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SharePoint 2013 Grundkurs

Wissen in Wikis verankern

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Ein Wiki ist eine Website für Gruppen, auf der die Benutzer ihre Ideen einfach und schnell erfassen und freigeben können. Wikis entwickeln sich durch Hinzufügen und Überarbeiten immer weiter. Wie man so ein Wiki richtig aufbaut, erlernen Sie hier.

Transkript

Das Wissen der Mitarbeiter ist für jedes Unternehmen das mit Abstand kostbarste Gut. Sicher kennen auch Sie die vielen Gruppenlaufwerke, die im Laufe der vergangenen Jahre zu wahren Schätzchen herangewachsen sind. Hier liegen häufig Informationen, die für den gesamten Unternehmensablauf von Nöten sind. Darunter fallen zum Beispiel Arbeitsanweisungen, wichtige Dokumentationen, Prozessbeschreibungen oder aber Informationen für die Urlaubsvertretung. Lassen Sie uns mal bei dem Beispiel der Urlaubsvertretung bleiben. Diese Informationen dienen dazu, der Urlaubsvertretung die Hilfestellung zu geben, damit diese weiß, wie sie im Falle eines Falles reagieren soll. Der Kollege hat soweit alles vorbereitet und verlässt sich natürlich darauf, dass die Kollegin im Notfall passend reagieren kann. Doch was ist, wenn die Urlaubs- vertretung zum Beispiel erkrankt? Jetzt stellen sich die Fragen: Wissen die anderen Kollegen, wie sie auf diese Informationen zugreifen können? Und vor allem: Wissen sie, wo diese Informationen liegen? Gerade die Suche nach diesen Informationen kann ja sehr zeitaufwändig sein. In diesem Video möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie mithilfe einer SharePoint-Wiki Informationen für das Unternehmen oder aber für das Team zentral bereitstellen. Eine SharePoint-Wiki ist eine Seitenbibliothek in Form einer App. Diese müssen wir als Allererstes anlegen. Dazu klicken wir auf Websiteinhalte und dann auf App hinzufügen. Sie müssen an dieser Stelle jetzt nicht anfangen, sich über die einzelnen Kacheln die Wiki rauszusuchen. Ich empfehle Ihnen den Weg am besten immer über die Suche zu nehmen. Ich trage hier das Schlagwort Wiki ein, bestätige mit Enter und bekomme in Sekundenschnelle mein Ergebnis. Um die Wiki jetzt anzulegen, klicke ich die Kachel einmal an und vergebe einen passenden Namen. Sie müssen jetzt nicht immer mit dem Begriff Wiki arbeiten, wenn zum Beispiel der Name Wissensbereich den Zweck dieser Wiki am besten beschreibt, dann nehmen Sie das ruhig. Dazu ist dieses Feld Name auch da, das heißt Sie können hier alles eintragen, was Sie möchten. Sie klicken auf Erstellen und dann wird die Wiki auch schon angelegt. Wir sehen diese jetzt hier unten links: Wissensbereich. Mit einem Klick auf die Kachel wird die Wiki geöffnet und dann sehen Sie: Wir haben jetzt hier eine neue Homepage. Darunterliegend gibt es jetzt noch einen Text, der beschreibt, was denn eigentlich eine Wiki ist. Diesen Text müssen Sie nicht beibehalten, es ist sogar sehr ratsam, diese Seite anzupassen, damit die Kollegen einfach wissen: Welchen Zweck erfüllt denn diese Wiki? Das heißt, wie müssen diese Seite bearbeiten und gehen daher in das Register Seite und klicken hier auf Bearbeiten. Jetzt befindet sich unsere Seite direkt im Bearbeitungsmodus. Wir sehen auch, wir haben hier die Registerkarten Text formatieren und Einfügen. Wir können also hier, ähnlich wie auch in Word, den Bereich, den wir nicht mehr benötigen, markieren und entfernen. Wir können jetzt hier zum Beispiel noch die Überschrift weiter anpassen: Willkommen in unserem Wissensbereich! Auch das, indem wir einfach den Text markieren und rausnehmen und für die Beschreibung nehme ich jetzt Beispielhaft Hier finden Sie wichtige Informationen zu SharePoint 2013. Wenn Sie dann mit den Arbeiten soweit fertig sind, klicken Sie einfach auf Speichern, und SharePoint übernimmt die Änderungen für uns. Was wir jetzt gemacht haben, ist lediglich die Anpassung der Startseite. Wenn Sie jetzt neue Inhalte haben, müssen Sie für diese auch eine neue Seite anlegen. Dazu haben wir einmal den Weg, über das Zahnrad und über den Befehl Seite hinzufügen die Seite dann anzulegen. Wenn ich hier drauf klicke, werde ich aufgefordert, einen Namen für diese neue Seite zu vergeben. Dieser sollte ebenfalls möglichst sprechend sein. Für das nächste Beispiel habe ich schon etwas vorbereitet. Hier geht es dann um die Navigation in SharePoint. Das heißt, ich trage das hier ein und Klicke auf Erstellen. Jetzt wird eine neue Seite angelegt, mit diesem Titel. Hier können wir jetzt neue Inhalte eintragen. In der Regel ist es ja so, dass Sie viele Informationen schon haben, die stehen nämlich in Word-Dateien, in irgendwelchen Präsentationen oder aber es sind vielleicht E-Mails. Das müssen Sie natürlich jetzt nicht manuell aufs Neue abtippen. Mein Tipp an Sie: Öffnen Sie einfach die jeweilige Datei