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Office 365: SharePoint-Anwendungsfälle

Wiedervorlagen verknüpfen

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Die Wiedervorlagen (Termine) erhalten eine Verknüpfung mit der Kunden-ID und ein Workflow erzeugt einen "sprechenden" Namen.

Transkript

In diesem Video verknüpfen wir die Wiedervorlagen mit KVKundenID, die wir zuvor als Websitespalte generiert haben. Wir klicken in die Listeneinstellungen, verwenden nun Aus vorhandenen Websitespalten hinzufügen suchen die Gruppe KV Spalten und fügen die Spalte KVKundenID hinzu, inklusive der Standardansicht und Ergänzung der Inhaltstypen. Danach, das können wir jetzt in einem Schritt durchführen, verwenden wir den Inhaltstyp Ereignis, ändern auch hier die Spaltenreihenfolge, nehmen die KundenID auf Platz 1 und setzen die KundenID auf Mit dieser Anpassung beginnt die Wiedervorlagenliste, wenn ich auf Neues Ereignis klicke, mit der Zuweisung zum Sammelkunden oder zu einem beliebigen Kunden. Beispiel hier: Wiedervorlage Müller Angebot nachfassen und zwar am 20.01.2015 zwischen 14 und 15 Uhr. Das Angebot kann ja wiederum in den Kundendokumenten liegen. Speichern. Der Vorteil ist hier, dass wir alle diese Wiedervorlagen auch über die Kalenderfunktionen in einer Verbindung mit Outlook synchronisieren und unterwegs dabei haben können. Was jedoch schnell auffällt, sobald die Synchronisation abgeschlossen ist: Outlook unterstützt nicht alle Felder von Sharepoint. Uns fehlen hier eigentlich noch wichtige Informationen auf einen Blick. Das können wir nachbauen, indem wir im nächsten Schritt durch einen Workflow die wichtigsten Informationen hier eintragen lassen. Den Workflow habe ich wie immer schon vorbereitet und werde ihn nun erklären. Das Endergebnis ist, dass die zugewiesene KundenID auch gleichzeitig in den Titel eingetragen wird, so dass wir immer auf einen Blick einen Sachbezug zum Kunden haben. Es sind natürlich hier wie bei jedem Prototypen noch sehr, sehr viele Ergänzungen möglich. Zum Beispiel einen Hyperlink in die Notizfelder der Aufgabe oder des Termins hineinzugeben, wo wir mit einem Klick dann auf das Sharepoint-Element kommen und so weiter. Seien Sie hier einfach kreativ. Wir erzählen hier eine Entwicklungsgeschichte von vielen und nehmen prägnante Dinge heraus. Wie sieht der Workflow nun aus? Ich habe mich entschieden, den Workflow mit dem Namen Wiedervorlage ergänzen zu benennen. Das geht wie immer über die Auswahl der jeweiligen Liste. In diesem Falle Wiedervorlagen. Ein Klick auf Listenworkflow erzeugen, und dann den Schritt in den textbasierten Designer. Der Wiedervorlage ergänzen-Workflow sieht folgendermaßen aus. Wir setzen zuerst eine Variable, die aus dem aktuellen Element also das, das in den Titel geschrieben wurde, abgegriffen wird. Der Workflow merkt sich das Ganze, ergänzt durch die KundenID, kontrolliert dann, ob die Gegebenheit schon vorhanden ist dass das Endergebnis bereits drinsteht, damit wir nicht jedes Mal Schreibvorgänge haben, und setzt dann, falls der Titel ungleich unserer Variable ist, den Titel auf das, was zusammengesetzt worden ist in der Variable. Und dann beendet sich der Workflow von allein. Wie sieht das Ganze in der Praxis aus? Ich erzeuge einen neuen Eintrag. In diesem Falle nehme ich mir vor, auch am Mittwoch ist noch etwas Zeit, da möchte ich einen Kundenbesuch bei Max Mustermann durchführen, mit der Kundennummer 1028. Und mit dem Speichern entsteht jetzt der Eintrag. Der Workflow läuft im Hintergrund und wir warten einige Sekunden, und nach einem kleinen Moment hat der Kundenbesuch eine Kundennummer. Das Ganze hat dann auch Auswirkungen auf unsere Outlook-Synchronisation, für einen Außendienst beispielsweise, der nicht immer online ist. Dort haben wir die Möglichkeit, jetzt auch den Termin inklusive der Kundennummer zu sehen und uns eventuell Daten zum Kunden zu beschaffen. Es sind zahlreiche Ergänzungen denkbar, zum Beispiel die Nutzung der Kalenderüberlagerung. Jeder Außendienstler oder Vertriebsmitarbeiter würde zum Beispiel einen eigenen Kalender bekommen, die wir dann wieder überlagern. Dann funktioniert diese Lösung natürlich mit und ohne Outlook. Das bedeutet, hier sind Sie frei in der Entscheidung, was hinterher beim Gründen alles möglich wird und was nicht. Etwas vorsichtig in Richtung Mitarbeiterschulung muss man sein, wenn aus Outlook selber eingetragen wird. Dann landet dieser Termin erst einmal beim Sammelkunden. Ich zeig das einmal. Erster Februar, Messe. Wir springen zurück in den Februar. Da ist die Messe. Wir warten einen kleinen Augenblick und der Messetermin ist jetzt mit nichts ergänzt worden. Ich korrigiere, nicht der Sammelkunde ist hier ausschlaggebend, sondern dass die KVKundenID jetzt gar nicht gefüllt oder verknüpft ist. Ich kann das Ganze jetzt bearbeiten und entsprechend ergänzen. Das sind so Feinheiten, die dann später im Optimierungsprozess in der Weiterentwicklung einer Lösung auch noch abgefangen werden können. Da wir es hier nicht mit einer kompletten Software zu tun haben, werden wir immer wieder solche Dinge bearbeiten müssen. Wir haben nun die Wiedervorlagen ergänzt und einen Workflow generiert. Den habe ich hier schonmal im Hintergrund eingezeichnet. so dass ich in meinem Bauplan immer noch die Übersicht behalte, genau so wie die Verknüpfung der KVKundenID mit den Aktivitäten. Sie müssen selbst entscheiden, wie genau Sie dokumentieren, denn irgendwann gibt es Überschneidungspunkte zwischen Fachwissen und dem eigentlichen Ergebnis, das Sie zusammengesetzt haben. Dort gilt es immer einen gesunden Mittelweg zu finden.

Office 365: SharePoint-Anwendungsfälle

Sehen Sie, wie SharePoint-Lösungen Schritt für Schritt entstehen. An zwei Beispielen sehen Sie die Umsetzung von der Bedarfsanalyse bis zur funktionstüchtigen Lösung.

5 Std. 46 min (69 Videos)
Man kann viel über SharePoint eigene Mittel lernen
Thomas P.
Ich konnte eine ganze Menge zum Thema Workflows mitnehmen.
Auch weitere Boardmittel von SharePoint werden gut erläutert.
Dinge, die ich vorher in eine App gegossen habe, werde ich überdenken und versuchen (soweit möglich) mit Workflows abzubilden.

Danke für die Tipps
 

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