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SharePoint 2016-Administration Grundkurs

Workflows nutzen

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Workflows helfen, Abläufe zu automatisieren und zu protokollieren. Am Beispiel der Vorlage "Genehmigung" zeigt dieses Video, wie Workflows eingesetzt werden können.

Transkript

Mit Workflows können Unternehmensprozesse in der SharePoint-Landschaft abgebildet werden. Von der Funktionskette her ist es so, dass Entwickler oder Workflowdesigner Workflowvorlagen zum Beispiel erstellen können. Diese Workflowvorlagen werden dann in der Farm verteilt und können vom Websitebesitzer ausgewählt werden und dann parametriert werden. Das bedeutet, zur Entwicklungszeit erfolgt noch keine Parametrierung. Die nimmt erst der Websitebesitzer vor. Ich möchte Ihnen in diesem Video einen kurzen Überblick über Workflows geben, damit Sie erkennen, was möglich ist, und verwende dazu die Genehmigungsfunktionen, die in SharePoint implementiert sind. Das bedeutet, der Websitebesitzer kann in einer Bibliothek in den Bibliothekeinstellungen unter den Versionsverwaltungseinstellungen einen Inhaltsgenehmigung für Dokumente erforderlich machen. Wenn dieser Haken gesetzt ist, muss jedes neue Dokument zuerst genehmigt werden. Genehmigt bedeutet dann, dass eine Person, die entsprechende Berechtigungen hat, dieses Dokument genehmigen kann. Das ist eine durchaus praktikable Vorgehensweise. Jedoch bietet die in der Form den Nachteil, dass immer die gleichen Personen alle Dokumente genehmigen dürfen. Bei einem Urlaubsantrag, bei anderen Dokumenten ist es so, dass derjenige, der das Dokument erstellt, erst zur Anforderungszeit auswählen möchte, wer das Dokument genehmigen kann oder wer das Dokument genehmigen soll. Das lässt sich wiederum mit einem Workflow abbilden, der seit SharePoint 2010 bereits von Microsoft mitgeliefert wird, eine Workflowvorlage. Der Besitzer der Website müsste dazu das Bibliothek-Menüband öffnen und findet dort am rechten Rand die Befehlsleiste für Workflows. Wenn man die aufklappt, findet man dort den Befehl Workflow hinzufügen. Im folgenden Dialog werden alle verfügbaren Workflowvorlagen angeboten, und der Websitebesitzer kann sich aus einem Template bedienen und dem Vorgang nun einen Namen geben. Schlicht und ergreifend Genehmigung oder wie eben dieser Prozess in der Abteilung genannt wird. Jeder Workflow schreibt möglicherweise Aufgaben in eine Aufgabenliste. Damit er das überhaupt kann, muss ihm eine Aufgabenliste zugewiesen werden. Hinter der Idee der Aufgabenliste steckt auch die Möglichkeit, dass der Workflow mit dem Benutzer interagieren kann. Das heißt, er schreibt eine Aufgabe und geht davon aus, dass der Benutzer irgendwann diese Aufgabe zur Kenntnis nimmt, die Aufgabe erfüllt und abschließt. Wenn die Aufgabe abgeschlossen ist, kann der Workflow wieder weitermachen. Außerdem gibt es eine sogenannte Verlaufsliste. In die Verlaufsliste schreibt der Workflow sein Protokoll, also alle Aktionen, die relevant sind, was genau passiert ist, das steht hier im Workflowverlauf. Es gibt verschiedene Startoptionen für Workflows. Man kann Workflows starten, wenn ein neues Element erstellt wurde oder wenn ein bestehendes Element geändert wurde. Man kann aber auch das manuelle Starten des Workflows ermöglichen, was in unserem Fall eigentlich am meisten Sinn macht, denn nur dann entscheidet ein User eben händisch, "jetzt möchte ich dieses Dokument genehmigen lassen". Es kann ja sein, dass es vorher umfangreich entwickelt wird und mehrfach geändert wird, bevor es genehmigt werden soll. Daher, manueller Start ist in diesem Fallbeispiel sinnvoll. Der Websitebesitzer würde die Startoption entsprechend setzen und dann mit Weiter eine Maske aufrufen, die schon spezifisch für diese Workflowvorlage ist. Das ist also keine Funktionalität mehr, die Standard-SharePoint ist, sondern die wurde für die Genehmigungs- Workflowvorlage entsprechend programmiert. Jetzt kann man hier einige Standardwerte eintragen, die standardmäßig erscheinen, wenn ein Benutzer diesen Workflow anstößt. In unserem Fall können wir darauf verzichten. Wichtig ist noch, dass für diesen Workflow hier unten einfach angehakt werden kann, ob das Inhaltsgenehmigungsfeature hier mitgepflegt werden soll. Das bedeutet, wenn man den Workflow anstößt, bekommt