thomas Maier um 12.16 Uhr "Aktueller Projektstand", "Neue Themen" und "Nächste Schritte" eingefügt. Dies ist auch farblich markiert. Thomas Maier hat die Farbe magenta. Ich habe die Farbe grün und hier sieht man, ich habe "Top 4" und "Top 5" hinzugefügt. Man kann auch jederzeit auf einen älteren Stand zurückgehen. Man wählt einfach die entsprechende Version aus, klickt auf "Überarbeitung wiederherstellen" und schon ist das Dokument auf den vergangenen Stand zurückgestellt. Das heißt aber nicht, dass vorhergegangene Versionen verloren gegangen sind. Wenn wir jetzt nochmal in den Überarbeitungsverlauf schauen, sehen wir, er hat jetzt hier gerade einen neuen Stand gemacht und ich kann auch jederzeit wieder auf eine Version vorher zurückgehen, "Überarbeitung wiederherstellen" und ich habe den Stand von vor drei Minuten. Wenn Sie jetzt das Dokument jemand anderem zur Verfügung stellen möchten, gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder Sie wählen "Freigeben" und laden dann die Personen ein ihr Dokument anzusehen oder zu bearbeiten. Dies geht auch mit externen Kunden, Partnern, Lieferanten. Diese benötigen auch kein Google App Store Business-Konto. Wenn Sie ein Dokument für jemand externes freigeben, dann muss dieser sich lediglich mit seiner normalen geschäftlichen E-Mail-Adresse einmal kurz bei Google registrieren. Damit identifiziert er sich dann bei Google. "Google Docs" sind ein Format, dass nur in der Cloud existiert. Das heißt, Sie können ein Google Doc, ganz egal ob eine Google-Tabelle, eine Präsentation oder ein Google-Textdokument niemals lokal speichern. Aber Sie können, wenn Sie hier auf "Datei" gehen, "Herunterladen als", das jeweilige Google Doc, dann in ein gängiges Format herunterladen. Beispielsweise ein Google-Textdokument als Microsoft Word. Dies können Sie dann ganz normal per E-Mail versenden. Sie können aber auch, ohne den umständlichen Schritt über die E-Mail zu gehen, sagen "Datei als E-Mail-Anhang senden". Dann können Sie sagen "Wieder das Dokument anhängen als". Auch hier können Sie wieder verschiedene Formate auswählen, wie beispielsweise "Word" oder "PDF" und sagen, okay, ich möchte dieses Dokument als PDF an meinen Kollegen senden. Auch hier greift er wieder auf ihr Adressbuch zu, Sie geben einen Betreff an und können hier noch einen E-Mail-Text einfügen. Wenn Sie möchten, dass diese E-Mail in "Gmail" dokumentiert wird, klicken Sie einfach noch auf "Kopie an mich senden", auf "Senden" und dann hat jetzt mein Kollege Thomas Maier dieses Dokument als PDF erhalten. Lassen Sie uns nochmal zum Abschluss dieses Videos, die Vorteile von Webdokumenten zusammenfassen. Sie profitieren von einer einfachen, schnellen und erstaunlich effizienten Zusammenarbeit. Sie haben immer Zugriff auf die aktuellste Version eines Dokumentes und Sie können egal wann und wo, auf ihre Dokumente zugreifen und diese bearbeiten. Sind Sie davon nicht genauso begeistert, wie ich?

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2 Std. 28 min (46 Videos)
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Erscheinungsdatum:29.09.2014
Aktualisiert am:13.03.2017

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