und kopieren Sie das Ganze hier in die Seite. Um Ihnen das kurz zu demonstrieren, habe ich etwas vorbereitet. Das ist eine simple Word-Datei, ich mache das kurz auf. Sie sehen schon, diese Word-Datei trägt auch den passenden Namen. Ich nehme jetzt hier also meinen Text. So. Markiere diesen, kopiere ihn mit Rechtsklick in die Zwischenablage. Jetzt brauche ich die Datei auch nicht, dann minimieren wir das Fenster und mit einem Rechtsklick und Einfügen oder aber mit STRG+V wird der Text hier gleich in die Seite eingefügt. Was wir als Zwischenschritt noch machen müssen, weil wir jetzt einen Inhalt aus Word in den Internet Explorer kopieren möchten: Wir müssen das ganze mit Zugriff zulassen bestätigen. Jetzt wird das ganze hier schon auch für uns übernommen. Sie sehen: Überschriften werden ebenfalls richtig formatiert. Hier liegt wirklich 100 % Word-Funktionalität im Hintergrund. Wenn Sie jetzt noch weitere Bilder oder aber Tabellen benötigen, kein Problem: Wenn wir das Register Einfügen öffnen, sehen Sie schon: Hier haben wir die Möglichkeit Tabellen hinzuzufügen, Bilder, Audio-Dateien und, und, und… Es ist also alles machbar. Wenn wir mit der Bearbeitung der Seite soweit fertig sind, klicken wir einfach wieder in das Register Seite und dann auf Speichern. Dann wird die Seite soweit angepasst. Sie sehen jetzt auch: Ich habe bewusst keine zusätzliche Überschrift oberhalb des ersten Abschnittes hinzugefügt. Warum? Weil der Seitenname bereits übernommen wird und hier zu sehen ist. Alles andere wäre einfach doppelt. Was mir jetzt noch fehlt, und das möchte ich Ihnen als Tipp mitgeben: Mir fehlt der Weg zurück zur ersten Seite. Oder was mache ich zum Beispiel, wenn ich feststelle, beim Lesen dieses Artikels, dass ich gerade zum Thema Bibliotheken weitere Informationen habe? Hier können wir sehr flexibel reagieren. Die SharePoint-Wiki bietet mir nämlich eine weitere, sehr praktische Funktion. Dazu müssen wir zunächst die Seite wieder für die Bearbeitung vorbereiten. Das heißt, ich öffne wieder das Register Seite und klicke auf Bearbeiten. Jetzt einmal der allgemeine Weg. Wie komme ich zurück auf unsere Startseite? In SharePoint können Sie mit rechteckigen Klammern arbeiten. Dazu brauchen Sie die AltGr- Taste und einmal die 8. Wir brauchen zwei rechteckige Klammern, dann sehen Sie schon: Jetzt arbeitet SharePoint schon für uns mit. Es prüft im Hintergrund, welche Seiten gibt es schon und schlägt uns diese in dieser Liste vor. Ich möchte zurücknavigieren zur Homepage, deswegen wähle ich mir diesen Eintrag aus und schließe das Ganze mit zwei rechteckigen Klammern. Was haben wir damit erreicht? Ich speichere diese Änderung, und dann sehen Sie schon, hier wurde ein neuer Link hinzugefügt. Wenn ich diesen einmal ausprobiere, kann ich auf unsere Startseite zurück gelangen. Das war einmal ein kleiner Tipp und zu guter Letzt: Wie kann ich jetzt mein Wissen zum Thema Bibliothek ebenfalls schnell greifbar machen? Dazu öffne ich wieder die Seite Navigation in SharePoint, diese wird mir hier zur Verfügung gestellt, unter Aktualisierte Seiten. Wenn ich hier drauf klicke wird diese Seite auch geöffnet. Ich muss erneut den Bearbeitungsmodus starten. Wieder hier der Weg über das Register Seite. Und jetzt arbeite ich erneut mit diesen rechteckigen Klammern. Und zwar genau dort, wo ich neuen Inhalt zu einem bestimmten Begriff hinterlegen möchte. Ich brauche also vor dem Wort Bibliothek meine rechteckigen Klammern und schließe das Ganze auch so ab. Ich brauche jetzt nicht auf die bereits vorhandenen Seiten referenzieren, sondern ich belasse es dabei und klicke wieder auf Speichern. Jetzt sehen Sie, unter Bibliotheken wird darauf hingewiesen, dass jetzt hier ein Link liegen könnte. Aber wir haben hier im Hintergrund noch keine Seite. Schön ist: wir brauchen jetzt nicht den Weg über das Zahnrad zu nehmen, sondern, mit diesen rechteckigen Klammern haben wir bereits den Grundstein gelegt. Wenn ich den Eintrag Bibliotheken jetzt anklicke, fragt mich SharePoint, ob ich zu diesem Thema Bibliotheken eine neue Seite erstellen möchte. Das ist natürlich der Fall. Ich klicke also auf Erstellen. Und jetzt wird für mich eine neue Seite zum Thema Bibliotheken angelegt. Ich kann jetzt also hier meinen Text dazu erfassen. In diesem Video haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie eine SharePoint-Wiki anlegen können, wie Sie darin die Seiten bearbeiten und welche Möglichkeiten es gibt, Absprungspunkte zu anderen Themen oder aber zu anderen Seiten zu schaffen.

SharePoint 2013 Grundkurs

Lernen Sie die Einsatzmöglichkeiten von SharePoint 2013 kennen und erfahren Sie, wie Ihnen die vielfältigen Funktionen des Systems den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können.

9 Std. 24 min (87 Videos)
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