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Grundlagen des Projektmanagements: Kleine Projekte

Zeit- und Kostenschätzungen erstellen

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Weshalb möglichst präzise Aufwandsschätzungen so wichtig für den Erfolg Ihres Projekts sind, das ist Thema dieses Films.
03:51

Transkript

Eine genaue Aufwandsschätzung ist wichtig, egal, wie groß ein Projekt ist. Zu wenig Stunden, zu niedrige Preise oder beides machen es fast unmöglich, die Erwartungen zu erfüllen. Die Team-Mitarbeiter sind gestresst, und die Kunden unzufrieden. Wenn die Termine und Kosten aus dem Ruder laufen, ist es wichtig, das Problem früh zu erkennen, zu lösen und einen neuen Kurs zu setzen. Zu hohe Schätzungen können dagegen die Genehmigung eines guten Projekts gefährden. Sie lassen ein gutes Projekt zu teuer oder zu langwierig erscheinen, und Sie sind in einem genehmigten Projekt problematisch, weil die Leute dazu neigen, das Geld und die gesamte Zeit zu verbrauchen. Wie kann man also den Aufwand präzise schätzen? Fangen wir mit dem Zeitplan an. Das heißt, die für die Arbeit benötigten Stunden oder Tage. Arbeitsstunden wirken sich auf den Terminplan und die Kosten aus. Auf dem Terminplan, weil er davon abhängt, wie viele Leute die Aufgaben bearbeiten und wann Sie verfügbar sind. Mehr dazu später. Auf die Kosten, weil die Leute für Ihre Arbeitsstunden bezahlt werden, wie die Kostentabelle der Projektdatei zeigt. Oder es gibt weitere zeitbasierte Kosten wie Leihgeräte. Sie müssen auch nicht zeitbasierte Kosten einplanen wie Material, Reisekosten und Gebühren. Die beste Schätzung kommt von Leuten, die bereits Erfahrung in diesem Bereich haben. In kleinen Projekten können dies auch Team-Mitglieder direkt aus dem Projekt sein. Diese Leute verstehen nicht nur die zu erledigende Arbeit, sondern wissen auch, wie viel Zeit man dafür braucht. Dann gibt es Experten außerhalb des Projekts, Kollegen in der Firma oder von Ihnen beauftragte Unternehmen, Berater und Lieferanten, wie die Spedition im Beispielprojekt. Mit ne uen oder externen Ressourcen müssen Sie die Arbeit genau besprechen, um klare Einschätzungen zu erhalten. Sie können die Aufwandseinschätzung mit dem Bewerten der einzelnen Aufgaben beginnen. Man nennt dies Bottom-up-Schätzung. Wenn Sie an ähnlichen Projekten arbeiten, bieten sich deren Job Parameter für die Zeit- und Kostenschätzung an, die sogenannte parametrische Schätzung. So können Sie zum Beispiel die Baukosten nach Quadratmetern schätzen. Außerdem können Sie sachkundige Personen nach Ihrer Einschätzung und der Basis für Ihre Zahlen fragen. Wenn Sie drei oder vier Schätzungen erhalten haben, und alle verschieden sind, teilen Sie die Zahlen und Begründungen allen Beteiligten mit. Wenn jeder die Fakten der anderen kennt, fordern Sie neue Schätzungen an. Oft werden in Schätzungen Fakten schlichtweg vergessen, oder man hält Dinge für schwerer, als Sie eigentlich sind. So erhalten Sie präzisere Zahlen. Eine andere Option ist ein Wertebereich von "best-" bis "worst-case". So können Sie dem Kunden die Möglichkeiten aufzeigen, und darüber reden, was am wichtigsten ist. Zum Beispiel dauert ein Projekt im schlechtesten Fall acht Wochen, und im besten Fall fünf Wochen. Am Ende sollten Sie noch Zeit und Geld für unvorhergesehene Aufgaben und Ausgaben zu Ihrer Schätzung dazu zählen. Auf diesen Puffer können Sie zurückgreifen, wenn Risiken Wirklichkeit werden. In einem kleinen Projekt können der Kunde und Sie sich einigen, für welche Zwecke der Zeit- und Geldpuffer verwendet wird. Verwenden Sie abhängig von Ihren Projekten verschiedene Schätzungsverfahren. Und je mehr Praxis Sie haben, umso einfacher wird es, genaue Schätzungen zu liefern.

Grundlagen des Projektmanagements: Kleine Projekte

Werden Sie ein erfolgreicher Manager kleiner Projekte. Sie erlernen Strategien und Techniken, mit denen Sie kleine Projekte von der Planung bis zur erfolgreichen Umsetzung führen.

1 Std. 33 min (37 Videos)
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Erscheinungsdatum:03.03.2015

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