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Office 365 für Mac: Excel Grundkurs

Zellbereiche automatisch ausfüllen

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In diesem Video sehen Sie, wie Sie mit der Funktion "AutoAusfüllen" blitzschnell Datenreihen ausfüllen, sei es als einfache Kopie oder als fortlaufende Reihe wie bei Monats- oder Wochennamen. Auch das Berechnen von Zahlenreihen ist möglich.
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Transkript

Manchmal kann die Dateneingabe ziemlich mühselig sein. Vor allem dann, wenn Sie immer wieder die selben Daten eingeben müssen. Zum Beispiel, die Monatsnamen von Januar bis Dezember oder die Datumszahlen für einen ganzen Monat oder immer wieder die selbe Zahl um Fülldaten zu generieren. Aber keine Sorge, Sie müssen diese Datenmenge nicht händisch einfügen. Im Folgenden zeige ich Ihnen, wie Sie mit der Funktion Auto-Ausfüllen blitzschnell Daten kopieren und Datenreihen generieren können. Erst einmal zur Grundlage der Funktion. Wenn ich eine Zelle markiere, wie hier die Zelle A2, wird sie mit einem grünen Rahmen versehen und in der rechten, unteren Ecke sehen Sie so ein kleines, grünes Quadrat. Das ist das sogenannte Ausfüllkästchen. Wenn ich mit der Maus auf dieses Ausfüllkästchen zeige, wird der Mauszeiger zu einem kleinen schwarzen Kreuz und das kann ich mit gedrückter Maustaste nach unten ziehen, ich kann auch nach oben, rechts oder links ziehen. Im aktuellen Aufbau ist es aber von der Datenstruktur her nicht möglich, deswegen ziehe ich nach unten und Sie sehen an der Quickinfo, es wird immer 100 angezeigt. Excel möchte also diesen Wert nach unten ausfüllen und kopieren. Und genau so ist es auch, wenn ich die Maustaste loslasse. Und dann wird unten die Schaltfläche "Auto-Ausfülloptionen" angezeigt. Wenn ich hier drauf klicke, dann sehen Sie mehrere Optionen. Excel hat sich für die Option "Zellen kopieren" entschieden. Ich kann stattdessen auch eine Reihe bilden, das heißt, dann zählt Excel in jeder weiteren Zelle den Faktor 1 dazu. Ich kann das Ganze nur mit der blauen Farbe ausfüllen, ohne Zahl, oder ich kann nur die Zahl ausfüllen und keine Farbe. Ich klicke hier mal auf "Reihe ausfüllen" und dann sehen Sie, dann zählt Excel in jeder Zelle die Zahl 1 hinzu. Hier habe ich ein Datum stehen, 01.01.15 und wenn ich das Ausfüllkästchen dieser Zelle mit gedrückter Maustaste nach unten ziehe, dann sehen Sie an der Quickinfo, es wird jeden Tag ein Datum hinzugefügt und sobald ich die Maustaste loslasse, sehe ich auch das Ergebnis. Excel zählt hier jeden Tag ein Datum hinzu. Und wenn ich hier auf die Schaltfläche "Auto-Ausfülloptionen" klicke und mir alle Optionen anzeigen lasse, dann kann ich auch wählen, dass ich nur eine Kopie der Zelle haben will. Dann steht im gesamten Bereich 01.01.15. Ich kann wieder nur die Formate oder nur den Inhalt ausfüllen. Ich kann nach Tagen ausfüllen, so ist es jetzt passiert, nach Wochentagen, ich kann auch sagen, ich möchte in Monaten hochzählen oder in Jahren. Jetzt will ich mal die Jahre ausfüllen und dann zählt Excel in jeder Zelle ein Jahr hinzu. Beim Text ist es banal. Ich ziehe das Ausfüllkästchen nach unten und Excel kopiert den Text und ich habe die Möglichkeit nur die Formate auszufüllen oder nur den Text. Excel enthält integrierte Reihen und zwar integrierte Reihen für den Monatsnamen und die Wochentage. Und ich habe