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Excel 2016 lernen

Zahlenformate nutzen

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Die Welt kennt jede Menge Zahlenangaben und mit Ziffern ausdrückbare Werte – so auch Excel. Neben den vielen, in übersichtlichen Kategorien geordneten, "mitgelieferten" Formatangaben für Zahlen dürfen Sie auch Formate selbst definieren.

Transkript

In Excel gibt es viele Möglichkeiten für Zahlenformate und Zahlen meint nicht nur solche Zahlen, sondern auch Datumswerte. Fangen wir vielleicht mit denen gleich an. Wenn ich hier in einer noch unformatierten Zelle ein Datum eingebe, sagen wir den 1. Februar, das sähe so aus, Jahreszahl ist nicht nötig, es wir das laufende Jahr ergänzt. Wenn ich dann also mit (inaudible) bestätige, dann wird diese Zelle auch sofort formatiert. Das gilt vor allem fürs Datum. Wenn ich da rein klicke, sehe ich, hier steht tatsächlich der komplette Inhalt 1. Februar 2016, aber formatiert nur die kurze Fassung. Das ist ein benutzerdefiniertes Datum, das können wir schon sehen oder besser gesagt ein benutzerdefiniertes Zahlenformat und dessen Details können Sie hier in diesem kleinen sogenannten Launch-Button angucken. Dort finden Sie direkt benutzerdefiniert und dieses ist die Schreibweise, die heißt übersetzt zweiziffriger Tag, dann ein Punkt und die Kurzfassung des Monats. Wenn ich den Monat ausschreiben will, das sehen Sie oben direkt hier, dann großes M dazu, dann ist es die Langfassung, also nicht etwa vier Zeichen für den Monat, sondern die Langfassung. Und wenn ich den Tag ohne die führende Null haben will, ab dem 10. ist es sowieso egal, dann kann ich dieses T entfernen und ich könnte hinten noch entweder zwei oder vier J dranhängen, nach Belieben. Und entsprechend wird diese Zelle formatiert. Das genau ist hier schon passiert. Das kann man immer am Besten für die gesamte Spalte machen. Hier ist also direkt ein Zahlenformat drinnen welches aus der Kategorie Datum kommt und diesem Standard entspricht. Wenn ich also finde, dass 03 und 2012 hier, nur als Beispiel, da steht ein fiktives Datum, also die Langfassung des Datums zu viel Platz braucht, dann kann ich diese, oder Oktober das ist sowieso egal, das braucht mehr Platz, diese Version nehmen und Sie sehen gleich, die 20 verschwindet, nach dem OK wird das entsprechend knapper. Und hier könnte ich mit einem Doppelklick die Spalte optimieren, die hat natürlich noch das Problem, dass der Titel zu breit ist. Das kann ich auch in die andere Richtung machen. Ich werde das Schonmal ein bisschen breiter machen. Dass ich für diese Spalte sage, ich will zusätzlich gerne den Wochentag sehen. Entweder haben Sie Glück, dass es da oben in der Liste steht, das würde zum Beispiel Datum lang leisten. Dann steht hier genau Wochentag, Komma, entsprechendes Datum. Oder Sie müssen selber basteln. Mir würde zum Beispiel der lange Monatsname hier zu ausführlich erscheinen. Ich werde also hier das benutzerdefinierte anklicken. Das ist noch das Standardformat. Wenn ich Glück habe, ist hier was dabei. Oder ich muss es benutzerdefiniert selber basteln. Dann müssen Sie sich hiervon nicht beeindrucken lassen, nehmen Sie ein was ähnlich ist oder schreiben Sie es ganz. Das Problem ist jetzt das fehlende Beispiel, es ist jetzt eine Zelle markiert, die kein Datum enthält. Deswegen werde ich vorübergehend, ich breche erstmal ab, da oben ein Datum reinschreiben. Welches