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Office 365: Excel lernen

Zellen-Formatvorlagen mit und ohne Design

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Um übersichtliche Aufstellungen zu formatieren, machen sich viele Benutzer zu viel unnötige Mühe. In diesem Video verrät der Trainer, dass – und wie – es mit Excels Zellenformatvorlagen besser geht.

Transkript

Es gibt verschiedene Möglichkeiten ein Excel zu formatieren und meistens sehe ich diese hier, die ich Ihnen gleich vorführen möchte, die sehr viel Arbeit macht. Das heißt, die Benutzer markieren irgendwas, denken sich irgendeine Schrift aus, denken sich eine Hintergrundfarbe aus und vielleicht noch einer Schriftfarbe. Ich mache das jetzt mal. Deutlich, aber hässlich. Markieren den nächsten Bereich, denken sich eine neue Farbe aus, müssen wieder über eine Schriftfarbe nachdenken, dieses Mal vielleicht Fett und Kursiv und überlegen sich wieder welche Schrift es dieses Mal sein soll. Ich mache das Mal sehr offensichtlich. Vielleicht auch in einer anderen Schriftgröße und dann beispielhaft noch hier unten alles zu Fuß formatiert, das heißt, was auch immer Sie machen müssen, es ist einzeln. Und es hilft auch nichts, dass Sie mehrere Zellen gemeinsam markieren. Das bezeichne ich trotzdem nochmal als einzeln. Also so, vielleicht nicht in dieser Hässlichkeit, werden typischerweise Zellen formatiert. Das geht besser. Und zwar, wenn Sie sich dieser Zellenformatvorlagen bedienen. Ich lasse es an dieser Stelle mal so und zeige Ihnen hier, dass ich das bereits gemacht habe. Ich kann das gerne nochmal ändern. Ich habe also wieder die Überschriften markiert. Und habe hier eine Farbe namens Akzent 1 benutzt. Die ist ausdrücklich nicht mit einem Inhalt beschrieben, die heißt nicht Blau oder so was, sondern sie sagt: Aus der Farbpalette von diesen sechs Farben nehme ich die mit der Nummer 1. Die gibt es immer in verschiedenen Abstufungen und Sie können an dieser Stelle auch hingehen und diese benutzen. Das hat Auswirkungen, deswegen benutzte ich erstmal nur diese hier. Die Zellenformatvorlagen mit Designs heißen. Also ich beschließe jetzt mal, das darf ein bisschen heller sein. Und Sie sehen, es ändert sich auch die Schriftfarbe. Also ein bisschen heller. Und für da unten, meinetwegen, das ist eine von da hier oben, Wechsel ich mal auf Grün. Ich habe also hier Formatvorlagen benutzt und zwar die mit Designs. Und hier habe ich das Selbe schon gemacht, also auch hier Formatvorlagen benutzt. Das ist wieder diese von da oben. Zwischen den hier oben und den mit dem Designs gibt es einen wesentlichen Unterschied, diese werden sich ändern. Die da oben bleiben, aber auch die kann ich ändern. Und deswegen will ich Ihnen einmal zeigen, was passiert ohne Designs. Ich habe hier, ich habe im Januar schon herumgespielt, das mache ich mal wieder rückgängig, also da nehme ich wieder die. Ich habe alle Summe für Januar/Februar in Weiß auf Dunkelgrau, weil es das gerade hier so gab. Das will ich aber nicht. Ich hätte es gerne Weiß auf richtig Schwarz. Und ich werde jetzt ausdrücklich auch woanders hin klicken. Ich ändere jetzt nämlich diese Formatvorlage. Sehr wenig offensichtlich, gibt es hier die Möglichkeit mit Rechtsklick auf Ändern zu wechseln. Das betrifft nicht die markierte Zelle, sondern die Formatvorlage. Und dann kann ich hier beschießen, was die Überhaut ändert. Die sind nicht immer alle komplett mit allen sieben Bereichen. Aber hier zum Beispiel den Füllbereich, den will ich ändern. Also hier bei Ausfüllen Wechsel ich auf Schwarz. Und die Schrift ist hoffentlich schon Weiß. Und nach einem OK und noch einem OK sehen Sie, obwohl ich in diese Zelle stand, ist die Formatvorlage geändert. Ich habe also nicht eine Zelle beeinflusst, sondern eine Formatvorlage und diese Zellen benutzen die