eine Person, die eingetragen wird, automatisch die Berechtigung zum Genehmigen. Was soll passieren, wenn abgelehnt wird, was soll passieren, wenn das Dokument geändert wird? Das sind alles Optionen, die man sich noch genauer angucken kann. Im Wesentlichen wurde jetzt der Workflow für diese Bibliothek bereitgestellt. Nach einem erneuten gedanklichen Rollentausch, nämlich vom Websitebesitzer, der ja den Workflow aktiviert hat, zum Teammitglied, das Dokumente gemeinsam mit anderen bearbeiten soll; dieses Teammitglied kann jetzt in dem Menüband Dateien den Button Workflows drücken und findet einen Überblick über alle Workflows, die händisch gestartet werden können, alle Workflows, die der Besitzer zur Verfügung gestellt hat. Er kann damit mit einem Klick den Genehmigungs-Workflow einleiten, kann hier die entsprechenden Kollegen auswählen oder Vorgesetzte auswählen, die Benutzer auswählen, die dieses Dokument genehmigen sollen. Wenn es mehrere sind, kann er festlegen, wie die Genehmigungsreihenfolge erscheinen soll. All das sind Programmierfunktionen, die in der Workflowvorlage von Microsoft stecken. Wenn die dem Bedarf nicht gerecht werden, muss eine eigene Workflowvorlage programmiert werden, die das anders macht. Über Starten wird der Workflow gestartet. Man kann nun in einer zusätzlichen Spalte sehen, wie der Genehmigungsablauf ist. Es gibt also neben Genehmigungsstatus noch die Spalte mit dem Workflownamen. Das ist der Name, den Sie für den Workflow vergeben haben als Owner. Man kann sehen, die Genehmigung wurde angefordert, der Genehmigungsstatus ist Ausstehend und der Workflow selbst ist In Bearbeitung. Der Klick auf die Spalte In Bearbeitung besteht die Möglichkeit zu sehen, wo es denn hängt. Das heißt, kollege hat die Aufgabe Genehmigen Sie Dokument von Kollege, so heißt das Dokument, zugewiesen bekommen. Weiter unten kann man sehen, was genau im Verlauf des Workflows passiert ist. Derjenige, dem die Aufgabe zugewiesen wurde, kann die Aufgabe jetzt anklicken und öffnen. Kann das Dokument aufrufen, das hier oben verlinkt ist und kann unten entscheiden, was er gedenkt zu tun. Ob er die Genehmigung ablehnt, ob er an einen Kollegen delegiert. Auch hier gilt wieder, wenn dieses Dialogfeld die Anforderungen Ihres Unternehmens, Ihres Bedarfs nicht erfüllt, muss eben eine eigene Workflowvorlage speziell für Ihren Bedarf programmiert werden, die das dann so umsetzt. In unserem Fallbeispiel würde jetzt der Kollege entsprechend genehmigen und sagen, "jawohl, das passt so". Man kann dann sehen, zum einen in der Visualisierung oben, die nur in SharePoint Server Enterprise zur Verfügung steht, dass alle Aufgaben abgeschlossen sind, alles grün abgehakt. Hier unten kann man sehen, dass die Aufgabe erledigt wurde mit dem Ergebnis Genehmigt. Im Protokoll steht alles haarklein drin, was genau passiert ist. In der Bibliothek selbst, wenn man die Bibliothek öffnet, kann man sehen, dass für das Dokument der Genehmigungsstatus auf Genehmigt steht und der Workflow selbst mit Genehmigt abgeschlossen wurde. Auf diese Art kann man verschiedenartige Workflows implementieren. Workflows lassen sich programmieren mit Microsoft .NET Framework in den Sprachen Visual Basic .NET oder C# .NET oder in allen .NET-fähigen Sprachen. Es gibt die Möglichkeit, Drittanbieterwerkzeuge zu kaufen, um Workflows an Power User zu delegieren. Diese Drittanbieterwerkzeuge ermöglichen das Abbilden von Workflows mit grafischen Tools. Ein Musterbeispiel dafür ist Nintex, beziehungsweise ein weiteres kommt von der Firma K2. Die letzte Möglichkeit war noch über den SharePoint Designer. Diese sollten Sie aber nicht weiter forcieren im Unternehmen. Ich denke, da wird bald etwas Neues kommen. Mit Workflows besteht also die Möglichkeit, gebunden an Metadateninformationen und gebunden an das Veröffentlichen von Informationen und Dokumenten Prozesse anzustoßen und über zusätzliche Metadaten zu verfolgen, in welchem Status sich diese Prozesse gerade befinden.

SharePoint 2016-Administration Grundkurs

Lernen Sie, worauf es bei der Planung, Einrichtung und Administration einer SharePoint-Farm auf Basis von SharePoint Server 2016 ankommt.

8 Std. 21 min (66 Videos)
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Erscheinungsdatum:24.10.2016

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