hier schon mal die Abkürzung für Januar eingegeben. Und wenn ich hier das Ausfüllkästchen nach unten ziehe, dann zählt Excel in Monaten hoch. Dasselbe gilt für die Wochentage, hier kann ich auch nach unten ziehen, und wenn die Woche vorbei ist, fängt Excel mit der nächsten Woche an und so kann ich das Ganze nach unten ziehen und ausfüllen. Bisher habe ich, wenn ich eine Reihe gebildet habe, immer die Schrittgröße 1 gehabt. Das kann ich natürlich variieren, zum Beispiel hier, habe ich 2 Wochentage eingegeben, Montag und Mittwoch und möchte das Ganze nach unten ziehen und immer nur jeden zweiten Wochentag anzeigen lassen. Dazu muss ich beide Zellen markieren, damit Excel erkennt wie groß das Inkrement zwischen den beiden Einträgen ist. Ich ziehe das Ausfüllkästchen mit gedrückter Maustaste nach unten und Sie sehen, Excel zählt dann immer in Zweierschritten und lässt jeden zweiten Wochentag aus. Das kann ich auch mit Zahlen machen. Hier ist der Unterschied der Faktor 100. Ich markiere beide Zellen, ziehe das Ganze nach unten und Excel zählt in 100er Schritten nach unten. Auch beim Datum funktioniert das. Hier ist der Unterschied 7 Tage und ich ziehe das Ganze nach unten und Excel zählt in 7-Tagen-Schritten nach unten. Auch hier habe ich Kapitel 1 und Kapitel 2 und Excel erkennt, dass es hier in 1er Schritten weitergeht und dann ziehe ich das Ganze nach unten und Excel zählt dann hoch, Kapitel 3, Kapitel 4, Kapitel 5. Ich möchte Ihnen die Auto-Ausfüllenfunktion noch gerne in einem praktischen Beispiel zeigen. Da klicke ich hier auf das Arbeitsblatt "Tabelle 2". Hier habe ich schon etwas vorbereitet. Ich möchte hier die zweite Jahreshälfte, Juli bis Dezember, für verschiedene Jahre dokumentieren. Außerdem habe ich hier eine Summenformel. Hier werden die Zahlen für den Monat Juli addiert und hier unten habe ich noch eine Summenformel. Hier werden die entsprechenden Jahre addiert und das Ganze möchte ich mit der Auto-Ausfüllenfunktion entsprechend nach unten, beziehungsweise nach rechts kopieren, um diese Tabelle fertig zu stellen. Ich fange mit den Monaten an, klicke hier auf Juli, ziehe das Ausfüllkästchen mit gedrückter Maustaste nach unten, bis zum Dezember dann klicke ich hier auf die Jahreszahl 2008, ziehe das Ganze rüber bis zur Spalte J. Ich kann schon erkennen, Excel kopiert mir das Ganze nur, aber das macht nichts, weil ich klicke dann auf die Schaltfläche "Auto-Ausfülloptionen" und sage "Reihe ausfüllen" und schon füllt mir Excel das Ganze in 1er Schritten aus. Dann kopiere ich die Formel nach unten. Das ist eine ganz normale Kopie und hier dasselbe auch. Und schon ist meine Tabelle fertig. Mit der Funktion Auto-Ausfüllen können Sie also ganz schnell Bereiche mit Kopien oder Reihen füllen. Damit sparen Sie sich viel Zeit und Arbeit. Die Funktion benötigt für eine Kopie nur einen Ausgangswert, im Fall von einer Reihe, die mit einer anderen Schrittweite als der Zahl 1 arbeitet, braucht die Funktion 2 Ausgangswerte, nur so kann sie erkennen, in welchen Schritten hochgezählt werden soll. Die Funktion Auto-Ausfüllen funktioniert mit Text, Zahlen, sowie Datums- und Uhrzeitangaben.

Office 365 für Mac: Excel Grundkurs

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7 Std. 43 min (101 Videos)
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Erscheinungsdatum:06.09.2016

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