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SharePoint 2013-Administration Grundkurs

Workflows nutzen

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Workflows helfen, Abläufe zu automatisieren und zu protokollieren. Am Beispiel der Vorlage "Feedback sammeln" zeigt dieses Video, wie Workflows sinnvoll eingesetzt werden können.

Transkript

Workflows gibt es in SharePoint bereits seit mehreren Versionen und das Workflowmodell wurde in SharePoint 2013 drastisch umgestaltet. Es gibt jetzt die Unterscheidung zwischen Workflows der Version 2010 und der Workflow Version 2013. Dieses Video allerdings soll Ihnen nur einen Schnellüberblick verschaffen, was Workflows eigentlich sind, was dahinter steckt, damit sie wissen, welche Möglichkeiten sich für einen Websitebesitzer daraus eröffnen. Workflows wurden typischerweise häufig mit Makros, die in Word-Dokumenten oder Excel-Dateien eingearbeitet wurden, abgebildet. Wenn es zum Beispiel darum ging, dass für eine Dokumentation in einem Projektarbeitsbereich ein Feedback eingeholt werden sollte, dann hat man ja üblicherweise das Dokument genommen und hat es an die Kollegen fünf Stück per E-Mail verschickt und die E-Mail antworten dann wieder ausgewertet und das Dokument entsprechend gestaltet. Mit Workflows kann man das in SharePoint viel eleganter lösen und vor allem sind die Programmierarbeiten für Workflows zentralisierbar, das heißt der Entwickler, ein Programmierer erstellt eine Workflowvorlage, der Farm-Administrator kann diese prüfen, kann sie in der Farm bereitstellen einspielen. Der Websitesammlungsbesitzer, beziehungsweise der Websitebesitzer kann die Workflowvorlage in seiner Website zur Verfügung stellen und die Verwalter von Bibliotheken und Listen können die Workflows aktivieren. Hat sich nun im Arbeitsablauf etwas geändert, kann der Programmierer eine neue Version des Lösungspakets bereitstellen, der Farm-Administrator kann die Lösung aktualisieren und damit ist zentral in der gesamten Farm, also im gesamten Unternehmen ein Update eingetreten, was in dieser Form bei einem Word-Makro nur bedingt oder gar nicht möglich gewesen wäre. Um in unserer Bibliothekdokumentationen verschiedene Kollegen dazu einzuladen, uns ein Feedback zu geben, ihre Meinung zum Dokument zu äußern, muss der Workflow Feedback senden aktiviert werden. Dieser Workflow steht von Haus aus zur Verfügung nach der Installation der SharePoint Farm, muss aber vom Websitesammlungsbesitzer zunächst innerhalb der Websitesammlung zur Verfügung gestellt werden. Mit entsprechenden Websitesammlungsbesitzer-Rechten ausgestattet, wählt man dazu das Menü Einstellungen, den Abschnitt Websiteeinstellung und findet im Abschnitt Websitesammlungsverwaltung der nur sichtbar wird, wenn man Websitesammlungsbesitzer ist, den Befehl Websitesammlungsfeatures. Ganz am Ende der Liste der Vielzahl von Features, die im Übrigen die Features der SharePoint Server Enterprise Edition darstellen, ganz am Ende findet man ein Feature Workflows, das verschiedene von Microsoft mitgelieferte Workflowvorlagen in dieser Websitesammlung verfügbar macht, wenn man es denn aktiviert. Nun wechsle ich die Rolle vom Websitesammlungsbesitzer, der seinen Websitebesitzern neue Funktionalität zur Verfügung gestellt hat, zum Verwalter der Bibliothekdokumentationen. Ich möchte jetzt den Workflow Feedback senden aktivieren. Dazu klicke ich auf das Menüband Bibliothek und finde im rechten Abschnitt unter Einstellungen das kleine Workflow-Symbol und kann jedem Befehl Workflow hinzufügen auswählen. Bedingt durch den Umstand, dass der Websitesammlungsbesitzer das Feature aktiviert hat, wurden insgesamt drei neue Workflowvorlagen veröffentlicht in der Websitesammlung, ohne Feature-Aktivierung wären es nur die beiden oberen gewesen. Der Feedback sammeln Vorgang ist ein Workflow aus der Version SharePoint 2010, kann aber auch in 2013 natürlich verwendet werden. Zunächst muss der Workflow im meinen Arbeitskontext einen speziellen Namen bekommen, das heißt, Feedback sammeln ist ein globaler Bezeichner. In meiner Arbeitsgruppe hat das einen ganz eigenen Bezeichner: Schau mal drüber, Schaust dir mal an, oder etwas vornehmer ausgedrückt: Kommentar abgeben. Der Workflow wird, wenn er gestartet wird, für jeden Beteiligten, der einen Kommentar abgeben soll eine Aufgabe erstellen und muss deshalb wissen, in welcher Aufgabenliste diese Aufgabe erstellt werden soll, und jeder Workflow hat eine sogenannte Verlaufsliste, eine History List, in der er genau dokumentiert, welche Arbeitsschritte er durchgeführt hat, mit welchem Ergebnis. Workflows können automatisch gestartet werden, wenn neue Elemente erstellt werden oder Elemente geändert werden, aber auch manuell gestartet werden, also