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Selbstmanagement mit macOS

Wochen- und Tagesplan zusammen mit der Kalender-App nutzen

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Erst in Verbindung mit iCal bzw. der Kalender-App entwickelt sich die Erinnerungen-Funktion zu einem wirklichen Helfer für Ihr Zeitmanagement. Michael Rüttger beschreibt seine ganz persönliche Methode, eine Wochenplanung mit Hilfe dieser beiden Programme durchzuführen, die aber leicht an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden kann.

Transkript

Schauen wir uns auch hier wieder die Schnittstellen zu den anderen Programmen an, und ich habe ja bereits darauf hingewiesen, dass ich Erinnerungen schwerpunktmäßig mit iCal, also der Kalender-App verwende. Und in Kombination mit iCal kann ich auf sehr übersichtliche und strukturierte Weise meine Wochenplanung, ja Monats- oder sogar Jahresplanung vornehmen. Im Folgenden demonstriere ich Ihnen meine persönliche Vorgehensweise anhand einer Wochenplanung mit diesen beiden Programmen. Ich habe diese schon vernünftig nebeneinander angeordnet und, ja ganz kurz der Hinweis natürlich darauf, sobald Sie größere Auflösungen haben oder sogar mehrere Bildschirme, wird das Arbeiten hiermit selbstverständlich auch noch übersichtlicher, aber ich denke so geht es auch. Schauen wir uns im Moment das Datum an, wir haben jetzt den Freitag, den 9. 12 und das passt auch eigentlich ganz gut, wie ich es normalerweise in der Agentur mache, nämlich immer an einem Freitag, plane ich die nächste Woche. Und somit springen wir auch schon mal in die nächste Woche hinein, In meiner Liste "Generelle Aufgaben" habe ich ja normalerweise nur alle Einträge, ohne Terminierungen drin stehen. Ich habe jetzt für dieses Beispiel die einzelnen Entterminierungen bereits gesetzt, so sehe ich, dass die Anneliese Rudolph am 14.12, das ist der Mittwoch, da muss diese Aufgabe abgeschlossen sein. Das bedeutet aber ja nicht, dass ich diese Aufgabe erst an diesem Mittwoch durchführen muss, ich habe die ganze Woche im Prinzip oder in dem Falle die halbe Woche dafür Zeit. Das Mitting mit Klaus zum Beispiel muss um 12 Uhr abgearbeitet sein und den Kugelschreiber muss ich bis zum 16. gekauft haben. Also Sie sehen, dass diese Terminierungen und die nehme ich dann auch wirklich bei meiner Wochenplanung vor, dass diese durchaus davon abweichen können, wann ich dieses Ereignis hier als Termin eintrage. Das kann auch noch weiter in der Zukunft liegen, also gerade bei so Projektaufträgen, da steht dann schon mal zwei Monate später, aber ich trage hier immer den letzten Zeitpunkt ein, wann das erledigt sein muss und infolgedessen, ja beginnen wir einfach mal mit der Zuordnung. Ich habe also jetzt zum Beispiel unter "Generelle Aufgaben" alle Ereignisse rausgesucht, die ich jetzt erledigen möchte, und zwar diese Woche, aber ich kann zum Beispiel die Anneliese, - ich habe Montag nicht viel vor - die kann ich entsprechend hier an dem Montag einmal anrufen, ich terminiere das mal auf 10 Uhr. Jetzt fällt mir, das ist blau, blau ist keine "Arbeit", sondern das ist "Privat", also stelle ich den Kalender, weil hier steht ja auch "Business" auf "Arbeit" um. So, und ich brauch dafür nicht ganz so lange, ich setze dann mal eine halbe Stunde oder, was haben wir jetzt dort, vielleicht sogar nur 15 Minuten für an und dergleichen. Jetzt habe ich auch hier immer noch die Möglichkeit mir speziell Warnhinweise rausgeben zu lassen, also