Am 14. September 2017 haben wir eine überarbeitete Fassung unserer Datenschutzrichtlinie veröffentlicht. Wenn Sie video2brain.com weiterhin nutzen, erklären Sie sich mit diesem überarbeiteten Dokument einverstanden. Bitte lesen Sie es deshalb sorgfältig durch.

Office 365: SharePoint-Anwendungsfälle

Wiedervorlage einrichten

LinkedIn Learning kostenlos und unverbindlich testen!

Jetzt testen Alle Abonnements anzeigen
Eine benutzerdefinierte Aktion und ein SharePoint-Designer-Workflow realisieren die Wiedervorlage eines Vertrags an einem bestimmten Datum.

Transkript

Um eine Wiedervorlage-Funktionalität zu erzeugen, braucht es nicht viel. Im Grunde brauchen wir nur eine komfortable Funktionalität, um eine solche Wiedervorlage in Form einer Aufgabe zu erzeugen. Hier haben wir eine Aufgabenliste und hier die Dokumentenbibliothek für die Leasingverträge. Wir müssen im Grunde nur nach einer Möglichkeit suchen, die Daten von einer Liste in die andere zu bekommen. Erst möchte ich Ihnen die Funktionalität, die wir jetzt bauen werden, zeigen. Wir haben hier unsere Leasingverträge und ich möchte beispielsweise für diesen Leasingvortrag eine Wiedervorlage einstellen. Das mache ich über das Kontextmenü. Ich sage, ich möchte gern für dieses List Item eine Wiedervorlage erzeugen. Ich gebe ein Datum für die Wiedervorlage an, klicke auf Starten. Sie sehen schon, hier hängt ein Workflow dran. Im nächsten Schritt können wir in der Aufgabenliste das Zwischenergebnis begutachten. Zunächst können wir uns noch einmal an der ID beziehungsweise Bezeichnung des Leasingvertrags orientieren. So, der Workflow ist durchgelaufen. Ich aktualisiere die Aufgabenliste Und hier haben wir unsere Wiedervorlage in Form einer Aufgabe in einer Task List. Wir haben unseren Bezug zu dem jeweiligen Vertrag und, natürlich ganz wichtig, wir haben unsere Aufgabenträgerschaft, unsere Aufgabenträgerinformation, und natürlich unser Fälligkeitsdatum, das wir gerade ins Formular eingetragen haben. Wie funktioniert es, so etwas zu bauen? Das schauen wir uns nun an. Der Menüeintrag im Kontextmenü, den Sie gerade gesehen haben, kommt über eine sogenannte Custom Action daher. Diesen finden wir in unserer Leasingvertragsfunktionalität an dieser Stelle wieder. Die sogenannte Custom Action erstellen wir mittels Sharepoint Designer und hängen diese Custom Action an unsere Dokumentenbibliothek für die Leasingverträge an. Hier gibt es ein schönes Menü, wo wir an unterschiedlichen Stellen innerhalb unserer Sharepoint-Oberfläche eine Custom Action einhängen können. Diese Custom Action macht zunächst nichts anderes, als einen Workflow zu starten, der bereits fertig deployed an unserer Dokumentenbibliothek hängt. Dieser Workflow ist ähnlich gestrickt wie die Workflows, die wir bisher kennengelernt haben. Wir haben zunächst einmal eine lokale Variable namens Vertragsverweis, die zum späteren Zeitpunkt den Bezug zu dem Vertrag, für den wir die Wiedervorlage erstellen möchten, herstellt. Anschließend geschehen zwei Dinge. Wir möchten innerhalb der Aufgabenliste und innerhalb der Protokoll-Liste einen verknüpften Datensatz erstellen. Dies passiert nicht über ein Look-up-Feld, beziehungsweise ein Nachschlagefeld, denn das ist mir in dem Fall schlicht und ergreifend zu langsam, wenn wir die Vertragsanwendung später mit hunderten oder gar tausenden von Verträgen befüllen. Dann ist es zu aufwendig, da immer den richtigen Datensatz rauszusuchen. Natürlich kann man das auch automatisieren, aber selbst eine solche Funktionalität dauert dann relativ lange, bis über einen Automatismus der entsprechende Datensatz gefunden ist. Grundsätzlich stellt ein Verzicht auf Look-up-Spalten stets einen Performance-Gewinn in einer später produktiven Anwendung dar. Schauen wir uns als nächstes die Workflow Action an, die einen Datensatz in der Aufgabenliste erstellt. Diese sieht folgendermaßen aus. Wir beziehen uns auf die Liste Aufgaben. Der Inhaltstyp versteht sich von selbst. Wir nehmen den Inhaltstyp Aufgaben. Der Titel ist hier statisch. Wir nennen ihn Wiedervorlage. Der