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Excel 2016 Grundkurs

Zellinhalte und -formatierung schützen

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Über den Schutzmechanismus von Excel können Sie sowohl den Zellinhalt als auch die Zellformatierung vor Veränderungen schützen. In diesem Video wird erklärt, wie Sie den Schutz aktivieren können.
08:44

Transkript

Willkommen zu einem wichtigen Thema im Kapitel "Formatierung", nämlich dem sogenannten Schutz. Es mag auf den ersten Blick etwas komisch anmuten, dass Microsoft den Schutz unter "Formatierung" gepackt hat, denn unter "Formatierung" stellt man sich ja die Gestaltung von Tabellen vor, und weniger wirklich den Schutz von Zellen. Ja, wenn wir es aber etwas anders formulieren, nämlich nicht nur, dass der Zellinhalt beim Schützen geschützt wird, sondern dass auch die Formatierung geschützt wird, ja, vielleicht macht dann die Einordnung auch wieder ein bisschen mehr Sinn. Aber genug zur Einordnungsproblematik, denn wir wollen ja eigentlich verstehen, wie der Schutz funktioniert. Und die erste wichtige Aussage ist, dass wir sozusagen zwei Schritte brauchen, um den Schutz zu aktivieren, nämlich der erste Schritt ist, dass wir zuerst die Schutzvormerkung entfernen müssen und dann den Schutz aktivieren müssen. Also, damit Sie das besser verstehen, gehen wir am besten wieder zurück zu unserem Beispiel hier bei der Automanufaktura Haschnik und Söhne. Und als Beispiel könnten wir jetzt sagen: Mensch, hier diese Montagekosten, das ist für uns natürlich in der Chefetage immer sehr schwierig zu beurteilen, wie wirklich die Montagekosten tatsächlich sind. Deswegen möchte ich jetzt ganz gerne, dass meine Monteure hier die Kosten selber eintragen, denn die sind ja unten in der Produktion und wissen, wie lange das dauert, und können das viel besser beurteilen. Um das für meine Monteure noch ein bisschen eindeutiger zu machen, kann ich natürlich hier das auch noch markieren. Ich markiere das also und sage: Ach, nehmen wir einfach als Hintergrundfarbe dieses saftige Grün. Dann wissen meine Monteure: Aha, da muss ich was eintragen. Ganz wichtig ist natürlich die Info, dass diese Formatierung für meinen eigentlichen Schutz überhaupt nicht notwendig ist. Das ist wirklich nur eine visuelle Unterstützung für meine Monteure. Perfekt, und jetzt kommt nämlich auch der Schutz ins Spiel, denn meine Monteure, die sind natürlich super was das Auto-Montieren angeht. Das Problem ist nur, die kennen sich in Excel nicht so gut aus und im Eifer des Gefechts passiert es mal öfter, dass sie eben nicht nur die grüne Spalte erwischen, sondern sie tippen dann auch manchmal hier. Unter "Sonst. Kosten" tippen sie dann einfach "500" ein. Oder sie löschen dann hier mal irgendwas. Und schon hat man totales Chaos. Das heißt, dass ist jetzt genau das, was ich möchte. Ich möchte, dass die Monteure hier in der grünen Spalte was eintragen können, dass sie aber überhaupt nichts in den anderen Zellen kaputt machen können. Das heißt, die anderen Zellen sollen geschützt sein. Bevor ich Ihnen das natürlich zeige, muss ich natürlich mit strg+Z, für zurück, die beiden Aktionen, die ich gemacht habe, hier rückgängig machen. Perfekt, jetzt ist alles wieder richtig. So, jetzt wollen wir uns mit dem Schutz beschäftigen. Jetzt kommt eine ganz, ganz wichtige Info. In unserem Beispiel sollen ja alle Zellen, egal wo sie sind, die sollen zum Schutz vorgemerkt sein. Übrigens, damit man das besser sieht, nehme ich mal die Gitternetzlinien, die ich früher mal ausgestellt habe, wieder rein. So, jetzt sieht man auch die ganzen Zellen. Perfekt. Und jetzt nochmal zur Wiederholung: Diese ganzen Zellen, die Sie hier sehen, die sollen geschützt sein. Da darf niemand was eintragen. Nur in diesen paar wenigen Zellen, da soll was eingetragen werden. So. Und Microsoft hat durch Befragung festgestellt, dass das, was ich gerade hier habe, bei den meisten Leuten so ist. Ich fasse nochmal zusammen, nämlich, dass die meisten Zellen hier in Excel geschützt werden sollen und nur ein paar wenige, da soll was eingetragen werden. So. Und wenn jetzt Microsoft nichts besonderes gemacht hätte, dann hätten wir natürlich, nicht nur wir, sondern auch sehr viele andere Excel-User hätten immer Folgendes machen müssen. Die hätten dann Spalte A, B, C, D, E, F markieren müssen. Dann hätten sie mit der Steuerungstaste hier auch noch H, I, J und bis ganz nach hinten, ja, und Sie sehen, das sind ja mittlerweile 16.000 Spalten, zwar würde ich irgendwann aufhören, aber dann würde ich hier auch nochmal hingehen müssen, die erste bis zur sechsten Zeile markieren, dann muss ich ein bisschen herunterscrollen, dann wieder die Steuerungstaste drücken und dann hier wieder, sehen Sie, jetzt muss ich auf jeden Fall ja mindestens bis, ja, sagen wir mal 1.000 gehen. Das heißt, Sie sehen, wenn