Formatvorlage. Und natürlich auf jedem Blatt. Wenn ich jetzt beim Februar nachgucke, ist dort genauso passiert. Das es markiert war, ist jetzt eher Zufall. Also ich kann Formatvorlagen zentral ändern, per Rechtsklick hier dann betreffen die alle Zellen, die diese Formatvorlage benutzen in der gesamten Datei. Das ist sozusagen die kleine Änderung. Die ganz kleine Änderung ist in jeder Zelle einzeln. Das ist Arbeitsbeschaffung. Die mittelkleine Änderung, nennen wir das einfach mal so, heißt: Sie benutzen Zellenformatvorlagen, da gibt es schon eine Menge, die vorgegeben sind und können die eventuell anpassen. Sie können auch ohne Probleme eine neue erfinden. Das steht hier unten relativ offensichtlich. Und überlegen jetzt zum Beispiel eine die, Großer Titel heißen soll. Die soll alle Teile ändern, wenn ich die jetzt formatiere dann sage ich: Ich hätte gerne diese Schrift in... 22 Punkt, das haut so richtig rein, beim Ausfüllen dieses helle Gelb und meinetwegen noch einen dicken Rahmen herum nur damit es jetzt sehr offensichtlich ist. Also sagen wir so und von mir aus ist der auch noch bunt. Sie können also ändern was Sie wollen. Und nach dem OK besitzen Sie jetzt hier oben eine neue Formatvorlage, hier unter Benutzerdefiniert. Und ich kann jetzt irgendwo hingehen, ich benutze mal hier die Überschrift, na ich schreibe einfach mal daneben also, Tippen Ab jetzt kann ich in dieser Datei hingehen, mir irgendein Text ausdenken und sagen, der soll jetzt so formatiert werden. An Hässlichkeit kaum zu überbieten, aber deutlich. Und wenn ich jetzt in der zweiten ähnlichen Tabelle so was brauche, muss ich mir gar nicht merken, was ich da eigentlich gemacht habe, sondern ich sage: Da oben habe ich es ja definiert. Muss natürlich breiter sein, damit man auch den Hintergrund sieht. Und eine Woche später fällt mir ein, ist doch nicht so hübsch. Dann kann ich per Rechtsklick wieder hier draufgehen auf Ändern. Allels so lassen und direkt hier auf Formatieren und dann Ändern, dass ich vielleicht doch mit 16 Punkt zufriedener bin und es muss auch nicht Arial Black sein. Die ist besonders fett. Und nach dem OK sehen Sie, alle betroffenen Zellen haben sich geändert. Das ist also Schonmal sinnvoller, dass Sie Formatvorlagen benutzen und sie überall in der Datei einsetzen. Die gelten dateiweit. Hier müssen Sie immer alles einzeln markieren. und entsprechend ändern. Und zwar in jedem Blatt einzeln, in jeder Zelle. Normale Formatvorlagen, nenne ich die mal, die gelten so, dass sie dateiweit sind, aber nicht abhängig vom Design. Und jetzt kommt eins mehr sozusagen, hier habe ich schon Formatvorlage benutzt, die hier aus dem unteren Bereich kommen. Das ist hier schwierig zu sehen, der ist umrahmt, also diese Formatvorlage ist es. Die kommt aus Zellformatvorlagen mit Zelldesigns. Die unterscheiden sich, weil nämlich das Design entscheidet unteranderem welche Farben da drinnen sind. Das trifft auch und vor allem Layouttabellen. Diejenigen, die zum Beispiel hier mit als Tabelle formatieren eingegeben werden Oder die sich beim Einfügen Tabelle finden. Auch die sind vom Design abhängig. Aber ich zeige es Ihnen trotzdem hier und ich schmeiße mal diese Spalte hier raus. Das stört jetzt optisch ein bisschen. Damit Sie sehen was passiert, muss ich das bisschen nach rechts schieben. also ich werde diese Spalten markieren und mit Zellen einfügen bisschen nach rechts schieben. Das hat vor allem den Grund, weil hier gleich ein Menü erscheint. Das war jetzt bisschen sehr viel. Ein Menü erscheint, was hier sonst genau das verdecken würde. Was ich hier sehe, passiert genauso hier. Oder dort. Vielleicht ist es hier noch besser zu sehen, weil da mehr Farben betroffen sind. Dann mache ich es hier mal ein bisschen breiter. Also es wird in allen drei Tabellenblättern passieren und das Design ändern