SharePoint 2013 Grundkurs

Wissen verteilen über Blogs

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Blogs ermöglichen es, Ideen und Informationen zu Produkten, Technologien und Prozessen weiterzugeben. In diesem Video lernen Sie, eine Blog-Seite anzulegen, Sie passen die Kategorien Ihren Anforderungen entsprechend an und erstellen einen ersten Eintrag.

Transkript

In diesem Video befassen wir uns mit dem Thema Blogs, beziehungsweise werden einen Blog erstellen, die Grundlagen kennenlernen, Kategorien und einen ersten Beitrag erfassen. Vorab jedoch die Frage: Was sind überhaupt Blogs? Mit Blogs können Sie zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen. Zum einen erlauben sie Mitarbeitern, Wissen ins Unternehmen einzubringen. Und zum anderen vermeiden Sie das wahnsinnige E-Mail-Aufkommen, dass wahrscheinlich jeder von uns kennt, weil durch Blogs Informationen geholt werden und nicht mehr gebracht werden müssen. Blogs finden mittlerweile in vielen Unternehmen Einsatz. So kann man sie zum Beispiel in der Know-How-Vermittlung verwenden, in der Ankündigung veränderter Arbeitsprozesse oder deren grundsätzlicher Darstellung auch, oder eben in der Qualitätssicherung. Das heißt, schlussendlich werden über Blogs Erfahrungen aller Art zugänglich gemacht. Wir haben hier eine SharePoint-Seite, auf der bereits viel Wissen zur Verfügung gestellt wurde. Es gibt verschiedene Teamseiten, Dokumente und andere Inhalte wie Listen, Umfragen und vieles mehr. Wir möchten in unserem Beispiel einen für alle Mitarbeiter zugänglichen Wissensblog erstellen. Deshalb erstellen wir ihn hier auf oberster Ebene. Das heißt, der Blog wird später Beiträge enthalten, die unternehmens- und nicht nur abteilungsrelevant sind. Um einen Blog zu erstellen, klicken Sie auf Websiteinhalte und scrollen ganz nach unten zum Ende der Seite. Hier finden Sie den Bereich Unterwebsites, in dem Sie jetzt schon die bereits angelegten Seiten finden, wie zum Beispiel die Eventorganisation, eine Projektseite und auch einen Bereich "Self BI". Blogs sind Seiten, die auf einem bestimmten Template als einer speziellen, auf die Anforderungen eines Blogs ausgerichteten Vorlage basieren. Das heißt, wir müssen also eine neue Website anlegen. Ich klicke hier auf neue Website. Und kann jetzt hier beginnen, die Eigenschaften für den Blog festzulegen. Zunächst vergebe ich einen Titel. Ich nenne den Blog Wissensblog. Ich kann eine Beschreibung hinterlegen. Hier wird Unternehmenswissen geteilt. Ich gebe dem Blog eine URL, entsprechend des Titels in diesem Fall. Wobei Sie hier frei sind, Sie sollten es nur vermeiden, Leerzeichen zu setzen. Sprache belasse ich auf Deutsch. Und jetzt kann ich hier aus verschiedenen Vorlagen auswählen. Es gibt Vorlagen für die Zusammenarbeit. Es gibt Vorlagen für den Bereich Enterprise, zum Veröffentlichen oder für Duet Enterprise. Außerdem gibt es hier noch benutzerdefinierte Vorlagen. In unserem Fall bleiben wir in dem Bereich Zusammenarbeit. Und Sie sehen hier schon die Vorlage Blog. Ich klicke den Blog an. Und erhalte hier unten auch eine kleine Beschreibung zu der jeweiligen Vorlage. Klicke ich auf Projektwebsite, Sehen Sie eine andere Beschreibung. Communitywebsite ebenso. So können Sie sich ein bisschen dran orientieren, was die einzelnen Vorlagen zu bedeuten haben. Wir bleiben also beim Blog. Ich scrolle noch ein Stück runter, kann hier Berechtigungen vergeben. Das heißt, möchte ich die Berechtigungen belassen, so wie sie aktuell eingestellt sind von der übergeordneten Seite, oder möchte ich eigene Berechtigungen verwenden? Da