ist völlig egal. Wie es aussieht, im Moment auch. Ich möchte es nur hier oben als Beispiel sehen. Und dann kann mir hier nämlich ein ähnliches aussuchen und dann habe ich Schonmal sehr viel, was ich haben will und das dann zu Recht stutzen beispielsweise, nur diese Version des Monats, mit dem Punkt, die 20 gönne ich mir und davor mache ich mir Schonmal ein Leerzeichen, möchte ich hier auch noch den Werktag sehen. Also eins, zwei, dreimal das T, das ist die Kurzfassung des Werktags oder vier. Und mir reicht da jetzt die Kurzfassung. Und jetzt kommt ein Stückchen Text, der muss in Gänsefüßchen, der Text besteht nur aus Komma und Leerzeichen. Und da Gänsefüßchen wieder zu und da ist ein Leerzeichen übrig. Das heißt, ich sehe jetzt die kürzeste Fassung, aber vielleicht einheitlich die führende Null. Kurzer Werktag. Die doppelte Ziffer, also die führende Null, wenn es sein muss für den Tag, das Gleiche für den Monat. Hier ist noch ein Leerzeichen übrig. Und damit haben wir es endlich geschafft, also OK. Jetzt sind die alle sozusagen so informativ wie möglich, aber so kurz außerdem, wie irgendwie möglich aber das Längste und vor allem, wenn Sie die ausschrieben, ist das Wort Donnerstag, bei dem muss man aufpassen, jetzt kann ich hier oben dieses Beispieldatum wieder entfernen. Also entweder wählen Sie für ein Datum aus dieser Liste im Wesentlichen zwischen dieses beiden oder Sie gehen hier sofort zu diesem benutzerdefinierten, darauf läuft es letztenendes im Dialog hinaus. Ähnliches gibt es auch für Währung. In diesem Fall natürlich Euro. Und das ist an diesem Symbol direkt hinterlegt. Obwohl da jetzt auch US Dollar steht, wird an dieser Stelle, wenn ich das jetzt anklicke, Euro gewählt, weil das eben in Deutsch eingerichtetes System ist. Es gibt allerdings zwei Fassungen. Ich mache das mal hierfür. Sie können hier übrigens gerne ausklappen, wenn Sie es Englisch haben wollen, aber hier ist es noch Deutsch. Die sind im Moment gleich formatiert. Und wenn Sie genau hingucken, haben Sie vielleicht bemerkt, da ist hier hinten scheinbar ein Leerzeichen übrig. Wenn ich mir das jetzt im Detail angucke und das mit benutzerdefiniert auslese, dann liest sich das erstmal ganz kompliziert, aber es läuft darauf hinaus, dass der Platz für ein Minus-Zeichen da hinten freigehalten wird. Also es trifft vor allem negative Zahlen, die gar nicht vorkommen. Deswegen wechsle ich von dem Buchhaltung, was es nämlich war, auf Währung. Und das wird dafür sorgen, dass erstens die negativen Zahlen rot gefärbt sind, führendes Minus, wie es im Deutschen durchaus üblich ist, und vor allem kein Leerzeichen freigehalten wird. Sie werden sehen mit dem OK wird es etwas nach rechts springen. Gerade wenn man Platzprobleme hat und die Spalten so eng wie möglich haben will, bringt das eine Menge Platz. Und zusätzlich, das gilt auch für diese Spalte, können Sie natürlich hier die Nachkommastellen entfernen, also zwei Mal hier hin klicken. Wenn ich jetzt hier nachgucke, sehe ich direkt, das entspricht dieser Einstellung, Dezimalstelle stand jetzt auf zwei, ist jetzt auf Null und damit lässt sich natürlich noch viel mehr Platz sparen. Wenn ich das für die Dollars machen will, Sie sehen das steht schon in der Überschrift, muss ich natürlich erst darauf achten, dass das umgerechnet wird. Alleine das Ändern eines Zahlenformats macht am Inhalt überhaupt nichts, ich muss also den Umsatz von dieser, das