händisch, von einem Benutzer angestoßen werden, beziehungsweise eventuell nur von Benutzern, mit Verwaltungsberechtigungen der Liste. In unserem Fall reicht das manuelle Starten aus, denn der Veröffentlicher eines Dokumentes, der der speichert in der Bibliothek, muss entscheiden, wann er das Feedback von den Kollegen einholen will. Durch Klick auf Weiter erscheint ein Dialog, der verschiedene Standardvorgaben abfragt, die der Starter des Workflows später auch zu sehen bekommt. Hier kann man bestimmte Vorgabenwerte schon eintragen, um dem Kollegen, der den Workflow startet, gegebenenfalls das Leben etwas leichter zu machen. Und anschließend wird der Workflow durch Speichern auf der Bibliothek aktiviert und für die Mitarbeiter in der Bibliothek verfügbar gemacht. Wenn nun ein Anwender, ein Kollege, ein Mitarbeiter für seine Dokumentation einen Workflow Feedback sammeln, einen Workflow Kommentar abgeben starten will, wählt das Menüband Dateien, findet dort im Abschnitt Workflows die Schaltfläche Workflows, und erhält eine Liste aller Workflows, die für ihn zur Verfügung gestellt wurden. Deswegen ist die Namensgebung auch so wichtig. Der Mitarbeiter muss sofort verstehen, welchen Vorgang er damit anstößt. Der Mitarbeiter möchte jetzt, dass verschiedene Kollegen einen Kommentar abgeben sollen. und trägt in der Liste Zuweisen zu die einzelnen Kollegen ein. In der Anforderung gibt er an, welcher Text in der E-Mail erscheint. Fälligkeitsdatum kennzeichnet das Fälligkeitsdatum für die Aufgaben, die aus dem Workflow hervorgehen, heißt eigentlich nichts anderes als [unhörbar] liebe Kollegen benötige ich denn euer Feedback, damit meine Arbeit nicht weiter blockiert wird. [unhörbar] wird diese Frist an sehr kurz gesetzt und mit Starten wird der Workflow angestoßen. Zurück in der Ansicht Alle Dokumente wurde nun eine neue Spalte hinzugefügt, die den Status des Workflows Kommentar abgeben kennzeichnet und man sieht, der Workflow wurde für das Dokument gestartet und befindet sich in Bearbeitung. Durch einen Klick auf den dahinter liegenden Hyperlink erreicht man die Übersichtsseite, die den kompletten Verlauf des Workflows darstellt, alle Aufgaben und deren Status, so wie die Ergebnisse des Workflowverlaufs. Hier wird unter anderem auch im Testsystem dokumentiert, dass keine E-Mail-Nachricht gesendet werden konnte, weil ich keinen Mailserver gibt. Der Mitarbeiter, der als erster eine Aufgabe zugewiesen bekommen hat, kann diese hier im Workflow-Status direkt anklicken, erhält dann oben den Hinweis, welches Dokument gilt es denn zu kommentieren, könnte es durch einen Klick auch starten und gibt dann anschließend seinen Kommentar ab, und veranlasst das Senden seines Feedbacks. Damit erstellt der Workflow im Hintergrund automatisch die nächste Aufgabe für den Chefredakteur und dokumentiert, dass der Kollege Hans Müller seine Aufgabe mit folgendem Kommentar abgeschlossen hat. Die zweite Möglichkeit zum Einsehen der Aufgaben besteht darin, dass über die Aufgabenliste gearbeitet wird, In dieser Liste, in dieser Aufgabenliste werden nämlich die aus dem Workflow resultierenden Aufgaben erstellt. Die kann auch mit Outlook verbunden werden, sodass die Aufgaben über Outlook gepflegt werden. Man sieht hier, dass der Kollege Chefredakteur seine Aufgabe noch nicht begonnen hat. Auch er kann jetzt über die Aufgabenliste die Aufgabe öffnen, kann das Dokument einsehen, kann seinen Kommentar abgeben, und das Feedback senden veranlassen. Auch da wird wiederum in dem Statusfeld entsprechend kommentiert. Beide Kollegen haben ihren Kommentar abgegeben, der Workflow ist damit abgeschlossen und der Starter des Workflows würde nochmal per E-Mail benachrichtigt werden. Das geht aus dem Verlauf des Workflows hier eindeutig hervor. Mit Workflows kann man also ein zentrales Werkzeug schaffen, das von einer Entwicklungsabteilung oder von zugekauften Elementen Workflowvorlagen in das System bringt. Die Zwischenebene Websitesammlungsverwalter, beziehungsweise Websitebesitzer kann steuern, welche Vorlagen überhaupt zur Verfügung gestellt werden, und die Mitarbeiter und Kollegen können über Workflows auch komplexe Vorgänge einfach selbständig anstoßen, beziehungsweise dafür sorgen, dass bestimmte Arbeitsprozesse auch automatisch eingehalten und abgebildet werden.

SharePoint 2013-Administration Grundkurs

Sehen Sie, worauf es bei der Planung, Einrichtung und Administration einer SharePoint-Farm auf Basis von SharePoint Foundation 2013 bzw. SharePoint Server 2013 ankommt.

6 Std. 29 min (67 Videos)
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Erscheinungsdatum:13.06.2013

Für SharePoint Foundation 2013 und SharePoint Server 2013.

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