dass ich zum Beispiel sage "5 Minuten davor", das geht aber auch sogar mit Stunden oder Tagen. Also ich sage mal 5 Minuten davor, dann kann ich mir die Unterlagen holen und rufe die Dame dann entsprechend an. Den Rest sehe ich hier. Ich muss diesen Termin bis zum 14.12 erledigt haben und ich lasse auch durchaus aus der Erinnerungs-App kommend diese ja Klammern stehen und warum, sehen Sie gleich. So, dann möchte ich oder muss ich sogar den Klaus anrufen, und da ich das hier am 12.12 erledigt haben muss, setze ich schon die Priorität unmittelbar auf "Hoch", das heißt, ich habe sofort die Information, dass ich diesen Termin nicht mehr schieben kann, und sagen wir mal, dann setze ich den hier mal auf 13 Uhr. So, da vereinbare ich dann die Erinnerung, den Rest spare ich mir jetzt mal hier in den Einträgen. Und ich gehe dann immer so vor, dass ich ja jetzt für Montag meine Termine geplant habe, aber auch den Rest der Woche ich natürlich noch arbeiten kann, wie zum Beispiel die Kugelschreiber. Ja ich kümmere mich dann zum Beispiel am Mittwoch Morgen mal um die Kugelschreiber. So, und die Weihnachtskarten, die muss ich bis Donnerstag erledigt, gekauft haben, das mache ich dann mal am Mittwoch im Nachmittagsbereich. Dann habe ich hier noch eine private Geschichte von einem Verein, da muss ich ja Getränke kaufen, bis zum 16. müssen die da sein, weil wir haben vielleicht am Samstag die Weihnachtsfeier, wie auch immer, setze ich das mal in den Abendbereich und da vielleicht kurz die Demonstration: Wenn ich jetzt möchte, dass das Ganze direkt in dem "Privat"-Termin in Kalender eingetragen wird, muss ich auch hier dann "Privat"-Termin aktivieren und kann jetzt das Ganze zum Beispiel sagen, okay, um 18 Uhr fahre ich da beispielsweise die Getränke einkaufen. So, und jetzt habe ich ja folgende Termine vorgenommen, und zwar alle, die ich hier terminiert habe, jetzt mit Ausnahme des Projektauftrages und im Großen und Ganzen wäre das der erste Schritt. Stellen wir uns jetzt vor, es wäre Montag, ja ich gehe also jetzt hier, mache mal einen Doppelklick auf den "Montag". Ich komme montags früh in die Agentur, rufe mir den Kalender auf und sehe, alles klar, diese Sachen habe ich zu erledigen, also greife ich mir jetzt heute mal diese beiden und schiebe die in "Heute". Und was ich noch hätte am Freitag machen müssen, das habe ich jetzt vergessen, das sind diese zwei, nämlich einmal den Kugelschreiber und die Weihnachtskarten, das ist "Business" und das ist "Verein". So, und jetzt bekomme ich natürlich auch hier meine Liste, meine generellen Aufgaben, die wird frei, sie wird abgearbeitet. Ich sehe, was ich tue, und ich habe die korrekten Zuordnungen im Verein-, im Business-Bereich, dann kann ich auch nochmal genau sehen, aber das sind alles keine aktuellen Sachen und ich sehe "Heute", das muss ich heute machen. So, und jetzt stellen wir uns Folgendes vor, ich gucke mir jetzt die Listen hier an und sehe, okay, Mensch, das Meeting mit Klaus, ich muss das heute machen, ich ziehe das jetzt einfach mal vor und rufe den Klaus jetzt an, so früh morgens melde ich mich bei dem. Und jetzt kläre ich das mit dem ab, und jetzt gehe ich wirklich immer in dieser Form vor, sobald ich diesen Auftrag erledigt habe, hacke ich das hier in diesem Eintrag durch Setzen des Häkchens ab, ja, so. Und ich erkenne jetzt in meinem Kalender, tatsächlich, habe ich gemacht. Und selbstverständlich sage ich auch hier bei "Heute" ist erledigt und dann verschwindet das ja auch. So jetzt kommt mir, bevor ich Anneliese Rudolf anrufen kann, was dazwischen, ich muss plötzlich weg zu einem Kunden. Komme jetzt irgendwann im Nachmittagsbereich wieder und bevor ich abends nach Hause fahre, schaue ich mir jetzt nochmal an, was habe ich hier im Tagesablauf gemacht und ich sehe, einen Eintrag, der ist nicht abgehakt. Okay, hatte ich mir als "Heute" terminiert, aber hat nicht geklappt, ich schalte mir die Wochenansicht an, gucke mir an, wann ich dafür Zeit bekomme und entscheide mich dann dafür, dass morgen früh direkt zu machen, und schiebe nun diesen Termin einfach auf morgen. In dem Falle kann ich das hier in "Heute" ja stellen lassen, weil ich mache jetzt Feierabend und wenn ich morgen wieder da bin, passt das. Würde ich das jetzt auf Mittwoch oder Donnerstag oder Freitag schieben, also ja, das würde jetzt hierbei nicht gehen, weil am 14. muss es ja erledigt sein. Also würde ich das zum Beispiel auf den 14. schieben, dann schiebe ich das Ganze aus "Heute" wieder in "Business" zurück. So, und am Ende des Tages muss diese "Heute"-Liste leer sein beziehungsweise nur noch die Einträge beinhalten, die dann da reinpassen beziehungsweise für morgen dann vorgesehen sind. Ja und ich denke das macht deutlich, wie man da vorgehen kann. Und da ich jetzt die Anneliese einmal verschoben habe, gehe ich in meiner Erinnerungs-App hin und setze Priorität auf "Gering". So, wenn ich dann morgen komme und wieder reinschaue, dann erkenne ich sofort, hier habe ich ein Ausrufezeichen, ich habe es bereits einmal verschoben. Ja, ich denke das macht es deutlich, wie man mit diesem Termin in Verbindung mit iCal und der Erinnerungs-App ja umgehen kann. Vielleicht ein kleiner Hinweis auch noch: Sie können solche Termine tatsächlich auch kopieren. Ja also ich kopiere das mal wieder hier auf die Desktop-Oberfläche, auf dem Schreibtisch. Wenn man das aber kann, dann kann ich das natürlich auch per E-Mail verschicken, auch das ist alles möglich. Wenn man mit der rechten Maustaste hier draufklickt, dann gibt es allerdings nur die Möglichkeit das zu kopieren oder ja eben das, was Sie hier sehen. Aber diese Datei kann ich jetzt selbstverständlich auch einer E-Mail anhängen. Und ein kleiner Hinweis: Ich erstelle solche Listen ganz gerne ja ohne Terminierung, und wenn ich jetzt im Team mit Programmierern, mit Entwicklern, mit Designern zusammenarbeite, dann sind diese Listen ja meine Projektabläufe, meine Aktivitäten in einem Projekt. Und wenn ich jetzt beispielsweise mit einem Programmierer zusammenarbeite und meine Aktivitäten, die mit der Programmierung zusammenhängen, geplant habe, dann greife ich mir diese Erinnerungen um Blog und schicke Sie per E-Mail an dem Programmierer, und er hat Sie dann für seine Erinnerungsliste ebenfalls schon vorliegen und kann Sie dann, genauso wie ich einplanen. Somit kennen Sie diese Verbindung zwischen Erinnerung- und der Kalender-App und ich denke dadurch ist auch deutlich geworden, wie man jetzt sein persönliches Zeitmanagement wirklich auf ganz hervorragende Art und Weise alleine nur mit diesen beiden Programmen auf dem macOS hinbekommen kann.

Selbstmanagement mit macOS

Nutzen Sie die in macOS integrierten Programme Mail, Kalender, Kontakte, Notizen und Erinnerungen um sich und Ihren Alltag optimal zu organisieren.

2 Std. 29 min (23 Videos)
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Erscheinungsdatum:01.03.2017

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