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Excel 2016: Datenanalyse

Zellbereich in Tabelle umwandeln

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Nachdem Sie einen normalen Zellbereich in eine spezielle (Layout-)Tabelle umgewandelt haben, stehen Ihnen erweiterte Möglichkeiten zur Verfügung. Dazu zählt insbesondere eine automatische Ergebniszeile.

Transkript

Damit Sie sehen, wie die Daten sinnvoll vorbereitet werden, um sie nachher auswerten zu können, habe ich sie sozusagen hier einmal in nackt. Nackt heißt, fast ohne Format. Es gibt hier ein Datumsformat und da ein Uhrzeitformat und das war es eigentlich schon. Über der Zeile 7 ist schon fixiert. Das heißt, ich kann jetzt mit der Maus hier runterscrollen und Sie sehen immer noch die Überschriften. Das Ganze möchte ich, daher schiebe ich das schon mal an den unteren Rand, umwandeln. Das ist durchaus praktisch. Nämlich in einen sogenannten Layout-Tabellenbereich. Offiziell heißt er bei Excel nur Tabelle, das wird nämlich gleich mit Einfügen Tabelle ausgeführt. Das finde ich etwas unglücklich, denn die meisten Leute nennen das eine Tabelle, wobei das in Wirklichkeit nur die Registerkarte ist, zu dem, was Sie hier sehen, nämlich dem Tabellenblatt. Und das Tabellenblatt enthält ein Tabelle. Da ist es immer etwas schwierig zu formulieren, diese kleine Tabelle in der großen Tabelle. Daher nenne ich die Layout-Tabellen. Sie werden gleich sehen, warum ich da so auf das Layout ziele. Also ich habe irgendwie diesen Bereich angeklickt und fordere dann mit Einfügen Tabelle, dass dieser Bereich im Grunde nicht eingefügt, sondern umgewandelt wird. Und Excel erkennt selbständig, welcher Bereich gemeint ist; es dürfen also keine Leerzeilen oder Leerspalten dazwischen sein; und dass er Überschriften hat. Da die Zeile 6 nicht fett formatiert ist, das wäre auch eine Möglichkeit, Überschriften vorher anzuzeigen, erkennt Excel das daran, dass es hier einen Text gibt und der Rest nur Zahlen sind. Das können Sie normalerweise einfach mit OK bestätigen, dann wird dieser Bereich umgewandelt. Ist jetzt eine spezielle Layout-Tabelle und wird bei der Gelegenheit formatiert. Ich mache das jetzt genau rückgängig und möchte Ihnen direkt den zweiten Weg zeigen, da passiert es sozusagen unfreiwillig. Eben habe ich eine Tabelle angefordert und das Layout mitbekommen. Und jetzt werde ich diesen Bereich "Als Tabelle formatieren", ich nehme einfach dieses Design. Ich fordere also sozusagen das Layout an und kriege die Tabelle dazu. Auch wieder der Klick hier auf eine Formatvorlage. Ist der gleiche Dialog, den ich einfach mit OK bestätigen kann, und es ist genau das gleiche Ergebnis. Das heißt, es gibt zwei Möglichkeiten, dahin zu kommen: Einmal absichtlich mit Einfügen Tabelle, was jetzt natürlich deaktiviert ist, weil schon passiert. Oder mit Start Als Tabelle formatieren. Entweder Sie fordern die Tabelle und kriegen das Layout oder Sie fordern das Layout und kriegen die Tabelle dazu. Daher nenne ich das, was hier rauskommt, der Einfachheit halber Layout-Tabellen. Sobald Sie außerhalb klicken, sehen Sie die normalen Register. Wenn Sie in so einen Layout-Tabellenbereich reinklicken, kommt dieses spezielle Register für die Tabellentools. Das Zweite, was ich nach so einer Umwandlung direkt mache, ist, diese Tabelle umzubenennen. Die heißt bei mir klassischerweise mit dem Präfix "tbl" für Tabelle und dann meistens so wie das Tabellenblatt. Denken Sie daran, das mit Return zu bestätigen. Wenn es nur eine Layout-Tabelle in der ganzen Datei gibt, ist das unproblematisch, aber häufiger werden Sie es mit mehreren Layout-Tabellen zu tun haben und die sollten dann etwas sprechender heißen als Tabelle 1, 2, 3. Ich habe die also hier nur umbenannt, das mit Return bestätigt. Falls Sie das alles gezielt rückgängig machen wollen, nicht wirklich rückgängig, sondern aufheben