Excel 2013: Power Query

Zugriff auf weitere Excel-Datei

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Sie müssen auf eine Datei eines Kollegen zugreifen, dürfen diese Datei aber nicht verändern. In diesem Video zeige ich Ihnen, wie Sie die Daten des Kollegen in Ihrer Datei nutzen können und trotzdem immer den aktuellsten Stand des Kollegen haben.
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Transkript

Sie müssen auf eine Datei eines Kollegen zugreifen, dürfen diese Datei aber nicht verändern. In diesem Video zeige ich Ihnen, wie Sie die Daten des Kollegen in Ihrer Datei nutzen können und trotzdem immer den aktuellsten Stand des Kollegen haben. Ich habe hier eine Adress-Datei, die gehört nicht mir sondern die gehört einem Kollegen oder einer anderen Abteilung oder was auch immer, und ich sollte aus dieser Liste alle Adressen haben aus Baden, und wenn da natürlich ein neuer dazu kommt aus Baden, sollte ich den natürlich auch haben. Nur was mache ich jetzt? Ich habe zwar Zugriff auf diese Datei, könnte mir die Datei jetzt natürlich raus kopieren dann aber erfahre ich nie von neuen Kunden aus Baden. S-Verweis ist auch schlecht, weil dann müsste ich ja von dem neuen Kunden aus Baden die Kundennummer wissen, dass ich die auch in meiner nachtragen könnte und mit S-Verweis auf diese Liste zugreifen, bei Verknüpfungen genau das gleiche Spiel machen wir es doch mit Power Query. Dann geht das ganz einfach. Diese Datei des Kollegen schließe ich jetzt, weil die muss nicht geöffnet sein. Vielleicht noch ein kleiner Hinweis am Rande: Zugreifen kann ich nachher über zwei Arten. Entweder hier unten über den Blattnamen, der heißt Kunden, oder über den entsprechenden Tabellennamen. Sie sehen, diese Tabelle wurde als Tabelle formatiert, darum habe ich hier oben die sogenannten Tabellentools mit vielen tollen Möglichkeiten. Und hier vorne wurde ein Tabellenname vergeben: tbl_Adressen, und auf diesen kann ich auch zugreifen. Auf diesen kann ich sogar noch eleganter zugreifen, weil ich dann im Power Query weniger machen muss. Es ist also ratsam, der Tabelle eventuell einen Tabellennamen zu geben, wenn das möglich ist. Ich schließe nun die Datei des Kollegen und bin zurück in meiner Datei, wo ich jetzt auf diese gerade gesehenen Daten zugreifen möchte. Ich wechsle nach Power Query, sage Aus Datei, und jetzt eben hab ich eine andere Excel Datei. Ich wähle das aus, gib jetzt die entsprechende Datei meines Kollegen an, wo ich zugreifen möchte. OK. Nun erscheinen rechts im Navigator eben die zwei Möglichkeiten, entweder über diesen Tabellennamen zuzugreifen. Sie sehen, über tbl_Adressen, so habe ich das benannt, oder über den Registernamen Kunden. Und Sie sehen den Nachteil: da erkennt er zum Beispiel nicht genau jetzt, dass die erste Zeile die Header Informationen sind. Das müsste ich dann korrigieren – hier habe ich das bereits schon perfekt. Darum wähle ich jetzt die Variante mit tbl_Adressen und sag vielleicht noch schnell Bearbeiten, weil ich möchte ja nicht alle Daten. Ich möchte nämlich beim Wohnort einschränken, dass ich dann nur die Daten kriege von Baden das wären dann die hier OK. Und vielleicht brauche ich ja gar nicht alle Informationen. Sagen wir mal, Geschlecht brauchen wir vielleicht sogar nicht. Dann kann ich diese Spalte hier Entfernen. Und das wär's jetzt. Ich sage Schließen & laden So. Ich habe jetzt also hier die Daten aus dem anderen Excel-File und natürlich ganz klar dynamisch. Ich kann jetzt hier oben sagen Aktualisieren, wenn neue Daten dazukommen. Ich speichere das mal bei mir,um Ihnen zu zeigen, dass das wirklich funktioniert. Ich öffne jetzt wieder die Datei meines Kollegen die hier. Und gehe jetzt mal ganz ans Ende und gebe hier einen neuen Kunden ein – 9999. Natürlich aus Baden. So. Und noch irgendeine Umsatzzahl. Und ich speichere die Datei und schließe die Datei. So, Im Moment ist diese Zeile noch nicht da. Ich muss natürlich in meiner Datei jetzt zuerst einmal sagen Aktualisieren. Dann wird alles neu eingelesen, und sie sehen hier, der neue kommt auch. Das Format wurde jetzt nicht sauber angepasst. Da müsste man eventuell noch ein wenig nacharbeiten und vielleicht das Datumsformat noch einmal sauber zuweisen, dass das richtig formatiert kommt. Oder, wenn Sie regelmäßig ein bisschen Probleme haben, diese intelligenten Tabellen, die machen manchmal auch ein bisschen Ärger. Das heißt, es gibt hier noch Einstellungen. Hier über diese Symbol Datenbereichseigenschaften und sonst wenn Sie wirklich mit Zellformatierungen ein Problem haben, dann halt auf das bunte hier verzichten, und sagen OK. Dann nimmt er das bunte jetzt beim Aktualisieren weg Sie haben dafür dann bei weiteren Datensätzen eventuell weniger Problem vielleicht mit den Formaten. Das müssen Sie ein bisschen ausprobieren, da hatte ich auch schon mal Ärger. Sie sehen also: Daten dynamisch aus anderen Excel Files zu verknüpfen und so einzubinden, dass sie wirklich aktualisierbar sind , ist wirklich sehr, sehr einfach. Soweit zum Thema Zugriff auf eine andere Excel Datei. Und vergessen Sie nicht, wenn möglich einen Tabellennamen in der Datei zu vergeben, auf die Sie gerne zugreifen möchten.

Excel 2013: Power Query

Sehen Sie, wie Sie mit dem Excel-Add-In Power Query Daten aus unterschiedlichsten Quellen einlesen und gleich beim Import perfekt für die Nutzung in Excel vorbereiten.

3 Std. 55 min (56 Videos)
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Erscheinungsdatum:16.01.2015

Dieses Video-Training verwendet Power Query mit Excel 2013. Das Add-In ist auch für Excel 2010 verfügbar. Die im Training gezeigten Vorgehensweisen funktionieren in Excel 2010 analog.

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