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Projektmanagement: Initiierung und Setup

Werkzeugkasten für die Auftragsklärung: Facilitation und Umfeldanalyse

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Zu den Werkzeugen zur Erstellung des Projektauftrags gehören die Facilitation-Techniken wie Brainstorming, Konfliktlösung oder Besprechungsmanagement, von denen der Trainer hier eine kleine Auswahl vorstellt.

Transkript

Bei den Werkzeugen für die Erstellung eines Projektauftrags sind wir auf Facilitation-Techniken gestoßen. Was sich dahinter verbirgt, will ich Ihnen in diesem und den folgenden Filmen zeigen. Ich werde Ihnen einige Beispiele dazu an die Hand geben. Facilitation-Techniken finden eine breite Anwendung in den Projektmanagementprozessen und leiten die Entwicklung des Projektauftrags. Wir brauchen Sie für die Erstellung des Projektauftrags, aber Sie können diese Techniken auch an vielen anderen Stellen, bei der Workshop-Moderation oder einer Gruppenarbeit erfolgreich einsetzen. Betrachten Sie sie einfach als einen Werkzeugkasten für Ihre Projektarbeit. Zunehmend populär werden auch Graphic-Facilitation-Techniken. Also Techniken, die nicht nur auf Sprache basieren, sondern die ganz gezielt visuelle Elemente einbeziehen und Inhalte somit im wörtlichen Sinn veranschaulichen. Der PMBOK nennt einige Beispiele für Facilitation-Methoden. Brainstorming, Konfliktlösung, Problemlösung und das Management von Besprechungen sind Beispiele für Schlüsseltechniken, die Moderatoren benutzen, um Teams und Einzelpersonen zu helfen, Projektaktivitäten erfolgreich durchzuführen. Im Weiteren werde ich Ihnen eine Reihe von Facilitation-Techniken vorstellen. Die Auswahl erhebt selbstverständlich keinen Anspruch auf Vollständigkeit, aber ich möchte Ihnen gerne einige zentrale Konzepte vermitteln. Damit es nicht zu theoretisch bleibt, möchte ich Sie gerne auffordern, nach jeder Technik kurz anzuhalten und sie praktisch für sich selbst an einem Beispiel zu erproben. Den Anfang unserer Facilitation-Techniken macht eine Reihe von Methoden zur Umfeldanalyse. Ich werde nicht müde zu wiederholen, dass Projekte stets kontext- und situationsspezifisch sind. Daher macht es natürlich Sinn, diesen Kontext näher zu untersuchen. Betrachten wir also das Umfeld Ihres Projekts. Ihr Projekt findet vermutlich in einem Unternehmen oder einer Organisation statt. Vielleicht ist das Projekt auch organisationsübergreifend. Auch außerhalb der Organisation gibt es Betroffene: Kunden, Märkte, die Wirtschaft oder die ganze Gesellschaft. Nachdem Sie und Ihr Projekt den Wechselwirkungen und Abhängigkeiten mit diesem Umfeld ausgesetzt sind, können Sie mit verschiedenen Varianten der Umfeldanalyse diese Einflüsse genauer unter die Lupe nehmen und darauf ausgerichtete Handlungsstrategien entwickeln. Es gibt verschiedene Varianten der Umfeldanalyse für verschiedene Zwecke und für verschiedene Kontexte. Sie müssen also wieder kontextspezifisch die richtige Variante der Umfeldanalyse für Ihr Projekt finden. Unter Umständen können auch mehrere Varianten parallel zum Einsatz kommen. Beginnen wir die Umfeldanalyse bei den Betroffenen eines Projekts, den sogenannten Stakeholdern. Die Stakeholder-Analyse war schon in der Prozessgruppe für die Projektinitiierung des PMBOK aufgeführt. Lassen Sie uns die Stakeholder in einem Stakeholder-Diagramm erfassen. Ziel dabei ist es, zunächst einmal zu identifizieren, welche Stakeholder Ihr Projekt überhaupt hat und welche Einstellungen und Beziehungen Ihre Stakeholder haben. Im Moment ist für Sie nun einmal Ihr Projekt der Nabel der Welt. Deswegen setzen wir es gleich in die Mitte. Nun gilt es, die verschiedenen Betroffenen Ihres Projekts zu identifizieren. Neben Projektteam und Auftraggeber gibt es vielleicht noch die Kunden des Auftraggebers, den Nachbarn, der neben Ihrer Fertigungshalle wohnt, die Gemeinde, und, und, und. Ganz gleich, wer es ist, Sie erfassen möglichst alle Stakeholder, einzeln oder als