diesen Bereich, dann gibt es hier einen eigenen Befehl, "In Bereich konvertieren". Dieser Bereich ist aber sehr praktisch, denn er erlaubt viele Analysen schon auf Handgriff, zum Beispiel hier diese AutoFilter. Die lassen sich hier ein- und ausschalten. Und Sie können an der Stelle auch das Layout dieser Tabelle beeinflussen. Das ist für die Analyse nur bedingt wichtig. Aber zum Beispiel wenn Sie mit bedingter Formatierung arbeiten, möchten Sie bestimmte Farben raus haben. Das sind die inzwischen ordentlich benannten "Gebänderten Zeilen". Früher hieß das mal verbunden und war sehr missverständlich. Wenn ich das also wegschalte, sehen Sie, sind diese Farben schon weg. Das wirkt hier übrigens auch. Sie sehen jetzt keine Bänder mehr. Wenn ich das einschalte, da sind die Bänder überall wieder sichtbar. Das gibt es auch für Spalten, wenn man es braucht, da brauche ich es eher selten. Sie können es auch gleichzeitig einschalten, dann ist es erst recht nicht lesbar. Also bestenfalls "Gebänderte Zeilen". Das Ganze hat eine Kopfzeile hier, nämlich oben drüber. Die könnte ich wegschalten, aber das ist nicht besonders hilfreich. Aber sie hat noch keine "Ergebniszeile". Das wäre schon ein Teil einer Analyse. Wenn ich die jetzt einschalte, wird hier unten darunter eine zusätzliche spezielle Zeile angezeigt, die hier mit sogenannten Aggregatfunktionen arbeitet. Also hier kann ich reinklicken und sehe, jetzt ist es die Anzahl der Zeiten. Das ist hier nicht so praktisch. Da könnte ich umschalten auf den Mittelwert. Und die Anzahl wird typischerweise unter einer Textspalte angezeigt. Ich sehe also 108 Datensätze und hier den Mittelwert der Zeit. Das wäre schon die einfachste Analyse. Das bringt diese Layout-Tabelle einfach automatisch mit. Ich nehme die Ergebniszeile wieder weg, denn Sie können pro Spalte nur einen Wert damit ermitteln. Ich möchte aber beispielsweise bei der Zeit sowohl den Mittelwert als auch Minimum und Maximum sehen. Die ist also schön schnell, aber wenn man es ordentlich machen will, kann man es lieber selber getrennt mit anderen Methoden machen. Wenn Sie diese Tabelle mal erweitern müssen, weil Sie zum Beispiel einen neuen Datensatz reinschreiben, dranhängen wollen, dann denken Sie bitte dran, dieses kleine Winkelchen hier zu benutzen. So muss die Maus den schrägen Doppelpfeil anzeigen, dann kann ich das erweitern, kann hier irgendwas reinschreiben. Und ich lasse kurz die Ergebniszeile wieder anzeigen. Sie sehen schon: Von den 108 sind es jetzt 109. Wann immer ich da was ergänze, wird das automatisch aktualisiert, weil Excel genau weiß: Die Daten liegen hier. Wenn ich die weghaben will, ist die eine Möglichkeit, dieses kleine Winkelchen wieder nach oben zu schieben. Das löscht aber nicht alle Inhalte hier und auch nicht alle Formate. Ich mache das mal rückgängig. Die einfachere Möglichkeit, ist hier mit gedrückter Maustaste die betroffenen Zeilen auf dem Zeilekopf zu markieren und dann mit Strg + "-" alles dazwischen rauszuschmeißen. Jetzt haben wir wieder die kurze Liste. Also dieser kleine Winkel bietet die bequeme Möglichkeit, so eine Liste zu verlängern, und zwar auch jetzt, wenn die Ergebnisse schon dranstehen, kann ich jetzt einfach eine Zeile mehr dazuschreiben, ich mache es wieder rückgängig, ohne dass das die Ergebniszeile stört. Wenn ich die Ergebniszeile ausschalten will: Denken Sie bitte immer dran, Layout-Tabellen müssen angeklickt sein, und erst dann gibt es auch die passende Registerkarte. Also dieser Bereich ist eine Layout-Tabelle, nicht weil es zwingend nötig ist, sondern weil es sehr hilfreich ist.

Excel 2016: Datenanalyse

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3 Std. 6 min (38 Videos)
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Erscheinungsdatum:03.03.2017
Laufzeit:3 Std. 6 min (38 Videos)

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