steht ein bisschen eigenwillig im Seitenlayout. Also ich habe das Gefühl, da ist sonst nirgendwo Platz gewesen. Und zwar hier, beim Design, bestimmen Sie diese drei Teile mit. Die Farben, die Schriftarten, Effekte ist bei Excel nicht so wichtig, also vor allem die Farben und die Schriftarten. Und das merken Sie schon, wenn Sie mit der Maus drüber gehen, deswegen wollte ich das ein bisschen weiter rechts haben. Ich glaube, das muss noch weiter nach rechst. Dann sieht man es deutlicher. Also ohne dass ich klicke, sehen Sie, dass sich nicht nur die Farben, sondern dass sich auch die Schriftarten, Schriftgrößen ändern. Das Design enthält im Wesentlichen Farben und Schriftarten. Und kann sie mir alle erstmal in ruhe angucken. Wenn ich dann eines finde, was mir gefällt, ich nehme dieses hier, dann hat das alle Formatvorlagen geändert, die von einem Design abhängig sind. Ich klicke jetzt mal auf Schiefer. Und Sie sehen, auch hier haben sich die Schriftarten geändert, obwohl ich diese Farben da gar nicht benutzt hatte. Und auch hier, diese Schriftarten sind geändert. Alle die Formatvorlagen... Da muss ich wieder auf Start. ...die hier vom Design abhängig sind. Und auch die Farbpalette hat sich geändert. Deswegen ist jetzt in den sechs Farben der Akzent 1 nicht mehr Blau, sondern in einem Rotton. Das ist also sozusagen die große Änderung. Sie geben beim Seitenlayout ein Design an. Und damit ändert sich... Ich gehe mal wieder auf den, der so schön weit rechts steht. Damit ändert sich großflächig ganz viel. Wenn Sie dann vorschlagsmäßig danach sagen: Die Schrift ist gut und die Schriftgröße, aber die Farbe gefällt mir nicht, können Sie hier nachbessern. Sie sehen hier die Farbpalette, das sind die Farben, von denen einige auf die Formatvorlagen wirken. Das sind die Farben, die Sie hier im Bündel ändern können. Ich nehme jetzt mal hier so ein violett orientierten Dann sehen Sie anschließend bei den Zellenformatvorlagen, dass das Ganze hier diese violette Farbpalletenfarbe kriegt. Also die kleinste und schlechteste Änderung ist alle zu Fuß zu machen und dort lokal zu formatieren. Die bessere Änderung ist Zellenformatvorlagen zu nutzen. Und die beste Änderung ist bei Seitenlayout ein Design zu wechseln. Das ist mir jetzt wirklich ein bisschen zu viel Lila. Und dort gleichzeitig mit er Farbe auch die Schriftart zu wechseln, so dass sozusagen Corporate Design für die gesamte Datei auf einen Schwung herstellbar ist. Sie können auch und zwar nachdem Sie Farben und Schriftarten, Schriftarten gibt es immer nur zwei, ausgewählt haben, das Ganze speichern. Die Schriftarten, die Sie hier auswählen, diese beiden, das sind die diejenigen, die hier oben als Überschrift und Textkörper genannt sind. Sie sehen also, im Moment steht da Trebuchet drinnen und wenn ich jetzt die Schriftarten auf ein anderes Pärchen wechsle, ich nehme eines mit zwei unterschiedlichen, da gibt es gar nicht so viele, da haben wir zum Beispiel eines, Times New Roman und Arial, wenn ich das jetzt auswähle, dann finden Sie hier oben bei den Schriften, da ganz oben, Times New Roman, Arial. Das sind also die, die aus dem Design kommen. Und da sind die lokal formatierten. Im Zweifelsfall sollte Sie eigentlich die gesamte Datei mit den Designschriftarten nutzen, weil dann, wenn Sie das Design wechseln, auch Schriftarten in der Datei angepasst werden. Sonst sind sie wieder lokal formatiert. Das sieht man natürlich gerade wieder nicht, weil ich die links stehende Variante hatte. Sie sehen also hier die Schriftarten, die aus dem Design kommen werden direkt angepasst.

Office 365: Excel lernen

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2 Std. 42 min (26 Videos)
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Erscheinungsdatum:31.08.2017

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