Gruppe. Jeder dieser Stakeholder steht in einer Beziehung zu Ihrem Projekt beziehungsweise hat eine bestimmte Einstellung zu Ihrem Projekt. Sie können die Stakeholder entsprechend gruppieren in: Befürworter, Gegner oder neutrale Stakeholder. Und die verschiedenen Stakeholder stehen auch untereinander in Beziehungen, beeinflussen sich gegenseitig. Wenn Sie dieses Geflecht der Stakeholder kennen, können Sie es in Ihrer Kommunikationsstrategie, aber auch im Risikomanagement oder in anderen Aufgaben berücksichtigen und nutzen. Eine zweite Variante der Umfeldanalyse stellt die Systemmodellierung dar. Sowohl Ihr Projekt als auch der Projektgegenstand können Sie als System interpretieren. In diesem Sinn war auch das Stakeholder-Diagramm schon eine Modellierung des sozialen Systems Ihres Projekts. Aber auch der Projektgegenstand, eine Problemstellung oder ein Sachverhalt können als Modell dargestellt werden. Ein Modell versucht die Realität samt ihrer Wirkungsweisen und wechselseitigen Einflüsse abzubilden. Ein Beispiel für eine solche Systemmodellierung wäre ein Multiple Cause Diagram. Sie sehen verschiedene Ursachen und Einflusskräfte und wie diese sich wechselseitig aufeinander wirken. Dabei sind die Einflüsse unterschiedlich gewichtet. Bei der Analyse im Diagramm können Sie daher möglicherweise eine Hauptursache identifizieren. Diese hat den grössten Einfluss auf Ihren Kontext. Ein weiteres Beispiel für die Umfeldanalyse liefert uns die Context Map. Die Context Map stammt von The Grove, dem amerikanischen Vorreiter des Graphic Facilitating. Die Context Map erfasst verschiedene Kontext- und Umweltaspekte, die aufeinander einwirken. Da wären zunächst die Kundenbedürfnisse beziehungsweise Kundenwünsche, das wirtschaftliche Klima samt der dahinterstehenden künftigen Trends. Es gibt politische Einflussfaktoren ebenfalls mit dahinterstehenden künftigen Trends. Zu berücksichtigen sind technologische Faktoren. Ist die Technologie, die Sie für Ihr Projekt benötigen, verfügbar oder überhaupt machbar? Und dann gibt es möglicherweise auch noch Unsicherheiten, Risiken. The Grove bringen diese Dimensionen in ein graphisches Raster, das Sie für Graphic Facilitating nutzen. Sie können ein solches Raster aber auch selbst beispielsweise aus betriebswirtschaftlichen Modellen ableiten. Ein solches Beispiel liefert uns die Branchenanalyse nach Michael E. Porter, einem amerikanischen Management-Theoretiker. Ähnlich wie in unserem Umweltbild liefert sie eine graphische Darstellung, die im Rahmen der Analyse abzuarbeiten und zu detaillieren ist. Im Fokus steht die Betrachtung einer ganzen Branche. Also, wenn Sie für Unternehmen mit Ihrem Projekt eine neue Strategie entwickeln wollen oder neue Produkte entwickeln, dann könnte diese Variante für Sie interessant sein. Im Zentrum steht der Wettbewerb in der Branche. Auf der einen Seite gibt es Lieferanten. Auf der anderen Seite befinden sich die Kunden. Sie müssen sich mit Konkurrenten, bestehenden wie neuen, auseinandersetzen. Vielleicht gibt es aber auch Ersatzprodukte, andere Produkte, die in diesen Markt drängen oder ihn obsolet machen. Was ich Ihnen mit diesem Beispiel der Branchenanalyse zeigen wollte, ist, dass Sie auch gebräuchliche, betriebswirtschaftliche Schemata für Ihre Analyse nutzen können. Machen Sie mit dem Ende dieses Films eine kleine Pause. Versuchen Sie sich an einer Umfeldanalyse für Ihr ganz konkretes Projektumfeld. Versuchen Sie zunächst Ihre Stakeholder zu identifizieren und dann wählen Sie aus den anderen Varianten der Umfeldanalyse eine für Ihre Situation geeignete Variante heraus. Versuchen Sie sich daran, bevor Sie weitere Facilitation-Techniken kennen lernen.

Projektmanagement: Initiierung und Setup

Erfahren Sie, wie Sie Ihr Projekt starten – vom Startprozess über die Auftragsklärung und Herstellung der Arbeitsfähigkeit bis zum Kick-off.

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Erscheinungsdatum:27.02.2017

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