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Word 2016: Tipps, Tricks, Techniken

"Wenn" mit drei Argumenten? – drei Mal wenn

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Manchmal ist es nötig, in Serienbriefen mehrere Fälle einzufügen, beispielsweise: Herrn, Frau, Sehr geehrte Damen und Herren. Wie macht man das?
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Transkript

Haben Sie schon einmal Serienbriefe in Word gemacht? Hatten Sie auch schon mal komplexe Probleme? Vor allen Dingen mit der Anrede? Männlich, weiblich, sehr geehrter Herr, sehr geehrte Frau, sehr geehrte Damen und Herren. Das kann wirklich schnell komplex, wenn nicht sogar kompliziert werden. Hier habe ich eine kleine Liste vorbereitet, eine Dummy-Liste mit Dummy-Namen, 50 Namen, Vorname, Nachname und in der ersten Spalte steht die Anrede Herr oder Frau. Prima, hinten noch ein paar andere Informationen, die interessieren mich jetzt im Moment nicht. Diese Menschen möchte ich ganz gerne anschreiben, ich hätte ganz gerne in Word eine, ich mache mal Einladung, ok. Um einen Serienbrief zu erzeugen, wechsele ich auf Sendungen, starte den Serienbrief und mache aus diesem Brief einen Serienbrief. Dann wähle ich den Empfänger aus, ich habe eine vorhandene Liste, eine Excel-Liste, die Sie gerade gesehen haben, die liegt hier in den Dokumenten, das ist diese Liste und die wird geöffnet. Er fragt in welcher Tabelle, in Tabelle 1, klar, die erste Reihe enthält die Spaltenüberschriften, ok. Wunderbar. Nun kann ich an die entsprechende Stelle gehen und kann hier, beispielsweise, das Seriendruckfeld Vorname, Leertaste, das Seriendruckfeld Nachname, einfügen. Zugegeben, diese Schritte kann man alle auch ein bisschen anders machen, ich mache es immer ganz gerne so. Dummerweise steht jetzt in der Liste bei den Männern Herr und bei den Frauen Frau. Frauen sind ok, aber die Männer hätte ich ganz gerne mit Herrn angeschrieben. Nun, dazu kann ich natürlich, über ein Wenn-Dann-Sonst Feld, hier bei diesem Fragezeichen, Regeln, Wenn-Dann-Sonst, entscheiden, Wenn in der Anrede gleich Frau steht, dann lasse es in Frieden, dann schreibe auch bitte Frau in den Brief. Andernfalls, wir haben ja nur die zwei Anredeformen, schreibe bitte Herrn rein. Ok, schauen wir mal was er gemacht hat, ich kann mir das Ganze in einer Vorschau anzeigen lassen, und sehe nun Herrn Ingolf Stöber. Der Zweite ist Frau Ariane, Frau Inke, Frau Andrea und dann wieder Herrn Stig. Ok, machen wir es nochmal schnell. Weiter unten möchte ich sie anschreiben. Die Regel lautet: Wenn-Dann-Sonst. Wenn die Anrede gleich, fangen wir wieder mit den Frauen an, eine Frau ist, dann begrüße sie mit Sehr geehrte Frau, wenn nicht, schreibe bitte Sehr geehrter Herr. Entweder Sie machen an beiden Stellen kein Leerzeichen, wie ich hier, dann muss das Leerzeichen in den Text, oder Sie machen an beiden Stellen ein Leerzeichen rein. Ich lasse es mal weg, ok. Und bei Stig zeigt er natürlich Sehr geehrter Herr. Jetzt kommt das Leerzeichen hier ins Dokument und dann füge ich das Seriendruckfeld Nachname ein, und dann kommt natürlich noch ein Komma. Umgekehrt, der nächste wäre Herrn Michael, Sehr geehrter Herr Krause, Herrn Christian, Frau Lisa, Frau Lisa Toftemark. Ok, das klappt ja wunderbar für zwei Fälle, aber was ist denn nun bei drei oder vielleicht vier Fällen? Was machen wir denn da? Ich hole nochmal das Dokument her, meine Liste und sollte vor dem Herholen dieses Word Dokument zumachen, weil dieses Word Dokument ist ja noch mit meiner original Excel-Tabelle verknüpft, das heißt, erster Schritt, ich beende hier Word, ich mache die Excel-Liste auf, schiebe sie rüber und trage einfach mal ganz am Ende eine