jetzt Microsoft nichts weiter gemacht hätte, dann hätte ich im Grunde genommen hier total viele Zellen markieren müssen und jetzt schützen müssen und das ist natürlich schon sehr umständlich. Und ich wiederhole nochmal: Da eben nicht nur wir den Fall haben, sondern viele andere auch, dass meistens nur ganz, ganz wenige Zellen, dass da was eingetragen werden darf, und dass die anderen Zellen eben alle geschützt werden müssen, hat Microsoft einen kleinen Trick angewandt. Nämlich, standardmäßig ist jede Zelle zum Schutz vorgemerkt. Das will ich Ihnen mal zeigen. Das heißt, ich klicke hier oben in diese Ecke. Das heißt, wenn ich hier draufklicke, werden alle Zellen markiert. Und dann gehe ich unter "Start", "Format", und da sehen Sie hier: Bei "Zelle sperren" ist dieses Schloss ein bisschen hervorgehoben. Man sieht es nicht wirklich toll. Deswegen mag ich das hier eigentlich auch nicht. Und Sie kennen mich schon. Mit strg+1 kann ich das ein bisschen besser sehen. Nämlich unter "Schutz", sehen Sie, ist der Haken bei "Gesperrt" gesetzt. Das heißt, standardmäßig sind, wenn Excel ausgeliefert wird, erstmal alle Zellen gesperrt. Und da das Microsoft so eingestellt hat, habe ich es natürlich relativ leicht. Das heißt, ich müsste eigentlich nur, das mache ich gleich, diese Zellen von der Vormerkung entfernen, und habe dann nur ein paar wenige Markierungsschritte zu tun. Und das ist eine große Erleichterung. Aber bevor ich das tue, will ich wirklich zeigen, dass alle Zellen zum Schutz vorgemerkt sind. Nämlich, Sie sehen, der Haken ist hier drin, und dann habe ich ja in dem Leitfaden erklärt, dass ich im Grunde genommen zwei Schritte habe, nämlich einmal die Vormerkung entfernen und einmal den Schutz aktivieren. Da ich jetzt hier keine Vormerkung entferne, sondern sofort den Schutz aktiviere, werden Sie auch feststellen, dass sofort alle Zellen eben wirklich dann geschützt sind. Wie aktiviere ich nun den Schutz? Das heißt, ich gehe hier auf "Überprüfen", sage "Blatt schützen", sage an der Stelle einfach "Ja", ich möchte den Schutz aktivieren, sage "OK". Und schon, versuchen Sie mal jetzt, irgendwo in irgendeine Zelle was einzutragen. Sie werden eben keine Zelle finden. Das heißt, das ist genau das, was ich zeigen wollte. Standardmäßig ist es so, dass alle Zellen zum Schutz vorgemerkt sind. Das heißt, wenn ich über "Überprüfen" und dann "Blatt schützen" den Schutz aktiviere, ist jede einzelne Zelle in Excel gesperrt. Natürlich muss ich den Schutz hier aufheben. Das ist überhaupt kein Thema. Und jetzt mache ich nämlich genau das, was ich brauche. Das heißt, hier in diese grünen Zellen sollen ja meine Monteure das eintragen. Deswegen gehe ich hierhin, sage strg+1 und sage: Hey, ihr lieben Zellen, die ich gerade markiert habe, ihr seid nicht zum Schutz vorgemerkt. Sie merken: Ich benutze hier mal eine andere Formulierung, weil mir das Wort "gesperrt" nicht ganz gefällt. Wenn man das nämlich liest, denkt man, hm, die Zellen sind gesperrt. Nein, sie sind nicht wirklich gesperrt. Sie sind nur zum Schutz vorgemerkt. Und erst, wenn Sie über "Überprüfen" dann wirklich das Blatt schützen, erst dann sind die Zellen auch wirklich gesperrt. Also, deswegen übersetzen Sie bitte diesen Begriff immer mit "zum Schutz vorgemerkt". Also, zurück zu unserem Beispiel. Ich möchte hier wirklich diese grünen Zellen beschreibbar machen für meine Monteure. Deswegen nehme ich hier die Vormerkung zum Schutz heraus, sage "OK", gehe jetzt auf "Überprüfen", sage "Blatt schützen" und würde jetzt einfach das Blatt schützen. Und schon, sehen Sie, kann ich hier nichts mehr eintragen. Ja, die Zellen sind natürlich weiterhin geschützt. Aber hier kann ich sagen: Mensch, die Karosserie, die hat dann doch 2.600 Euro gekostet, zum Einbauen, aber die Rückspiegel haben nur 20 Euro, das ging ganz schnell. Und so weiter und so fort. Und jetzt, sehen Sie, können hier meine Monteure was eintragen, aber sie können sonst nirgends was verändern. Sie können auch hier die Summe nicht anmarkieren. Das geht nämlich auch nicht. Also, Sie sehen, das ist genau das, was ich möchte. Ich fasse nochmal zusammen, weil das Vorgehen nicht wirklich intuitiv ist, obwohl es uns eine große Erleichterung bietet. Also, ich sage es nochmal. In den meisten Fällen ist es so, dass nur ganz wenige Zellen freigegeben sind zum Schreiben, und die meisten Zellen in Excel sollen eben geschützt werden. Und damit ich mir sehr viel Markierarbeit spare, hat Microsoft standardmäßig alle Zellen zum Schutz vorgemerkt. Das heißt, ich markiere die Zellen, die beschreibbar sind, nehme hier die Schutzvormerkung raus für diese Zellen und sage dann "Blatt schützen". Und schon bin ich viel schneller am Ziel.

Excel 2016 Grundkurs

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8 Std. 6 min (106 Videos)
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