ist jetzt der Umsatz von 2016, von dieser Spalte erstmal mit dem entsprechenden Umrechnungskurs multiplizieren und kann dann erstmal überhaupt sinnvoll hingehen und beispielsweise hier auf Dollar umschalten. Auch hier ist ein sehr eigenwilliges Format, für deutsche Augen jedenfalls, da kann ich also anschließend hingehen und sagen, das mag ja ganz schön sein, aber das hätte ich lieber in Währung, also für English und dann nach dem OK da ist der Dollar dann zumindest ein bisschen dichter dran. Sie können ihn auch benutzerdefiniert wiederum nach hinten legen. Das ist dann einfach Fleißarbeit. Und dann gibt es noch zwei besondere Formate. Das eine eher nicht, ich muss die erstmal einblenden, die Spalte. Nämlich die Zunahme, das ist erstmals rechnerisch, also die Differenz zwischen den beiden Umsätzen durch den älteren Umsatz geteilt, also hier sind es 50% mehr. Und das wird hier ganz banal nochmal wiederholt. Die gleiche Formel, genauer gesagt das gleiche Ergebnis. Also hier steht eigentlich nichts anderes drinnen. Und in dieser Spalte können Sie ganz einfach das Prozentformat benutzen. Einfach drauf klicken, das war hier sowieso schon zu sehen. Und wenn Sie wollen können Sie hier noch mehr Nachkommastellen an Genauigkeit hinzunehmen. Die Besonderheit findet jetzt in dieser Spalte statt. Es ist üblich das hier in Dezimalzahlen anzuzeigen, aber es muss nicht sein. Excel kann auch Brüche anzeigen. Allerdings natürlich mit einer zwangsläufigen Ungenauigkeit. Wenn die Spalte markiert ist, hier mit Bruch, dann gibt es verschiedenen Genauigkeiten. Ich fange mal mit dieser an, dreistellig. Nach dem OK sehen Sie hier klar ein halt, 50%, da braucht es keine zweite oder dritte Stelle, hier das ist so daneben, neben einer zweistelligen Zahl sozusagen da müssen hier wirklich 278/963 geschrieben werden. Das funktioniert auch negativ, auch größer eins. Und wenn ich das vermeiden lässt, wird das sozusagen gerundet. Das ist schon relativ ungenau. Sie sehen hier, wenn Sie es genau nachrechnen, das es nicht exakt diese Werte trifft, jedenfalls nicht überall. Und das lässt sich noch ungenauer, aber vielleicht lesefreundlicher machen, wenn ich es vielleicht auf nur zweistellig ändere, das trifft hier diese drei dreistelligen. Die sind jetzt garantiert ungenau. Oder vielleicht noch ungenauer, wenn es denn auf einstellig ist, das heißt nur noch auf ein Zehntel Genauigkeit. Also hier 2/7, die wären in Wirklichkeit 28% da werden die Komma 87% schon missachtet. Also das ist möglich, technisch auch sehr einfach, aber zwangsläufig sehr ungenau. Aber ab und zu braucht man hier mal die Brüche. Also die Zahlenformate sind entweder hier sehr bequem, sehr schnell hinzukriegen. Sie werden feststellen, da stehen noch ein paar mehr drinnen. Zeit und ähnliches. Oder wenn es denn detailliert sein darf, hiermit diesem Dialog, da können Sie dann wirklich einstellen und auswählen, vor allem hier im benutzerdefinierten. All das, was wir hier gemacht haben, das sind die Brüche zum Beispiel, das erscheint in dieser Liste hier am Ende und wird zu jeder Auswahl, die man gemacht hat, unten dran gestellt. Also sehr umfangreiche Zahlenformate, die in vielen an zu Fußformatierungen sparen.

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2 Std. 42 min (26 Videos)
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Erscheinungsdatum:07.02.2017

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