ich in diesem Fall ja möchte, dass das ganze Unternehmen darauf zugreift, belasse ich alles so, wie es im Moment ist. Zum Schluss komme ich zu dem Bereich Navigationsvererbung. Ich kann nicht festlegen, ob die häufig verwendeten Links auch auf meiner Blogseite angezeigt werden sollen. Ich möchte das in diesem Fall. Das heißt, ich aktiviere die Option Ja. Damit habe ich auch so weit alle Einstellungen vorgenommen und klicke auf erstellen. Das dauert noch einen kleinen Augenblick, bis die Blogseite erstellt wird, bis das Template aufgebaut wird. Und schon sind wir auf unserer Blogseite. Um jetzt gleich noch mal zu dem Punkt Navigationsvererbung zu kommen, den wir bei den Einstellungen für die Blogseite hatten. Sie sehen jetzt hier, dass diese Links in der Navigation angezeigt werden, also alle Links, die auch auf den anderen Seiten schon dargestellt wurden. Hätte ich die Option Nein angeklickt, Hätte ich diese Links nicht gesehen und ich hätte eine eigenständige Seite gehabt. Hätte aber auch nicht auf die anderen Seiten navigieren können. Schauen wir uns jetzt die Blogseite mal genauer an. Sie finden hier links wieder einen Schnellstartbereich. Unter anderem mit den Kategorien. Sie können die Kategorien selber verwalten, also bestimmte Kategorien auswählen, auch hinzufügen oder löschen. Das heißt, innerhalb eines Blogs ist es möglich, verschiedene Kategorien für unter- schiedliche Blogbeiträge zu definieren und so jeden Blogbeitrag einer bestimmten Kategorie zuzuordnen. Das hat den Vorteil, dass Sie damit dem Leser eine Filtermöglichkeit bieten Und Informationen nicht mehr so lange gesucht werden müssen. Also das heißt, wenn Sie sich jetzt zum Beispiel in einem Projekt befinden und sie haben die Kategorie konnte XY, dann kann ein Leser sagen, okay, ich möchte eben nur die Blogbeiträge zum Kunden XY lesen. Kann entsprechend kategorisieren, sprich die Inhalte filtern; und nur die einzelnen Beiträge, die dann hier erscheinen, lesen. Das hat halt auch den Vorteil, dass der Leseraufwand immens minimiert wird. Was bedeutet die Vergabe von Kategorien letztlich technisch für SharePoint 2013? Das heißt ganz einfach, dass Sie mit Metadaten arbeiten. Wir empfehlen Ihnen, auch aufzupassen, nicht zu viele Kategorien anzulegen, weil das oftmals mehr Verwirrung als Übersicht schafft. Gleich darunter finden Sie ein Blogarchiv. Hier werden Blogbeiträge jeweils monatlich archiviert. Damit sich die Blogbeiträge nicht zu einer endlos scheinenden und überschaubaren Liste aneinanderreihen, archiviert SharePoint 2013 Blogbeiträge monatlich. Das heißt, wenn ein Monat abgelaufen ist, dann landen sie alle in einem Archiv und werden dort gesammelt. Auch diese Funktion ist eine immense Erleichterung für den Leser, Weil er nicht mehr eine riesenlange Reihe von Blogbeiträgen durchscrollen oder durchklicken muss, um endlich zu einem Blogbeitrag aus März zu kommen beispielsweise. Hier auf der rechten Seite finden Sie die sogenannten Blogtools zum Erstellen von Beiträgen, zum Verwalten von Beiträgen. Sie können die Kommentare und Kategorien verwalten, Die Blogging-App starten oder auch das Layout ändern. Bevor wir den ersten Beitrag erfassen, lassen Sie uns zunächst die Kategorien anpassen. Stellen Sie sich vor, wir sind ein IT-Dienstleister und brauchen dafür die Kategorien Projekt, Entwicklung, Training, Office und SharePoint. Das heißt, die Kategorien, die hier aktuell standardmäßig aufgeführt sind, Ereignisse, Ideen, Meinungen, sollen gelöscht werden und unsere eigenen ergänzt werden. Ich klicke also hier auf Kategorien verwalten, um