Person ein, ohne Anrede, ohne Namen und hier nenne ich ihn einfach mal Chef. Das ist der Chef. Hier steht natürlich ein Firmenname, bei dem ich den Anprechpartner nicht habe. Ich speichere das Dokument ab, ich schließe das Dokument, ich starte mein Word von Neuem, da kommt es, ein neues leeres Dokument, und jetzt schreiben wir mal eine Rechnung, das ist auch nett. Ich hätte jetzt ganz gerne drei Fälle, das heißt, ich wüsste jetzt ganz gerne wie man im Seriendruckbrief, den ich mit dieser vorhandenen Liste verknüpfe, der Dummy-Liste, Tabelle 1, wie ich hier nicht nur Vorname, Einfügen, und den Nachnamen bekomme, sondern was machen wir nun mit den drei Anredeformen? Herrn, Frau, Damen und Herren, oder Firma oder gar nichts. Nun, ich würde mehrere Wenn-Dann-Sonst Fälle machen. Heißt, wir fangen an mit dem ersten Wenn-Dann-Sonst Feld, überprüfen ob die Anrede gleich Frau ist, dann nimm bitte Frau. Soweit so gut. Sonst gibt es ja ein paar mehr Fälle, ok. Zweiter Fall, wenn die Anrede gleich Herr lautet in der Excel-Tabelle, dann schreibe bitte in das Word Dokument Herrn. Ok, hier haben wir wahrscheinlich einen Herrn an erster Stelle. Was machen wir bei den Unbekannten? Nun, in dem Fall, würde ich es vielleicht sogar weglassen, weil nur die Firma angeschrieben wird, oder ich würde mir irgendeine neutrale Form ausdenken, ich glaube in dem Fall lasse ich es weg. Was passiert aber bei drei Fällen, wenn ich sie doch brauche? Ich mache es hier unten. Was passiert nun bei den Frauen, nochmal Wenn-Dann-Sonst, wenn die Anrede gleich Frau, so wie vorhin, dann sprich sie bitte an mit Sehr geehrte Frau und diesmal mache ich explizit das Leerzeichen in das Feld rein. Frauen bekommen Leerzeichen, ok. Im zweiten Fall, Wenn-Dann-Sonst, wenn die Anrede gleich Herr, dann schreibe bitte Sehr geehrter Herr, auch hier kommt wieder ein Leerzeichen. Im dritten Fall, wenn ich keinen Ansprechpartner habe, Wenn-Dann-Sonst, wenn die Anrede "ist leer", wenn die Anrede leer ist, dann brauche ich keinen Vergleich, dann schreibe bitte Sehr geehrte Damen und Herren. Ok, bis hier her, kein Leerzeichen, kein Komma, ok. Bei den Männern, bei den Frauen, füge ich nun das Seriendruckfeld Nachname ein, bei der Person, die keinen Nachnamen hat, wird natürlich nichts eingefügt. Alle Personen bekommen jetzt ans Ende immer ein Komma. Schauen wir uns das nochmal an: Herrn Ingolf Stöber, Sehr geehrter Herr Stöber. Wunderbar, zweiter Datensatz: Frau Ariane und so weiter, Sehr geehrte Frau Berthier, auch der Dritte stimmt. Und wie sieht es mit dem Letzten aus? Das war die Firma. Das Sehr geehrte Damen und Herren ist wunderbar, diese Strichelchen hier keine Ahnung, das muss irgendein Bildschirmfehler sein, bekomme ich die denn raus? Nein. Wenn ich mir das in der Seitenansicht anschaue, sehen Sie, hier sind keine Striche, hier in dem Word Dokument sind Striche. Merkwürdig oder? Die haben nichts mit unserem Problem Wenn-Dann-Sonst zu tun. Heißt also, Sie können natürlich in einem Word Dokument Wenn Funktionen ineinander verschachteln, das heißt, Sie können mit ALT + F9, dieses Dokument aufmachen und nun hier in diese Wenn Funktion weitere Wenn Funktionen einbauen. Das ist möglich aber recht kompliziert. Einfacher ist es, wenn Sie einfach mehrere Wenn Funktionen hintereinander schachteln, und so die Anreden generieren. Das empfehle ich hier, damit kann man gut leben, und damit zeigt er es korrekt an, wie Sie gerade gesehen haben.

Word 2016: Tipps, Tricks, Techniken

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2 Std. 49 min (49 Videos)
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Erscheinungsdatum:29.07.2016

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