Outlook 2013 Grundkurs

Wichtigkeit kennzeichnen

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Eine ausgehende Nachricht lässt sich mit einer bestimmten Wichtigkeit kennzeichnen. Zusätzlich kann vom Empfänger eine Lesebestätigung angefordert werden.
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Transkript

Sie möchten den Empfänger einer E-Mail-Nachricht die Wichtigkeit der Nachricht signalisieren oder eine Lesebestätigung vom Empfänger anfordern? In diesem Video zeige ich Ihnen, wie das genau einzustellen ist. Sie können E-Mail-Nachrichten so kennzeichnen, dass dem Empfänger die Wichtigkeit, also die Priorität, signalisiert wird. Jedoch sollten Sie dabei immer beachten, dass, wenn Sie Ihre E-Mail-Nachrichten ständig mit der Wichtigkeitsstufe "Hoch" versenden, Ihre Glaubwürdigkeit dadurch rasch bei den Empfängern sinken wird. Senden Sie wirklich nur ganz wichtige E-Mails mit der Wichtigkeit "Hoch". Notfalls kontaktieren Sie Personen lieber telefonisch. Ebenso können Sie Nachrichten, die gegebenenfalls nicht mit dem allgemeinen Tagesgeschäft zu tun haben, aber doch die Belegschaft interessieren können, mit der Wichtigkeitsstufe "Niedrig" kennzeichnen. Bei jeder E-Mail, die Sie versenden, also "Neue E-Mail", "Weiterleitung" oder "Antworten" können Sie die Wichtigkeit festlegen. In diesem Beispiel öffnen Sie eine neue E-Mail-Nachricht. Im Menübandregister "Nachricht" finden Sie die Gruppe "Kategorien". Hier sehen Sie die Wichtigkeitsstufen: Wichtigkeit "Hoch" oder Wichtigkeit "Niedrig". Sie können sich auch das Dialogfeld "Eigenschaften" einblenden lassen, dafür klicken Sie auf den diagonalen Pfeil der Gruppe "Kategorien". In diesem Dialogfeld haben Sie die Möglichkeit, die Wichtigkeitsstufe über das Dropdown-Menü auszuwählen. Zusätzlich bietet Ihnen dieses Dialogfeld die Möglichkeit, einen Hinweis zur Vertraulichkeit der Inhalte Ihrer E-Mail-Nachricht festzulegen. Der Empfänger erhält in der von Ihnen gesendeten E-Mail-Nachricht direkt in der Kopfzeile die Information, ob die Nachricht "Persönlich", "Privat" oder "Vertraulich" behandelt werden soll. Auch die Übermittlung einer Lesebestätigung können Sie in diesem Dialogfeld aktivieren. Dafür aktivieren Sie das Kontrollkästchen bei "Das Lesen dieser Nachricht bestätigen". Der Empfänger erhält nach Eingang und Öffnen dieser E-Mail-Nachricht einen Dialog, wo er selbst bestimmen kann, ob er Ihnen eine Lesebestätigung sendet oder nicht. Das bedeutet, dass der Empfänger die E-Mail lesen kann, Ihnen aber keine Bestätigung senden muss. Deshalb ein Tipp: Schreiben Sie lieber direkt in den Nachrichtentext, dass Sie um eine Bestätigung des Eingangs der E-Mail-Nachricht bitten. Das ist dann eine persönliche Bitte, die meistens auch sehr schnell beantwortet wird. Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Schließen". Für dieses Beispiel habe ich bereits eine E-Mail-Nachricht vorbereitet, die die Wichtigkeitsstufe "Hoch" und die Vertraulichkeit besitzt. Ich öffne einmal die Mail und Sie sehen, im Posteingang habe ich eine Mail geschrieben, wo ich die Wichtigkeit auf "Hoch" gesetzt habe und eben auch die Anlage als "Vertraulich" gekennzeichnet habe. Das bedeutet, in der Kopfzeile erhält der Empfänger diese Informationen. In diesem Video haben Sie erfahren, wie Sie eine Nachricht mit einer Wichtigkeit signalisieren und eine Lesebestätigung anfordern.

Outlook 2013 Grundkurs

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4 Std. 1 min (48 Videos)
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