Bezug zu der jeweiligen Aufgabe beziehungsweise zu dem Vertrag ergibt sich später aus dem sogenannten Vertragsverweis. Das sehen wir gleich unten. Die Zuständigkeit, also die Spalte Zugewiesen an, also die Aufgabenträgerschaft können wir auch direkt aus dem aktuellen Datensatz dem Verantwortlichen übertragen. Jetzt wird's wieder interessant: Wir ziehen den Wert aus der lokalen Variable, die wir erstellt haben, in dem Fall die Variable Vertragsverweis als eine Zeichenfolge, direkt in die Spalte hinein und können so aus einem betitelten Hyperlink direkt auf unseren Vertrag schließen. Nun haben wir eine weitere Neuigkeit, und zwar einen sogenannten Initiierungsparameter, der dafür sorgt, dass wir bereits bei der Ausführung des Workflows nach unserem Wiedervorlagedatum gefragt werden. Im Endeffekt ist ein Initialisierungsformularparameter nichts viel anderes als eine lokale Variable, die aber in unserem Formular des Workflows von Anfang an auftaucht und einen Wert entgegennimmt. Diesen Wert können wir anschließend beim Erstellen der Aufgabe in Form des Fälligkeitsdatums an den später erstellten Datensatz durchreichen. Wir beziehen uns also in dem Fall auf die Workflow-Variable mit dem Parameter Wiedervorlagedatum. So sind wir dann in der Lage, den Wert aus dem Formular heraus entgegenzunehmen. Als letztes haben wir wieder unseren Eintrag in die Protokoll-Liste, um zu protokollieren, dass es eine Wiedervorlage gegeben hat und später hochzählen zu können, wie viele es insgesamt sind. Wir initialisieren auch hier wieder unseren Inhaltstypen Vertragsprotokoll, hinterlegen einen statischen Wert für eine Wiedervorlage, um zu sehen, dass es hier eine Wiedervorlage ist. Und als nächstes haben wir hier wiederum unseren Verknüpfungsverweis aus unserer lokalen Variable, den wir an dieser Stelle initialisiert haben. Zu guter Letzt wollen wir das Ganze noch einmal durchspielen, um besser nachvollziehen zu können, was nun passiert ist. Wir werfen noch einen Blick in unsere Aufgabenliste und erstellen nun eine Wiedervorlage für den Vertrag B-AB-5000. Wir klicken nochmal auf unsere Custom Action, die wir hier sehen. Nun werden wir wieder nach unserem Wiedervorlagedatum gefragt. Das ist dieser Initialisierungsformularparameter, den wir eingetragen haben. Wir sagen, wir möchten zum Beispiel am 1.2.2015 diese Wiedervorlage gesetzt wissen. Wir klicken auf Starten. Der Workflow im Hintergrund läuft los, genau die Prozedur, die wir hier sehen. Die Variable wird initialisiert und anschließend wird in den Listen Aufgabe und Protokoll ein entsprechender Datensatz erstellt, der dann wiederum über eine Hyperlink-Spalte mit dem Leasingvertrag verknüpft sein wird. Zuletzt können wir sowohl in der Aufgabenliste zwecks Aktualisierung noch einen kleinen Überprüfungsdurchgang machen. Das heißt, in dem Fall ist unsere Wiedervorlage in der Aufgabenliste erstellt worden und darüber hinaus haben wir natürlich noch unsere Protokoll-Liste, wo ebenfalls bereits vor ein paar Sekunden dieser Datensatz zur Protokollierung erstellt worden ist.

Office 365: SharePoint-Anwendungsfälle

Sehen Sie, wie SharePoint-Lösungen Schritt für Schritt entstehen. An zwei Beispielen sehen Sie die Umsetzung von der Bedarfsanalyse bis zur funktionstüchtigen Lösung.

5 Std. 46 min (69 Videos)
Derzeit sind keine Feedbacks vorhanden...
 

Dieser Online-Kurs ist als Download und als Streaming-Video verfügbar. Die gute Nachricht: Sie müssen sich nicht entscheiden - sobald Sie das Training erwerben, erhalten Sie Zugang zu beiden Optionen!

Der Download ermöglicht Ihnen die Offline-Nutzung des Trainings und bietet die Vorteile einer benutzerfreundlichen Abspielumgebung. Wenn Sie an verschiedenen Computern arbeiten, oder nicht den ganzen Kurs auf einmal herunterladen möchten, loggen Sie sich auf dieser Seite ein, um alle Videos des Trainings als Streaming-Video anzusehen.

Wir hoffen, dass Sie viel Freude und Erfolg mit diesem Video-Training haben werden. Falls Sie irgendwelche Fragen haben, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren!