Projektmanagement: Initiierung und Setup

Wie kommt es zum Projekt?

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Von der persönlichen Projektidee, dem unternehmensinternen Portfolio-Management oder einem Kundenprojektauftrag bis zum fertigen Projekt: Die unterschiedlichen Varianten, wie es zu einem Projekt kommt, nennt Bernhard Schloß in diesem Video. Übrigens: Achten Sie darauf, dass es sich jeweils tatsächlich um ein Projekt im engeren Sinne handelt.

Transkript

Wie geht es los? Wie kommen Sie überhaupt zu einem Projekt? In diesem Film wollen wir einen Blick auf die Projektentstehung werfen. Ganz am Anfang steht die Projektidee. Vielleicht sogar Ihre eigene. Sie haben eine Idee, was Sie tun wollen oder was schon immer getan werden sollte. Ihre eigenen Projektideen aufzugreifen und umzusetzen, wäre die erste Variante für die Projektentstehung. Im günstigsten Fall stehen Ihnen selbst alle dafür erforderlichen Mittel und Ressourcen zur Verfügung und Sie können selbstständig und eigenverantwortlich mit der Projektinitiierung beginnen. Brauchen Sie dagegen Mitstreiter oder Unterstützung, werden Sie vermutlich Ihre Idee in den Ideenvorrat Ihres Unternehmens einbringen. Die Sammlung, Bewertung und gegebenenfalls auch die Entscheidung über die Umsetzung einzelner Ideen passieren im Unternehmen im Rahmen des Portfoliomanagements. Egal, ob das Kind in Ihrem Unternehmen so heißt oder einen anderen Namen trägt, eventuell konkurriert Ihre Projektidee dort mit anderen Projektideen. Einsatzmittel und Möglichkeiten sind meist beschränkt und unterliegen wirtschaftlichen Zwängen. Fällt im Portfoliomanagment die Entscheidung für die Umsetzung eines Projekts, dann kommt vielleicht Ihr Chef auf Sie zu und sagt: "Mach mal." Wir haben noch eine dritte Variante für die Projektentstehung. Projekte können auch von außen an Ihr Unternehmen herangetragen werden. Kunde droht mit Auftrag. Der Bedarf, der zu einem Projekt führt, liegt dann nicht in Ihrem Unternehmen, sondern in der Organisation des Kunden. Sei es, dass Sie für den Kunden ein neues Gerät entwickeln, für ihn ein Haus bauen, eine Software einführen oder ein Organisationsprojekt durchführen sollen. Was immer es auch ist, Sie sind der Dienstleister für den Auftraggeber. Und Auftraggeber können Sie selbst sein, Ihre eigene Organisation oder eben ein externen Kunde. Sie erinnern sich noch an den Begriff "Projektitis"? In vielen Unternehmen hat es sich eingebürgert den Begriff Projekt auch als Synonym für den Kundenauftrag zu verwenden. Ganz unabhängig von der Komplexität und Einmaligkeit des Vorhabens. Das ist selbstverständlich vollkommen legitim. Aber Sie müssen sich bewusst sein, dass nicht jedes Kundenprojekt den Projektkriterien im engeren Sinne entspricht. Auch die Zahl der Projekte in Ihrem Unternehmen kann damit beliebig ansteigen. In eigenen Unternehmen hat sich aus einer gewissen Budgetierungspraxis heraus auch eingebürgert, alles, was nicht den ursprünglich geplanten Regelprozessen entspricht, ebenfalls als Projekt zu behandeln. Und auch im persönlichen Bereich wird im Sprachgebrauch schnell jedes Vorhaben zu einem Projekt. An dieser Stelle möchte ich Ihnen mit auf den Weg geben, jedes Mal zu prüfen, ob es sich tatsächlich um ein Projekt im eigentlichen Sinn handelt. Selbstverständlich kann man auch Nichtprojekte mit Projektmanagementmethoden bearbeiten, aber bitte nur mit Augenmaß, Sinn und Verstand. Mit unter würden Sie sonst über das Ziel hinausschießen und die Akzeptanz für Projektmanagementmethoden, an den Stellen, wo Sie sie tatsächlich benötigen, verlieren. Sie tun sich auf Dauer damit keinen Gefallen. Wie genau der formale Prozess zur Initiierung eines Projekts aussieht, kann und will ich Ihnen hier nicht im Detail zeigen. Nicht, dass dies Geheimniskrämerei wäre, aber vermutlich sind die formale Beantragung und die Entscheidung für die Umsetzung fest definierten Prozessen in Ihrer eigenen Organisation bzw. in Ihrem eigenen Unternehmen unterworfen. Wenn es sich um Ihre eigene Idee handelt und Sie keine oder kaum Unterstützung benötigen, kann es vollkommen formlos passieren. Gerade große Unternehmen haben in ihren Regelprozessen aber häufig eigene Vorgaben, Workflows, Formulare und und und. Daher kann ich Ihnen hier keinen allgemeinen Weg zeigen, Sie müssen sich einfach an die Prozesse Ihres Unternehmens halten. Diese unternehmens- und organisationsspezifischen Prozesse unterscheiden sich häufig im Grad ihrer Formalisierung, ihrer Detailtiefe und ihrem Wording. Lassen Sie mich kurz, zum besseren Verständnis, vier häufig auftauchende Begriffe in diesem Zusammenhang aufgreifen. Der zentrale Begriff ist oft der "Projektauftrag". Der letztlich Ihr Projekt bzw. Ihr Vorhaben beschreibt. Dem Auftrag vorgeschaltet sein, kann ein eigener "Antragsprozess". Vielleicht müssen Sie einen formalen Projektantrag in einem Projektmanagementoffice Ihres Unternehmens stellen. Das ist die Stelle, die sich um das Portfoliomanagement im Unternehmen kümmert. Es folgt vermutlich ein "Genehmigungsprozess", der im günstigsten Fall in einer "Freigabe" mündet, die es Ihnen erlaubt, loszulegen. Sie haben in diesem Film gesehen, wo Projekte herkommen, sei es, dass es Ihre eigenen Projektideen sind, Projektvorgaben Ihres Unternehmens oder externe Kundenprojekte. Den rein formalen Start geben vermutlich definierte Prozesse in ihrem Unternehmen vor. Die weiteren Inhalte und das Vorgehen für den Start, werden Sie in den weiteren Beiträgen dieses Trainings kennen lernen.

Projektmanagement: Initiierung und Setup

Erfahren Sie, wie Sie Ihr Projekt starten – vom Startprozess über die Auftragsklärung und Herstellung der Arbeitsfähigkeit bis zum Kick-off.

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Erscheinungsdatum:27.02.2017

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