diese Elemente zu löschen. Klicke ich die Ideen an, gehe auf Elemente und sage Element löschen. Ja, möchte ich verschieben. Das kann ich auch für mehrere Elemente tun. OK, so jetzt habe ich alle gelöscht. Um neue Elemente hinzuzufügen, klicke ich hier auf neues Element oder wahlweise im Bereich Elemente auf neues Element. Ich klicke hier drauf und kann jetzt sagen, okay, ich habe eine Kategorie Projekt. Ich habe eine weitere Kategorie Entwicklung. Speichern. Eine Kategorie Training. SharePoint. Und noch eine Kategorie Office. Klicke auf Speichern und wechsle auf meine Startseite. So, Sie sehen jetzt hier schon, die neuen Kategorien, die wir eben angelegt haben. Und die alten Kategorien sind verschwunden. Jetzt haben wir schon eine gute Basis für unseren Blog geschaffen. Jetzt können wir gleich mal den ersten Beitrag erfassen. Dazu klicken Sie hier einfach auf Beitrag erstellen. Es öffnet sich eine neue Seite zum Erstellen der Blogbeiträge. Sie haben hier das Menüband Bearbeiten, über das Sie Beiträge veröffentlichen können. Wenn Sie einen Beitrag geschrieben haben, können Sie den auch als Entwurf speichern, wenn Sie den in der Art vielleicht öfter benötigen. Sie kann das Ganze abbrechen. Inhalte einfügen, ausschneiden, kopieren. Haben also noch verschiedene Formatierungsmöglichkeiten. Ich gebe jetzt dem Blogbeitrag einen Titel. Szenario ist: Ich war bei einem Kunden und möchte das Unternehmen informieren, was beim Kunden passiert ist. Ich beginne also mit dem Titel. Schreibe "Kundenbesuch in Graz". Komme jetzt, das sehen Sie sofort, wenn ich mich in diesem Textkörperbereich finde, indem ich meine ganzen Inhalte erfassen kann, die Standardmenübänder angezeigt, die Sie auch aus Word oder auch aus den Dokumentbibliotheken und Listen kennen. Das heißt, ich kann jetzt hier ganz normal Inhalte erfassen. Ich mache das jetzt hier ein bisschen kürzer und schreibe, es geht um ein Sharepoint-Projekt. "Anforderungen wurden aufgenommen." "Analyse ist erfolgt." Auftragsvolumen circa 300 Personentage. Das soll hier für den Moment reichen. Jetzt sehen Sie hier im nächsten Schritt die Kategorien, die wir vorher erfasst haben. Ich kann jetzt hier sagen, hier geht es um SharePoint. Ich klicke also die Kategorie an, gehe auf hinzufügen, kann jetzt hier noch das Datum und die Uhrzeit einstellen, wann ich den Blogbeitrag veröffentlicht habe oder möchte. Und klicke auf veröffentlichen. So, jetzt sehen Sie hier den neuen Blogbeitrag, den wir soeben geschrieben haben. Welche Möglichkeiten habe ich jetzt hier noch? Ich kann zum einen den Blogbeitrag aufrufen und zum anderen sehe ich hier, ob Kommentare zu meinem Blogbeitrag hinterlassen wurden. Ich kann sagen, dass mir der Blogbeitrag gefällt, was natürlich hauptsächlich dann Sinn macht, wenn ich die Blogbeiträge anderer Kollegen bewerten möchte. Ich kann den Link zu diesem Blogbeitrag per E-Mail verschicken. Und ich kann über dieses Menü meinen Blogbeitrag noch mal bearbeiten, vielleicht kleinere Änderungen vornehmen, das Ganze nochmal speichern und erneut veröffentlichen. Sie haben nun einen ersten Einblick in das Thema Blogs erhalten und den grundsätzlichen Umgang mit Blogs und deren Erstellung kennengelernt. Außerdem haben Sie Kategorien und einen ersten Blogbeitrag erfasst.

SharePoint 2013 Grundkurs

Lernen Sie die Einsatzmöglichkeiten von SharePoint 2013 kennen und erfahren Sie, wie Ihnen die vielfältigen Funktionen des Systems den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können.

9 Std. 24 min (87 Videos)
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